Закон о сдаче ключей от помещений. Где лучше хранить запасные ключи от квартиры

Крупные предприятия, учебные заведения и компании располагают большим количеством помещений. Практически все они должны закрываться, а доступ в некоторые – строго регламентироваться.

Как правило, ключи от комнат сдаются под охрану. Делается это по разным причинам, чаще всего в целях защиты от пожара или обеспечения быстрого доступа. Кроме того, сдача комплектов значительно упрощает жизнь тем, кто в этих комнатах работает. Ведь установленный порядок хранения и выдачи ключей от помещений защищает, прежде всего, самих сотрудников. Ответственным за хранение запирающих приспособлений должностным лицам можно не переживать о том, что они забудут ключи дома, или что в случае форс-мажорных обстоятельств коллеги не смогут попасть на рабочее место.

На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено несколько различных приспособлений для хранения ключей. В их число входят:

специально отведенная комната, запирающаяся на ключ и имеющая дополнительные меры защиты;
на несколько единиц;
специальный шкаф;
стенд за стойкой охраны.

Занимаясь оборудованием места, в котором будут храниться комплекты, руководство здания обязано в полной мере соблюдать положение о хранении ключей. Особенно, если речь идет о помещениях, доступ в которые строго регламентирован и производится по специальному распоряжению. Обычно это электроустановки, котельные, хозяйственные блоки и прочие комнаты со специальным оборудованием.

В каждой компании имеется приказ о хранении и выдаче ключей. В нем описаны основные аспекты процедуры. Выдача комплектов производится:

только тем лицам, которые имеют на это право и внесены в специальный журнал;
под роспись с указанием даты и времени;
в строго установленных временных рамках.

В аналогичном порядке производится и сдача запирающих приспособлений.

В каждом здании имеется помещение со спецоборудованием – электроустановками. От них зависит полноценная деятельность учреждения, поэтому доступ к комнате, в которой они располагаются, ограничен. Кроме основного комплекта ключей от такого помещения, должен существовать запасной, хранящийся в опечатанном шкафу или тубусе.

Порядок доступа в помещения со спецоборудованием регламентирует приказ о хранении ключей от электроустановок. Комплект можно выдавать только ответственному лицу, имеющему специальную квалификацию и прошедшему инструктаж.

Каждому ключу присваивается порядковый номер, после чего он упаковывается в тубус или специальный пенал с пломбой. Также следует поступить с запасным комплектом.

Общие положения процедуры сдачи/выдачи комплектов к помещениям с ограниченным доступом следующие:

двери в помещение должны быть закрыты;
запирающие приспособления выдаются под роспись и только тем лицам, которые имеют на то соответствующее разрешение;
комплект необходимо ежедневно возвращать под охрану в конце рабочего дня;
в обязательном порядке следует фиксировать выдачу и сдачу комплектов в книге учета.

Если оборудование выведено из строя в результате несанкционированного доступа в помещение по вине ответственного лица, на него налагается взыскание, установленное соответствующим дополнением к приказу. Но при строгом соблюдении всех инструкций и процедур, проникновение посторонних в специальные помещения исключено.

Особый регламент выдачи

Особое распоряжение затрагивает и процедуру выдачи тех ключей, которыми закрываются помещения с документацией строгой отчетности. В нем прописан порядок хранения ключей от сейфов и помещений, где находятся архивы, личные дела и прочие бумаги.

Обычно специальный допуск в такие комнаты имеют высшие должностные и делегированные ими лица:

руководитель;
главный бухгалтер;
лицо, отвечающее за данный участок (работник архива, кадровик).

В большинстве случаев ключи хранятся у директора или главбуха и выдаются по запросу.

Соблюдение процедуры хранения и выдачи комплектов избавляет руководство предприятия или офиса от попыток несанкционированного доступа, возможной порчи оборудования или хищения ценностей.

3.1. Банковские ценности хранятся в хранилище ВСП под ответственностью должностных лиц.

3.2. Ответственность за сохранность банковских ценностей в хранилище ВСП возлагается на заведующего кассой и контролирующее должностное лицо: руководителя ВСП/ заместителя руководителя ВСП/ операционно-кассового работника.

При сменном режиме работы ВСП ответственность за сохранность банковских ценностей возлагается на заведующего кассой и контролирующее должностное лицо каждой смены.

В ВСП, где штатным расписанием предусмотрен один работник, ответственность за сохранность банковских ценностей возлагается на указанного работника.

3.3. Назначение должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей, оформляется распорядительным документом по филиалу Банка. В распорядительном документе определяется перечень работников ВСП, которые могут выполнять обязанности должностных лиц ВСП, ответственных за сохранность банковских ценностей. Ответственность за сохранность банковских ценностей в хранилище закрепляется за указанными работниками в их должностных инструкциях.

3.4. В хранилище ценностей, помимо руководителя ВСП и должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей, по предъявлении служебного удостоверения допускаются работники службы внутреннего контроля для проведения ревизий и проверок, а также руководители Банка (филиала Банка).

Другие лица допускаются в хранилище только на основании распоряжения руководителя Банка (филиала Банка) и по предъявлению служебных удостоверений или документов, удостоверяющих их личность.

Для выполнения работ по перемещению значительных объемов банковских ценностей при их вносе/выносе, а также внутри хранилища, должностные лица, ответственные за сохранность банковских ценностей, имеют право привлекать работников ВСП.

В любом случае допуск вышеуказанных лиц в хранилище осуществляется только в сопровождении должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей.

При организации хранилища ценностей ВСП в виде моноблока допускается оборудовать в моноблоке место приема/выдачи банковских ценностей инкассаторам (например: откидной стол). Допуск инкассаторов в моноблок осуществляется только в сопровождении заведующего кассой. Во время нахождения в моноблоке инкассаторов все банковские ценности, находящиеся под ответственностью заведующего кассой, должны быть помещены в ИСХ/металлический шкаф и заперты на ключ. Ключи от ИСХ/ металлических шкафов изымаются из скважин замков.

3.5. Порядок открытия и закрытия хранилища регламентирован документом /27/.

При отсутствии в ВСП хранилища ценностей по распоряжению руководителя филиала Банка банковские ценности во внерабочее время вывозятся в полном объеме для хранения в хранилище обслуживающего кассового центра.

3.6. Вход в хранилище ценностей оборудуется дверью специальной конструкции, закрывающейся не менее чем на два ключа, и решетчатой дверью, закрывающейся на один ключ.

Должностным лицам выдаются ключи от двери хранилища, от сейфов сейфовой комнаты и пломбиры для опломбирования хранилища ВСП.

Заведующий кассой ВСП и контролирующее должностное лицо получают по одному ключу от разных замков двери хранилища и сейфов. Кроме того, заведующему кассой выдается ключ от решетчатой двери хранилища.

3.6.1. Учет ключей от хранилища ВСП, сейфов, их выдача должностным лицам, ответственным за сохранность банковских ценностей, осуществляется порядком, предусмотренным п.2.9.3. Допускается ведение единого специального журнала для учета ключей, клише и пломбиров.

Дальнейшая передача ключей от хранилища/сейфов между должностными лицами ВСП осуществляется под роспись в “Книге регистрации передачи металлических печатей и ключей от хранилища, несгораемых шкафов и картотек с документами филиалов отделения Сбербанка России” ф.№3 (форма приведена в документе /37/).

Допускается получение ключей от хранилища/сейфов ВСП руководителем ВСП с последующей выдачей их должностным лицам ВСП по книге ф.№3.

3.6.2. Функции по ведению книги ф.№3 возлагаются на администратора смены ВСП.

Хранение книги ф.№3 осуществляется под ответственностью указанного работника в специально выделенном ИСХ, ключи от которого закрепляются и выдаются/принимаются по книге ф.№3 аналогично ключам от хранилища.

3.6.3. Ключи от хранилища/сейфов должны иметься не менее, чем в 2-х экземплярах, которые подразделяются на основной комплект ключей и комплект дубликатов ключей.

В случае наличия более 2-х дополнительных комплектов ключей, они сдаются на хранение в порядке, изложенном в п.3.8.

3.6.4. Основной комплект ключей от хранилища и сейфов сейфовой комнаты закрепляется (регистрируется в специальном журнале и в ф.№3) за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей.

При установлении в ВСП двухсменного режима работы основной комплект ключей закрепляется за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей в одной смене, а второй комплект - за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей в другой смене.

ВСП, работающее в сменном режиме, отличном от двухсменного (состав смен, в том числе должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей, меняется частично), может использовать для закрытия/открытия хранилища как основной комплект ключей, так и один из ключей, относящихся к дубликатам, или комплект дубликатов ключей.

3.6.5. Ключи от хранилища и сейфов сейфовой комнаты хранятся под ответственностью должностных лиц в специально выделенных каждому должностному лицу сейфах, имеющих класс устойчивости к взлому не ниже первого по ГОСТ Т 50862-2005 «Сейфы, сейфовые комнаты и хранилища. Требования и методы испытания на устойчивость к взлому и огнестойкость».

Данные сейфы являются личными средствами хранения (ЛСХ) должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей в хранилище. Ключи от указанных сейфов закрепляются за должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей, по книге ф.№3. Ключи от указанных сейфов в нерабочее время хранятся за пределами ВСП.

Дубликаты ключей от указанных сейфов сдаются на хранение в порядке, аналогичном изложенному в п.3.8.

3.6.6. В ВСП со сменным режимом работы для хранения ключей от хранилища ВСП и сейфов сейфовой комнаты могут выделяться два сейфа6, в которые закладывается основной комплект ключей от хранилища ВСП: в один сейф - ключи заведующего кассой, во второй - ключи контролирующего должностного лица. Ключи от данных сейфов, основной и дубликат, выдаются по книге ф.№3 заведующему кассой и контролирующему должностному лицу каждой смены одновременно с регистрацией передачи ключей от хранилища. Комплект дубликатов ключей от сейфов (при наличии) сдается на хранение в порядке, аналогичном изложенному в п.3.8.

3.6.7. При отсутствии в ВСП условий для хранения ключей от хранилища/ сейфов, исключающих возможность их использования другими лицами, должностным лицам разрешается в нерабочее время осуществлять хранение указанных ключей за пределами ВСП, а в рабочее время - в индивидуальных средствах хранения.

В ВСП, где установлена сигнализация, не имеющая вывода контрольного сигнала на пульт централизованного наблюдения, хранение ключей от хранилища ценностей непосредственно в ВСП не допускается.

3.6.8. При организации в ВСП хранилища ценностей в моноблоке основной и второй комплекты ключей от двери моноблока и металлических шкафов, установленных в моноблоке, закрепляются за должностными лицами каждой смены:

За заведующим кассой – один ключ от двери моноблока и ключи от металлических шкафов, установленных в моноблоке;

За контролирующим должностным лицом – второй ключ от двери моноблока.

Третий комплект ключей от двери моноблока упаковывается в отдельный мешок. Хранение и выдача третьего комплекта ключей от дверей моноблока осуществляется в соответствии с п. 2.7 (по варианту 2).

Четвертый комплект ключей от двери моноблока и оставшиеся ключи от металлических шкафов (при наличии более чем, в 2-х экземплярах) сдаются на хранение в порядке, предусмотренном в п. 3.8 для дубликатов ключей от хранилища.

В ВСП с односменным режимом работы один комплект ключей от двери моноблока и металлических шкафов выдается должностным лицам, второй комплект ключей от двери моноблока упаковывается в отдельный мешок и хранится в соответствии с п. 2.6.2 (по варианту 2) и п. 2.7. Остальные ключи от двери моноблока и металлических шкафов сдаются на хранение порядком, предусмотренным в п.3.8 для сдачи на хранение дубликатов ключей от хранилища.

В течение рабочего дня в моноблоках операции с банковскими ценностями осуществляются одним заведующим кассой, при этом передача ключа от двери моноблока от контролирующего должностного лица заведующему кассой осуществляется в соответствии с п. 3.9.3.

В случае организации в ВСП режима работы без перерывов на обед, работник ВСП, замещающий на период обеденного перерыва заведующего кассой, получает от заведующего кассой банковские ценности и помещает их в отдельный ИСХ, установленный в моноблоке. Ключи от ИСХ предварительно выдаются подменному работнику порядком, предусмотренным п.2.6.2 (по варианту 2). Передача и обратный прием ключей от двери моноблока (ключа заведующего кассой и контролирующего должностного лица) от заведующего кассой подменному работнику осуществляется под роспись в книге ф.№3.

3.7. В случае хранения банковских ценностей в сейфовой комнате в нескольких сейфах, или, при отсутствии сейфовой комнаты, в нескольких отдельно стоящих сейфах, может применяться следующий порядок.

Выделяется один сейф – основной, ключи от него закрепляются за должностными лицами (при сменном режиме работы - за двумя группами должностных лиц каждой смены). Рабочий комплект ключей от остальных сейфов хранится в основном сейфе в рабочее и нерабочее время, а дубликаты ключей сдаются на хранение согласно п.3.8.

При открытии хранилища в начале операционного дня утром, а также при заключении операционного дня из основного сейфа должностными лицами изымаются ключи от остальных сейфов для сверки фактического наличия банковских ценностей в хранилище с данными книг учета. При необходимости совершения операций с отдельными видами ценностей в течение операционного дня, заведующим кассой/должностными лицами из основного сейфа изымаются ключи от тех сейфов, в которых хранятся данные виды ценностей.

3.8 Дубликаты ключей от хранилища ВСП (двери и сейфов сейфовой комнаты) хранятся в хранилище обслуживающего кассового центра или в хранилище другого дополнительного офиса, в т.ч. организационно подчиненного другому филиалу Банка, или в хранилище другой кредитной организации на основании заключенного с ней договора.

Дубликаты ключей вкладываются с описью в мешок, снабжаемый ярлыком, на котором указывается: “Дубликаты ключей от хранилища”, № филиала Банка/№ ВСП, дата упаковки, условная оценка 1 рубль, фамилия и инициалы, должности и подписи должностных лиц. Мешок опломбировывается должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей.

Мешок с дубликатами ключей сдается на хранение через службу инкассации порядком, предусмотренным для инкассации ценностей.

Выдача мешка с дубликатами ключей осуществляется на основании заявки руководителя ВСП (на бумажном носителе или с использованием действующего ПО). Руководитель ВСП несет персональную ответственность за правильное использование дубликатов ключей.

3.9. В нерабочее время дверь хранилища опломбировывается пломбирами заведующего кассой и контролирующего должностного лица. При хранении банковских ценностей в сейфах, установленных в сейфовых комнатах, опломбируется только дверь сейфовой комнаты. В случае отсутствия банковских ценностей хранилище ВСП может не опломбировываться. В рабочее время дверь хранилища не опломбировывается.

3.9.1. Для опломбирования хранилища в нерабочее время используются шпагат, свинцовые пломбы.

Шпагат должен быть целым, без узлов и пропускаться в отверстие в пломбе и специальные проушины дверей. Двери хранилища должны быть опломбированы таким образом, чтобы дверь не могла быть открыта без повреждения шпагата и оттисков пломбиров. Оттиски пломбиров должны быть четкими с легко читаемым текстом.

При отсутствии на двери хранилища/ сейфа специальных проушин для опломбирования, допускается применять одноразовые индикаторные номерные пломбы или индикаторные пломбы-наклейки с ведением специального журнала, в котором отражаются: номер пломбы, дата опломбирования и проставляются подписи должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей. Листы указанного журнала должны быть пронумерованы и сброшюрованы, журнал заверяется подписью руководителя ВСП и скрепляется печатью ВСП. При использовании индикаторной пломбы-наклейки, в которой предусмотрено поле для проставления подписей должностных лиц, указанный журнал не ведется.

3.9.2. При опломбировании хранилища в ВСП оттиски пломб налагаются в следующей последовательности от узла шпагата:

Первая – заведующего кассой;

Вторая – контролирующего должностного лица, ответственного за сохранность банковских ценностей.

В ВСП с одним работником хранилище закрывается им на все ключи и опломбировывается его пломбиром.

3.9.3. В ВСП в течение рабочего дня операции с банковскими ценностями в хранилище ценностей могут осуществляться одним заведующим кассой.

При этом в начале операционного дня должностные лица открывают хранилище. При сменном режиме работы ВСП должностные лица7 осуществляют сверку фактического наличия банковских ценностей в соответствии с документом /27/.

Затем контролирующее должностное лицо передает, без отражения факта передачи в книге ф.№3, заведующему кассой свой комплект ключей от хранилища. В конце дня указанный комплект ключей передается заведующим кассой контролирующему должностному лицу.

3.10. В течение рабочего дня хранилище ВСП при отсутствии в нем должностных лиц закрывается на все ключи.

Во время совершения кассовых операций запрещается оставлять ключи в скважинах замков дверей хранилища, а также сейфов (за исключением случаев, когда конструктивные особенности сейфов не допускают нахождение их в отрытом виде при изъятии ключей), металлических шкафов и тележек, расположенных внутри хранилища. Допускается не изымать ключи из тех сейфов, металлических шкафов и тележек с находящимися в них банковскими ценностями, с которыми непосредственно осуществляется работа.

3.11. В хранилищах, организованных в виде кладовых ценностей, денежная наличность и ценности хранятся раздельно в металлических шкафах, стеллажах, сейфах, тележках, которые закрываются на ключ заведующим кассой.

В сейфовых комнатах банковские ценности хранятся в сейфах, которые закрываются ключами должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей.

Допускается в сейфовой комнате хранение ценностей, за исключением драгоценных металлов и монет из них, в металлических шкафах, стеллажах, а также в тележках.

В моноблоках хранение банковских ценностей осуществляется в установленных в них металлических шкафах.

В течение рабочего дня допускается хранение в сейфах сейфовой комнаты неупакованных банковских ценностей, в т.ч. без вложения в сейфы.

В ВСП с одним работником допускается хранение в хранилище неупакованных банковских ценностей в рабочее и нерабочее время.

В хранилище ВСП/металлических шкафах в моноблоках запрещается хранить денежную наличность и ценности, принадлежащие работникам банка, и иные посторонние предметы.

3.12. Все банковские ценности, сформированные согласно разделу 4, должны храниться в хранилище:

Денежная наличность Банка России в упаковке учреждений Банка России – бессрочно;

Денежная наличность Банка России и ценности в упаковке предприятий-изготовителей (МПФ “Гознак”, Монетного двора) - бессрочно;

Денежная наличность иностранных государств в упаковке эмиссионных/зарубежных банков – бессрочно;

Денежная наличность (кроме сборных, неполно-сборных пачек с денежной наличностью) и ценности8 в упаковке кассовых работников подразделений ОАО «Сбербанк России» - не более 2-х лет;

Неполно-сборные/ сборные пачки банкнот - не более 10 рабочих дней со дня формирования.

По истечении указанных сроков денежная наличность и ценности пересчитываются.

Пачки с ветхими банкнотами Банка России допускается хранить в хранилище ВСП от даты их формирования до очередной инкассации банковских ценностей в кассовый центр филиала Банка.

3.13. На хранение в хранилище ВСП помещаются:

· дубликаты ключей от ИСХ;

· дубликаты ключей от УС, а также терминальные карты, сервисные карты и ПИН-конверты для них (в соответствии с документом /19/);

· дубликаты ключей электронных кассиров;

· дубликаты ключей от ЛСХ.

Дубликаты ключей упаковываются раздельно по указанным видам в мешки/полиэтиленовые пакеты, снабженные ярлыками/накладками с указанием на них наименования ВСП, надписи «Дубликаты ключей от _____ (указывается вид устройства/ рабочее место/ ИСХ/ ЛСХ)», количества ключей.

Далее мешки/полиэтиленовые пакеты с дубликатами ключей помещаются вместе с описью в один общий мешок, на ярлыке которого указываются следующие реквизиты: наименование ВСП, наименование «Дубликаты ключей», условная оценка мешка -1 рубль, дата упаковки, проставляются подписи и именные штампы должностных лиц. Мешок опломбировывается должностными лицами, ответственными за сохранность банковских ценностей.

При выдаче /замене дубликата ключа оформляется акт изъятия/замены ключа в произвольной форме, в котором указывается причина изъятия. Акт подписывается должностными лицами и не позднее следующего дня рассматривается руководителем ВСП. Акты хранятся руководителем ВСП в отдельной папке в течение года, затем уничтожаются.

3.14. В хранилище ценностей ВСП в рабочее время, а также, при условии страхования денежных средств в кассетах УС - в нерабочее время, допускается хранить без вложения в сейфы предварительно подготовленные кассеты УС с денежной наличностью для загрузки в УС и выгруженные кассеты УС с денежной наличностью до их пересчета.

Предварительно подготовленные кассеты ТСД хранятся в хранилище ценностей ВСП в порядке, изложенном в документе /27/.

3.15. Допускается хранение монет из ДМ и слитков ДМ в специальных демонстрационных витринах, расположенных в клиентском зале ВСП. Варианты оборудования демонстрационных витрин, а также хранения ценностей в витринах, в зависимости от технической укрепленности и страхования витрин, определены документом /27/.

3.15.1. Монеты и слитки из ДМ, выставленные в витрине, находятся под ответственностью должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей в хранилище ВСП.

3.15.2. На монеты и слитки из ДМ, размещенные в витринах, составляется опись - формируется АС ВСП, в которой отражаются: наименование и номер филиала Банка, номер ВСП, номер витрины (при наличии нескольких витрин), вид металла, для монет - наименование монеты, номинал монеты, количество, общая сумма (отдельно для монет, находящихся в обращении, и монет, вышедших из обращения), для слитков - количество слитков, общая лигатурная масса отдельно для каждого вида металла (для золота – также химически чистая масса), дата формирования описи.

Опись на слитки и монеты из ДМ, находящиеся в витрине, распечатывается, на описи проставляются оттиски именных штампов и подписи должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей. Опись хранится в хранилище ВСП вместе с книгами учета.

3.15.3. Фактическое наличие слитков/монет в витрине проверяется должностными лицами при открытии/закрытии операционного дня в ВСП по данным описи без отметок о проводимой проверке.

При условии ежедневного визуального осмотра должностными лицами ВСП целостности витрины допускается осуществлять проверку соответствия фактического наличия монет и слитков из ДМ в демонстрационных витринах данным описи только при изъятии /вложении ценностей из/в витрину, а также в случае смены должностного лица в ВСП с односменным режимом работы.

Сверка фактического наличия слитков/монет из ДМ с данными книг учета и акта ф.№403 осуществляется:

Находящихся в хранилище ВСП: путем пересчета должностными лицами и сверки количества слитков/монет с количеством, указанным в книгах учета и акте ф.№403;

Находящихся в демонстрационной витрине: путем сверки количества слитков/ монет, указанных в описи, с данными соответствующего раздела книг учета и акта ф.№403.

3.15.4. Вложение/изъятие слитков/ монет из ДМ в/из витрины осуществляется заведующим кассой в течение рабочего дня с обязательной сверкой контролирующим должностным лицом содержимого витрины с описью перед ее опломбированием при закрытии операционного дня.

Контролирующее должностное лицо передает заведующему кассой (при наличии) свой ключ от витрины после открытия хранилища и сверки (при сменном режиме работы ВСП) фактического наличия банковских ценностей. В конце дня ключ передается заведующему кассой обратно контролирующим должностным лицом.

После вложения/изъятия слитков/монет витрина закрывается на ключ/ключи и опломбировывается должностными лицами. На содержимое витрины составляется новая опись. Ранее оформленная опись уничтожается.

3.15.5. В случае отсутствия на витрине ушек для опломбирования допускается использование индикаторной пломбы-наклейки, при этом необходимо фиксировать номер пломбы-наклейки в специальном журнале, в котором указывается также дата опломбирования витрины и подписи должностных лиц, ответственных за сохранность банковских ценностей. Листы указанного журнала должны быть пронумерованы и сброшюрованы, журнал заверяется подписью руководителя ВСП и скрепляется печатью ВСП. При использовании индикаторной пломбы-наклейки, в которой предусмотрено поле для проставления подписей должностных лиц, указанный журнал не ведется.

3.15.6. Хранение и использование ключа/ключей от витрины, а также дубликатов ключей (при наличии) осуществляется порядком, предусмотренным п.п.3.6.4-3.6.7, 3.9.3, для ключей от хранилища ВСП.

3.15.7. По решению руководителя ВСП в течение рабочего дня монеты и слитки из ДМ в демонстрационной витрине могут находиться под ответственностью одного из работников ВСП.

В этом случае при открытии операционного дня в ВСП и проверки должностными лицами фактического наличия слитков/монет в витрине передача указанному работнику монет и слитков из ДМ от заведующего кассой осуществляется с отражением по АС в книгах 0402124/ф.№0482155/0402045 сумм переданных монет и слитков по данным описи.

В конце операционного дня, в случае вложения/изъятия в течение рабочего дня слитков/ монет из ДМ в/из витрины, уполномоченным работником в АС формируется новая опись на монеты и слитки, находящиеся в демонстрационной витрине. Опись распечатывается, на описи проставляется оттиск именного штампа и подпись работника. Ценности сдаются заведующему кассой по АС с отражением в книгах 0402124/ф.№0482155/0402045 сумм сдаваемых монет и слитков согласно данным описи.

При закрытии операционного дня в фактическое наличие слитков и монет из ДМ в витрине проверяется должностными лицами по данным описи, сформированной уполномоченным работником, с проставлением на описи оттисков именных штампов и подписей.

Выдача/обратный прием ключа /ключей от демонстрационной витрины от должностных лиц уполномоченному работнику отражается по книге ф.№3.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Инструкция разработана в целях упорядочения организации работы по охране документов, хранящихся в архивохранилищах муниципальных архивных учреждений.

1.2.Инструкция подготовлена в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), отраслевого стандарта «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования» (ОСТ 55.6–85), Типовых требований по инженерно-технической укрепленности и оборудованию техническими средствами охраны учреждений культуры, расположенных в зданиях - памятниках истории и культуры (ТТ-2000. М.,2000), положениями «Примерной инструкции об охранном режиме государственного архива, центра хранения документации» (приказ Росархива от 26.04.1994 № 37).

1.3.Инструкция не является нормативным документом, носит рекомендательный характер и предназначена для использования сотрудниками муниципальных архивных учреждений в качестве ориентира при разработке инструкций конкретных архивов.

1.4.Инструкция конкретного архива должна конкретизировать положения примерной инструкции с учетом реальных условий организации охраны архивов, размещения хранилищ и рабочих комнат, закреплять ответственность конкретных исполнителей за все стадии работы, обеспечивающие охранный режим.

1.5.Инструкция конкретного архива приобретает статус нормативного документа, требования которого обязательны к исполнению, после утверждения приказом руководителя или постановлением Главы администрации.

1.6.Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, порядка доступа в архивохранилища, хранению ключей от служебных помещений.

1.7.Непосредственную ответственность за надлежащее обеспечение охранного режима несет директор архива или заведующий архивным отделом.

2. ТЕХНИЧЕСКАЯ УКРЕПЛЕННОСТЬ ЗДАНИЯ (ПОМЕЩЕНИЯ) АРХИВА И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОХРАНЫ

2.1.Для надежной защиты хранящихся документов необходимо, чтобы конструктивные элементы здания или помещения (строительные и дверные конструкции, окна и т. п.) обладали достаточной степенью защиты от возможного несанкционированного проникновения. При недостаточной степени защиты отдельных конструктивных элементов их рекомендуется усиливать элементами инженерно-технической укрепленности или защищать дополнительными приборами охранной сигнализации.
В зданиях, непосредственно граничащих с другими в городской застройке, все выходы на крышу, чердак, дымоходы, слуховые окна и т. д. должны быть оборудованы средствами инженерно-технической укрепленности.

2.2.Двери должны иметь достаточную степень защиты от возможного несанкционированного проникновения, быть исправными, хорошо подогнанными под максимально укрепленную дверную коробку. Входные двери помещений архивохранилищ должны быть обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие.

2.3.Окна, фрамуги и форточки всех помещений должны иметь надежные и исправные запоры. Стекла должны быть целы и надежно закреплены в пазах.

2.4.Если помещения архивохранилищ расположены на первом, цокольном или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы или другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком.

Решетки устанавливаются как с внутренней стороны помещения, так и между рамами.

2.5.Оконные проемы можно защищать щитами или ставнями, установленными с внешней стороны окна, защита которых осуществляется с помощью технических средств охраны.

2.6. Двери и решетки должны иметь замки и запирающие устройства, обеспечивающие достаточную степень защиты от взлома.
В качестве запирающих устройств, устанавливаемых на дверях и окнах, применяются врезные, накладные замки, задвижки, засовы, шпингалеты и т. п. Висячие замки допускается применять для запирания решеток.

2.7.Ключи от замков на оконных решетках и дверях запасных выходов должны располагаться в непосредственной близости от них, при этом должны быть приняты меры, исключающие несанкционированный доступ к этим ключам посторонних лиц.

2.8.Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей. Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных пеналах или конвертах либо у заведующего, либо в службе охраны. Рабочие экземпляры ключей в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо у заведующего.

2.9.Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища, помещения в которых временно хранятся документы АФ РФ (читальный зал, помещения для приема и обработки документов), аварийные и запасные выходы из здания архива, основной выход (при отсутствии круглосуточного поста охраны). Перечень таких помещений с указанием должностных лиц, осуществляющих сдачу помещений архива под охрану и их опечатывание, утверждается приказом директора архива или распоряжением Главы администрации.

2.10.Охранная сигнализация может быть выведена на пульт охраны или являться автономной.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОСТА ОХРАНЫ

3.1. Пост охраны архива организуется, как правило, в помещении у главного входа в архив (если помещение архива является самостоятельным объектом) и оборудуется в соответствии с нормативными требованиями службы охраны.

3.2. Должностные лица, несущие охрану архива, должны знать распорядок его работы, требования настоящей инструкции и обеспечивать их соблюдение.

3.3. На пост охраны передаются образцы удостоверений, постоянных и временных пропусков с подлинными подписями, слепки с печаток, перечень помещений, оснащенных средствами охранной сигнализации, с указанием должностных лиц, осуществляющих сдачу их под охрану и опечатывание, их служебных и домашних телефонов и адресов, а также служебные и домашние телефоны и адреса руководителей архива. Пост охраны располагает также списками ответственных за эксплуатацию инженерного оборудования, номерами телефонов аварийных служб города.

В зависимости от организации охраны указанные сведения представляются также в соответствующую службу охраны, которая своевременно информируется.

4. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КЛЮЧЕЙ И ПЕЧАТОК

4.1. В архиве наряду с рабочим комплектом ключей, в обязательном порядке имеется еще один полный комплект ключей от всех хранилищ, рабочих комнат, других помещений, запасных выходов. Запасной комплект ключей с соответствующими бирками хранится в специальном пенале у директора. Наличие неучтенных ключей недопустимо.

4.2. Все экземпляры ключей учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

4.3.В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об этом немедленно ставиться в известность руководитель.

4.4. Выдача печаток должностным лицам, определенным приказом директора, производится под расписку в специальном журнале. Должностные лица, имеющие печатки, несут персональную ответственность за их сохранность.

4.5.Регулярно должна проводиться проверка фактического наличия ключей от хранилищ и номерных печатей.

5. ПОРЯДОК СДАЧИ ПОМЕЩЕНИЙ АРХИВА ПОД ОХРАНУ, ИХ ОПЕЧАТЫВАНИЯ И СНЯТИЯ С ОХРАНЫ.

5.1. Все сотрудник архива, работающие с документами, в конце рабочего дня обязаны убрать со столов архивные дела, учетный и научно-справочный аппарат к архивным фондам и поместить их в специально отведенные сейфы или сдать их в хранилище.

5.2. Должностные лица, осуществляющие сдачу хранилищ под охрану и их опечатывание

перед закрытием архива проверяют работоспособность средств охранной сигнализации. При обнаружении неисправности информируют службу охраны и руководство архива и не покидают архив до устранения неисправности и передачи хранилищ под охрану;
в конце рабочего дня проверяют, чтобы в хранилище не остались сотрудники, были выключены источники света, закрыты все форточки, были закрыты и опечатаны двери запасных выходов, а ключи от них в опечатанном виде размещены рядом с дверями, затем закрывают и опечатывают хранилище. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и восстановить;
хранят и несут ответственность за сохранность печаток;
в случае срабатывания сигнализации в нерабочее время по вызову службы охраны прибывают для осмотра хранилища и передачи его под охрану. Одновременно, как правило, вызывается и директор архива (заведующий архивным отделом).

5.3.Ключи от архива остаются у директора архива (заведующего архивным отделом) или сдаются на пост охраны.

5.4.Подобным образом закрывается и опечатывается рабочая комната архивистов, если в ней имеется вход в хранилище.

5.5. При снятии хранилищ с охраны ответственные должностные лица

после отключения сигнализации, проверяют целостность печати на дверях и замках открывают хранилищ;
при обнаружении повреждения замков, дверей и т. д., не вскрывая хранилищ, вызывают представителей органа охраны и руководство архива для составления акта в установленном порядке.

6. ПРОПУСКНОЙ РЕЖИМ

6.1. Пропускной режим архива устанавливается директором архива (заведующим архивным отделом) в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

6.2. Недопущение проникновения в архив посторонних лиц, контроль за выносом архивных документов и материальных ценностей обеспечивает пост охраны архива.

6.3. Сотрудники имеют право находиться в помещениях архива только в течение рабочего дня, кроме дежурных специалистов технических служб. В случае аварии сотрудники специализированных технических служб могут проходить в помещение архива в сопровождении сотрудников архива.

6.4. Запрещается проносить в архив персональные компьютеры, кинокамеры и фотоаппараты. При необходимости оформляется специальное разрешение руководства архива.

6.5. Вынос из архива документов АФ РФ и научно-справочного аппарата к ним, а также книг из научно-справочной библиотеки осуществляется только по специальным пропускам, подписанным директором архива (заведующим архивным отделом).

7. ПОРЯДОК ДОСТУПА В ХРАНИЛИЩА АРХИВА.

7.1.Доступ в архивохранилища является ограниченным.

7.1. В хранилища архива имеют право доступа директор архива (заведующий архивным отделом), а также сотрудники для проведения работ, связанных с организацией хранения документов, выдачей-подкладкой дел. Все остальные работники архива, а также работники технических служб допускаются в хранилища только в сопровождении лиц, имеющих право доступа.

7.2. Посетители архива могут допускаться в хранилища только с разрешения руководства архива и в сопровождении сотрудников.

7.3. Двери хранилища в течение рабочего дня, если там временно не производятся работы, должны быть закрыты на ключ.

7.4. Вскрытие хранилища при отсутствии лиц, имеющих на это право, осуществляется в случаях крайней необходимости с составлением акта в установленном порядке.

Ситуация, знакомая многим: ключей много, ответственных лиц и того больше, а в в офис не попадешь! А потом приезжает разгневанный руководитель, и вы стоите перед ним, как второгодники вспомогательной школы перед старцем Фура, мямлите что-то неубедительное и понимаете, что ответить вам совершенно нечего… А все почему? Да потому, что нет продуманной системы сдачи, хранения и выдачи ключей от помещений вашей организации. При всей кажущейся простоте вопроса организовать этот процесс бывает непросто.

И раз уж больше некому, давайте попробуем разобраться последовательно в основных принципах, на которых зиждется «ключная» политика компании, найдем болевые точки, разрубим гордиевы узлы, укрепим краеугольные камни и гордо посмотрим руководству в глаза, ибо не зря едим хлеб свой насущный!

Начнем с того, что все организации очень разные (по численности, профилю деятельности и т.д.). Рассмотрим наиболее общий вариант: промышленно-коммерческая организация, численностью в несколько сотен человек, имеющая в своем распоряжении офисные, бытовые, складские и производственные помещения (в т.ч. и повышенной опасности, и особо опасные помещения), располагающаяся в собственном здании, на огороженной и охраняемой территории и имеющая собственную службу безопасности (т.е. сотрудников охраны в количестве, достаточном для обеспечения круглосуточной охраны въезда на территорию, самой территории и помещений), причем некоторые помещения оборудованы охранной сигнализацией, обслуживаемой вневедомственной охраной или лицензированным частным охранным предприятием. Если ваша организация небольшая, состоящая из нескольких человек, сидящих в одном небольшом арендуемом офисе, то придется обойтись собственными силами и силами охраны, имеющейся в здании, где расположен ваш офис.

Цели, задачи, необходимое…

При разработке системы выдачи и хранения ключей обязательно нужно учесть:

Обеспечение беспрепятственного доступа в помещения организации представителей экстренных и аварийных служб в любое время суток.
Обеспечение доступа в помещения работников компании в рабочее и, при необходимости, во внеурочное время.
Обеспечение целостности и безопасности имущества организации.
Пресечение доступа в помещения нежелательных лиц.

Нам понадобятся:

разноцветные маркеры или ручки;
планы помещений;
пустографный журнал (журнал регистрации, амбарная книга и т.д.);
специальный ящик для хранения ключей (рис. 1), возможно, сейф (в зависимости от требований руководства или службы безопасности);

пеналы для хранения ключей (рис. 3);

самоклеющиеся или иные пломбы, пригодные для опечатывания выбранных и приобретенных вами пеналов.

Разобьем процесс на отдельные этапы.

1. СКОЛЬКО ВСЕГО КЛЮЧЕЙ И У КОГО ОНИ НАХОДЯТСЯ?

Для этого нужно будет нарисовать или раздобыть у подходящих специалистов (отдела капитального строительства, отдела эксплуатации зданий, отдела связи, службы безопасности и т.д.) поэтажный план вашей организации с обозначением всех дверей, запирающихся на ключ, обозначением помещений, сдающихся под охрану и оборудованных сигнализацией. Также на изображении соответствующих помещений нужно подписать названия всех отделов и служб (желательно разноцветными маркерами) и написать количество ключей от каждой двери и ответственного за них.

Главная проблема на этом этапе - получить максимально достоверную информацию от работников и как следует подумать собственной головой. Например, будет нелишним поинтересоваться у начальника хозяйственного отдела, завхоза или слесаря, когда меняли ключи, на каких дверях, сколько было экземпляров и кому они были переданы, попросить показать журнал выдачи ключей ответственным сотрудникам (если он есть), в случае его отсутствия - записать как можно более полно всю полученную устную информацию. Следует помнить, что к каждому замку изначально бывает как минимум три «родных» ключа, а к современным замкам - и вовсе пять.

Пример заполненной схемы офисных помещений представлен на рис. 4:

Из схемы, представленной на рис. 4, становится очевидно, что ключевой фигурой в нашей организации и в прямом, и в переносном смысле является уборщица: желтый цвет присутствует во всех ячейках нашего плана, а от некоторых стратегически важных помещений так и вовсе ключ один и только у нее! Видите, сколько полезного можно узнать, визуализируя информацию? Оказывается, в «доме» главный вовсе не босс, и даже не служба безопасности, призванная бдить за всем и вся, а простая женщина в рабочем халате, наводящая чистоту и порядок.

После заполнения схем «со слов» не поленитесь и пройдите по всем помещениям, проверьте, все ли замки и ключи нанесены на схему, не появилось ли новых запирающихся дверей в неожиданных местах и т.д.

Теперь сведем полученные данные в таблицу:

Аналогичным образом поступаем с планом производственных помещений (рис. 5).

Заполним таблицу, пометив помещения с повышенной опасностью красным цветом. Какие из помещений относятся к помещениям с повышенной опасностью и особо опасным помещениям, можно узнать у специалиста по охране труда и промышленной безопасности вашей организации или организации-арендодателя.

Зачем нужно отмечать на схеме и в таблице опасные помещения? Дело в том, что хранение и выдача ключей от подобных помещений согласно Правилам по охране труда при эксплуатации электроустановок (утверждены приказом Минтруда России от 24.07.2013 № 328н, далее - Правила № 328н), должны быть строго регламентированы, рассмотрим это чуть ниже, в следующем разделе нашей статьи.

2. СКОЛЬКО НУЖНО КЛЮЧЕЙ К КАЖДОМУ ЗАМКУ? У КОГО ОНИ ДОЛЖНЫ НАХОДИТЬСЯ?

Как показывает практика, ключей от каждого помещения и от каждой запертой двери должно быть, как минимум, два, т.е. от всех замков должны обязательно быть запасные ключи.

В наиболее общем случае при создании положения о сдаче, хранении и выдачи ключей ответственным лицам из подразделений нужно обязательно указать, что нельзя:

уносить домой ключи от помещений;
хранить их на рабочем месте в шкафчиках со сменной рабочей одеждой и прочими личными вещами (например, в шкафчиках уборщиц), в столах и т.д.

Все ключи от помещений нужно промаркировать должным образом, а именно ударными клеймами, содержащими код помещения и номер экземпляра ключа. Это предотвратит фальсификацию ключей. Вы спросите: «А что ужасного произойдет, если на хранение вечером будет сдан не оригинал, а свежеизготовленный дубликат ключа? Они же идентичны!» А вот и не всегда. Очень часто дубликат плохо отпирает, а то и вовсе не подходит к замку. И в случае возникновения чрезвычайной ситуации или просто острой необходимости попасть в такое помещение будет невозможно.

Но реальность такова, что зачастую организация состоит из пары человек - директора и бухгалтера/делопроизводителя или сдавать ключи после работы просто некому. В таком случае предлагаю все равно создать краткую инструкцию, где указать, что ключ от офиса находится у главного бухгалтера с ведома и разрешения директора организации, и обязательно утвердить данную инструкцию у руководителя. Существование подобного документа может однажды спасти вашу репутацию и избавить от разного рода неприятностей.

Ключей может быть больше двух?

Да. К рассмотрению данного вопроса нужно подходить индивидуально в каждом конкретном случае. Одно правило нужно соблюдать неукоснительно: последний (запасной) экземпляр ключа из места хранения не выдавать никому и ни при каких условиях, кроме как при возникновении чрезвычайной ситуации и угрозы жизни и здоровью людей (например, в запертом помещении находится человек, которому стало плохо, и он не в состоянии сам открыть дверь и выйти) - то есть ситуаций, описанных в инструкции по хранению и использованию ключей в вашей организации. Также порядок пользования ключами может быть описан в инструкции по обеспечению безопасности или иных, близких по содержанию, документах. Обычно их составлением, утверждением, вводом в действие и исполнением занимается служба безопасности организации. Но если ваша организация невелика, а вопрос с ключами по каким-либо причинам стоит на злобе дня, то разработать и внедрить несложную процедуру вполне по силам и делопроизводителю (секретарю). Самое главное - учесть все нюансы.

Пример

Организация размещается в многоэтажном здании и занимает несколько этажей. Мужские туалеты есть на 1, 2 и 4 этажах, женские - на 3 и 5 этажах. Причем они расположены таким образом, что двери, ведущие к ним с лестниц и общих коридоров, запираются на ключ, оборудованы охранной сигнализацией, код от которой известен очень узкому кругу лиц, внесенных в специальную базу данных стороннего охранного агентства.

В таких условиях, привлекая работников к сверхурочной работе, работодатель обязательно должен предусмотреть возможность пользования «удобствами», т.е. определить, сотрудники какого пола предполагают ударно потрудиться, и при составлении распоряжения и служебной записки о предоставлении доступа в помещения соответствующих отделов и служб включить в список трудящихся еще и лиц, имеющих право снимать соответствующие помещения с сигнализации и имеющих от них ключи (при условии, что у вас не заведено хранить ключи на КПП или в ином охраняемом месте).

Кроме нанесения маркировки на тело ключа, к каждому необходимо прикрепить бирку. Для этого используйте брелоки-бирки с окном для надписи.

Что касается ключей от опасных производственных помещений и помещений с повышенной опасностью, то их хранение регламентируется Правилами № 328н:

Извлечение

из Правил № 328н

III. Охрана труда при оперативном обслуживании и осмотрах электроустановок

3.12. Двери помещений электроустановок, камер, щитов и сборок, кроме тех, в которых проводятся работы, должны быть закрыты на замок.

3.13. Порядок хранения и выдачи ключей от электроустановок определяется распоряжением руководителя организации (обособленного подразделения). Ключи от электроустановок должны находиться на учете у оперативного персонала. В электроустановках, не имеющих местного оперативного персонала, ключи могут быть на учете у административно-технического персонала.

Ключи от электроустановок должны быть пронумерованы и храниться в запираемом ящике. Один комплект должен быть запасным.

Выдача ключей должна быть заверена подписью работника, ответственного за выдачу и хранение ключей, а также подписью работника, получившего ключи.

Ключи от электроустановок должны выдаваться:

работникам, имеющим право единоличного осмотра, в том числе оперативному персоналу - от всех помещений, вводных устройств, щитов и щитков;

допускающему из числа оперативного персонала, ответственному руководителю работ и производителю работ, наблюдающему при допуске к работам по наряду-допуску, распоряжению от помещений, вводных устройств, щитов, щитков, в которых предстоит работать;

оперативному или оперативно-ремонтному персоналу при работах, выполняемых в порядке текущей эксплуатации от помещений, в которых предстоит работать, вводных устройств, щитов и щитков.

Ключи подлежат возврату ежедневно по окончании осмотра или работы.

Работодатель должен обеспечить учет выдачи и возврата ключей от электроустановок.

Кроме того, приказ Минэнерго России от 08.07.2004 № 204 «Об утверждении глав правил устройства электроустановок» гласит:

«1.7.72. В электропомещениях электроустановок напряжением до 1 кВ не требуется защита от прямого прикосновения при одновременном выполнении следующих условий:

Эти помещения отчетливо обозначены, и доступ в них возможен только с помощью ключа;

Обеспечена возможность свободного выхода из помещения без ключа, даже если оно заперто на ключ снаружи».

Советую применять данное правило не только к помещениям с электроустановками, но и ко всем помещениям с повышенной опасностью и особо опасным помещениям!

Кроме того, п. 4.2.96 этого же документа гласит: «Двери из РУ должны открываться в направлении других помещений или наружу и иметь самозапирающиеся замки, открываемые без ключа со стороны РУ.

Двери между отсеками одного РУ или между смежными помещениями двух РУ должны иметь устройство, фиксирующее двери в закрытом положении и не препятствующее открыванию дверей в обоих направлениях.

Двери между помещениями (отсеками) РУ разных напряжений должны открываться в сторону РУ с низшим напряжением.

Замки в дверях помещений РУ одного напряжения должны открываться одним и тем же ключом; ключи от входных дверей РУ и других помещений не должны подходить к замкам камер, а также к замкам дверей в ограждениях электрооборудования.

Требование о применении самозапирающихся замков не распространяется на РУ городских и сельских распределительных электрических сетей напряжением 10 кВ и ниже».

С ключами от помещений с электроустановками, распределительными устройствами и т.д. вам может помочь разобраться главный инженер, главный энергетик, специалист по охране труда и технике безопасности и другие технические специалисты. В статье я упомянула об этих инструкциях и правилах не случайно, а для того, чтобы вы имели представление о тонкостях, связанных с ключами от производственных помещений и своевременно обратили на это внимание.

Итак, предположим, что с количеством ключей мы определились и записали это количество в наши таблички:

3. СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ МАРКИРОВАНИЯ КЛЮЧЕЙ

Вооружаемся справочником кодов подразделений вашей организации и создаем таблицу вида:

Наш совет

Используйте для маркировки буквенные индексы. Они пригодятся вам, например, для маркировки ключей от помещений, которые не включены в справочник кодов подразделений (туалеты, лестницы, промежуточные двери (так называемые «тамбуры»), бытовки, душевые и т.д.). В моем примере это раздевалка для рабочих (РР ), лестницы (Л ).

4. ИЗЪЯТИЕ КЛЮЧЕЙ ДЛЯ РАЗМЕЩЕНИЯ В ХРАНИЛИЩЕ

Изымать ключи следует строго под роспись и никак иначе!

Для этого создаем Журнал приема и сдачи ключей: берем припасенную амбарную книгу или пустографный журнал, делаем для него обложку вида (Пример 1).

Следующая страница должна иметь такой вид (Пример 2).

В данном примере ключи принимает начальник канцелярии Карцева М.А. - это не самый оптимальный для нас вариант, как вы уже, наверное, догадались. Поэтому я настойчиво советую вам активнее привлекать к этой процедуре руководителей и сотрудников отдела охраны или службы безопасности, если таковые имеются.

Обратите внимание!

Допускается оформить прием ключей от сотрудников в виде акта приема-передачи или расписки.

Все последующие страницы журнала должны иметь примерно такой вид (Пример 3).

По мере получения ключей от сотрудников вы будете прикреплять к каждому соответствующий брелок, а мастер под вашим руководством - наносить маркировку на каждый экземпляр ключа.

Теперь промаркированные ключи нужно разместить в ячейках внутри шкафа-хранилища (см. рис. 1) и со следующего рабочего дня выдавать и принимать строго под роспись в журнале.

5. РЕЗЕРВНЫЕ КЛЮЧИ

В наиболее общем случае их надлежит промаркировать и разложить в пеналы, после чего опломбировать последние любым доступным способом - пластилиновой, свинцовой, самоклеющейся или одноразовой пластиковой пломбой. Опечатанные пеналы сдать под роспись в журнале начальнику службы безопасности или начальнику охраны, которые должны будут поместить пеналы в соответствующие ячейки хранилища (см. рис. 1). На практике же обычно опечатываются только ключи от особой категории помещений - от кабинетов высшего руководства, архивов, бухгалтерии, хранилищ вредных и опасных веществ, секретных отделов и т.п. Причем от некоторых помещений опечатываться могут все экземпляры ключей, а не только резервные.

Главное - за всеми этими хлопотами не забудьте задокументировать процесс приема-выдачи ключей!

Я постаралась рассмотреть наиболее общий подход к организации хранения и выдачи ключей. В каждой конкретной организации обязательно возникнут свои требования к данной процедуре, и это закономерно.

Не торопитесь и тщательно продумывайте весь процесс на бумаге и учитывайте реалии и особенности графиков работы подразделений вашей организации. Возможно, после небольшого периода работы понадобится внести коррективы в разработанный вами алгоритм - не пугайтесь! Это нормальный процесс! Как говорится, нет предела совершенству! Если вы отнесетесь к этому заданию творчески, вдумчиво и ответственно, все получится!

Л.А. Назарова,

Начальник канцелярии

К вопросам хранения ключей от замка необходимо подходить с не меньшей ответственностью, чем к выбору самого запирающего устройства. Ведь в случае потери ключа будет довольно затруднительно попасть в квартиру, не имея дубликат в открытом доступе. Конечно, сегодня не проблема вызвать МЧС или специализированную организацию. Однако, во-первых, это лишние финансовые затраты. Во-вторых, велика вероятность повреждений замочного механизма и дверной конструкции. И, в-третьих, без документов, подтверждающих право на недвижимость, мастера вряд ли возьмутся за работу.

Существуют разнообразные варианты, где хранить запасные ключи:

у родственников;
у соседей;
на работе;
в тайнике;
в банковской ячейке;
в специализированной фирме.

Хранение ключей у родственников или соседей привлекательно за счёт отсутствия каких-либо комиссий. Но ведь доверенное лицо не всегда находится дома, карауля оставленные ключи. Таким образом, оперативно забрать запасной дубликат может и не получиться. Что касается работы, то здесь схожая ситуация. Офисное помещение, как правило, открыто в определённые часы. И как быть, если вы остались без ключей, скажем в выходной день?

Тайник неплохой вариант с точки зрения доступности. Кадка с фикусом в парадной, расшатанная плитка на лестничной площадке или наиболее излюбленное место под ковриком. Все объекты находятся в максимальной близости к квартире, поэтому раздобыть запасной ключ в случае необходимости будет просто. Но стоит понимать, что такой способ хранения совершенно небезопасен. Любой сможет обнаружить тайник и в лучшем случае только забрать ключ, а в худшем - вломиться в квартиру.

Хранение ключей в банковской ячейке не так распространено, по сравнению с предыдущими вариантами. Неоспоримым плюсом такого способа является постоянная и надёжная защита. Естественно, за хранение банки взимают определённую плату (приблизительно 7000 в год). Кроме того, они работают в дневные часы, соответственно, ключ забрать можно только в это время.

В последние годы стали открываться специализированные фирмы, предлагающие услуги по хранению дубликатов ключей.
Это частные учреждения, действующие на основе заключённых с клиентами договоров. Поскольку данные организации работают круглосуточно, всегда есть возможность в срочном порядке получить запасной ключ. Цена услуги за хранение в специализированной фирме варьируется от 1000-4000 в год.

Итак, каждый из предложенных вариантов обладает определёнными преимуществами и недостатками. В любом случае владельцы квартир самостоятельно определяют наиболее удобный способ хранения запасных ключей исходя из своих возможностей и сложившихся обстоятельств.