Какую часть отпуска можно компенсировать деньгами. Замена отпуска денежной компенсацией

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Случаи замены отпуска компенсацией

Какую часть ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника можно заменить денежной компенсацией

Заменить денежной компенсацией при условии отсутствия ограничений можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Такое превышение возможно, если сотруднику положен дополнительный или удлиненный отпуск. Если сотрудник не пользовался отпуском в течение двух лет, то заменить компенсацией можно только ту часть каждого ежегодного отпуска, которая превышает 28 дней. Такие правила установлены Трудового кодекса РФ.

Также стоит помнить о том, что организация обязана ежегодно предоставлять отпуск сотрудникам (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). На следующий год отпуск можно перенести только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Не предоставлять отпуск более двух лет подряд запрещено ().

Пример замены компенсацией отпуска

Бухгалтер организации А.С. Глебова имеет право на:

• основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней;
• дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 3 календарных дня.

Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Глебовой составляет 31 календарный день (28 дн. + 3 дн.).

1. Каждый год работы Глебова может с согласия работодателя заменять денежной компенсацией часть ежегодного отпуска продолжительностью 3 календарных дня.
2. Если Глебова не использовала отпуск за прошлый год и к текущему году у нее накопилось 62 календарных дня отпуска: по 31 дню за каждый год, то заменить денежной компенсацией сотрудница сможет только 6 дней отпуска. По 3 дня дополнительного отпуска за каждый рабочий год, превышающие 28 календарных дней стандартного основного отпуска. Заменять 28 дней основного отпуска, накопленные за прошлый год, неправомерно.

Совет: есть два способа заменить любые дни неиспользованного отпуска деньгами.

Первый способ. Оформите увольнение сотрудника. При увольнении сотруднику, не использовавшему свое право на отпуск, положена денежная компенсация за все неиспользованные отпуска ( , п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169). При расчете компенсации, связанной с увольнением сотрудника, учитывайте все его основные и дополнительные неиспользованные отпуска за все время работы в организации (). Право сотрудника на получение компенсации не зависит от причины его увольнения. Кроме того, не имеет значения, будет ли сотрудник через какое-то время снова принят на работу в ту же организацию.

Поэтому для выплаты компенсации можно сначала уволить сотрудника, а затем принять его на работу снова, например, через неделю. Ни Трудовой кодекс РФ, ни Налоговый кодекс РФ не требуют давать какие-либо объяснения в таком случае. Кадровые решения организации - это ее внутреннее дело. Однако в случае необходимости объяснить причину таких действий можно так: не удалось вместо уволенного сотрудника взять на работу другого или сотрудник передумал и решил вернуться.

Второй способ. Отправьте сотрудника в отпуск на выходные. В число календарных дней отпуска не включают и не оплачивают только нерабочие праздничные дни (). Таким образом, дни отпуска, которые приходятся на выходные дни, входят в число календарных дней и подлежат оплате. В том числе и в случае, когда сотрудник просит отпуск на два календарных дня - субботу и воскресенье. Трудовое законодательство поступать подобным образом не запрещает. Единственное ограничение: хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 дней. Оставшиеся дни сотрудник может использовать как угодно. Если администрация организации не возражает, то каждую неделю он вправе использовать всего лишь несколько дней отпуска из оставшейся половины. Такой порядок разделения ежегодного отпуска на части предусмотрен в Трудового кодекса РФ.

Прибегать ко второму способу лучше время от времени. Постоянное оформление отпускных дней, приходящихся на выходные, может вызвать претензии у проверяющих, поскольку в этом случае не полностью соблюдается назначение такой гарантии, как отпуск. Дни отпуска предоставляют все же дополнительно к стандартным выходным дням. По логике он может включать в себя некоторые выходные, но не все.

У этого способа есть еще один вариант. Если сотрудник идет в отпуск на неделю или на две и при этом не планирует использовать весь отпуск целиком или у него накопились отпуска за прошлые годы, ему выгоднее указать в заявлении, что он берет отпуск не с понедельника по воскресенье, а с субботы одной недели по воскресенье другой. Например, сотрудник планирует взять отпуск сроком на две недели с 11 по 24 сентября 2017 года. Тогда в заявлении ему лучше указать: «Прошу предоставить мне очередной ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 9 по 24 сентября продолжительностью 16 календарных дней». В этом случае сотрудник получит больше отпускных.

Вопрос из практики: можно ли выплатить компенсацию за дополнительный отпуск авансом: до истечения рабочего года, за который его предоставляют. Выплата компенсации не связана с увольнением сотрудника

Да, можно.

Законодательство предусматривает право сотрудника в ряде случаев заменить часть ежегодного отпуска, в том числе дни дополнительного отпуска, на денежную компенсацию. При этом какие-либо ограничения по сроку такой замены отсутствуют.

Таким образом, если у сотрудника возникло право на отпуск, то он имеет право и на компенсацию за него в той части, которая может быть по закону заменена на компенсацию.

Это следует из положений Трудового кодекса РФ.

Данный подход действует независимо от вида отпуска, который подлежит компенсации, и распространяется в том числе на дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день .

Вопрос из практики: можно ли выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск, если первый основной оплачиваемый отпуск сотруднику еще не предоставлен или предоставлен частично. Дополнительные дни отдыха положены сотруднику за работу на условиях ненормированного рабочего дня

Да, можно.

Первый ежегодный оплачиваемый отпуск организация вправе предоставить сотруднику авансом (даже если он не отработал положенный срок - шесть месяцев) (). При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (). При этом Трудовой кодекс РФ не ставит возможность предоставления дополнительного отпуска в зависимость от того, отгулял сотрудник основной отпуск или нет (ст. , ТК РФ).

Сотрудникам с ненормированным рабочим днем в обязательном порядке (по законодательству) предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. , ТК РФ). Право на получение дополнительных дней отдыха возникает у сотрудника вместе с правом на получение основного оплачиваемого отпуска (п. 14 Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 г. № 169) и не зависит от того, привлекали сотрудника к труду за пределами нормального рабочего времени или нет.

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению сотрудника может быть заменена денежной компенсацией (). При этом такая замена - это право, а не обязанность организации. В рассматриваемой ситуации эта часть фактически равна продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день. Данную сумму организация вправе выплатить сотруднику в текущем рабочем году, в том числе еще до представления первого основного оплачиваемого отпуска.

Вопрос из практики: может ли работодатель в связи с производственной необходимостью вместо предоставления очередных отпусков сотрудникам заменить их денежными компенсациями

Нет, не может.

В связи с производственной необходимостью работодатель по согласованию с сотрудником может перенести отпуск или его часть на следующий год. Причем предоставить такой перенесенный отпуск необходимо не позднее 12 месяцев с окончания года, за который этот отпуск предоставляется.

В то же время законодательство предусматривает замену отпуска денежной компенсацией, при этом:

• компенсировать можно только ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (независимо от того, за какие годы предоставляется отпуск: за один текущий или за несколько). При этом необходимо учитывать ограничения на компенсацию ;
• инициатива заменить часть отпуска компенсацией должна исходить от самого сотрудника, а не работодателя.

Таким образом, работодатель по своей инициативе не может заменить хотя бы часть отпуска денежной компенсацией даже при наличии производственной необходимости. Такая замена возможна только с согласия сотрудника.

Такой вывод следует из совокупности положений частей , статьи 126, части 3 статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Вопрос из практики: можно ли совместителю вместо отпуска выплатить компенсацию

Да, можно, но лишь часть, превышающую 28 календарных дней, либо полностью - при увольнении.

Совместитель пользуется всеми гарантиями, предусмотренными трудовым законодательством, в том числе и правом замены отпуска денежной компенсацией (ч. 2 ст. 287 ТК РФ). В связи с этим заменить компенсацией можно лишь часть отпуска совместителя, превышающую 28 календарных дней (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Получить компенсацию за весь неиспользованный отпуск совместитель может при увольнении (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Вид совместительства - внешнее или внутреннее - на порядок замены отпуска денежной компенсацией не влияет, поскольку такая зависимость Трудовым кодексом РФ не установлена.

Вопрос из практики: как рассчитать компенсацию отпускных при увольнении: из расчета 2,33 или 2 дня за месяц. Сотрудник принят по срочному трудовому договору на время отпуска основного сотрудника. Продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней

Ответ на этот вопрос зависит от того, как определен срок окончания трудового договора.

Если срок окончания договора определен конкретной календарной датой (последним днем отпуска основного сотрудника), то в силу прямого указания закона сотрудник, принятый на 28 дней, получит компенсацию из расчета 2 рабочих дня за месяц (ч. 1 ст. 291 ТК РФ , п. 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).

Если же срок окончания договора определен событием, например, до выхода на работу основного сотрудника, то компенсация будет определена в общем случае из расчета 2,33 календарных дня отпуска (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).

Вопрос из практики: можно ли по просьбе сотрудника заменить денежной компенсацией дополнительные дни отдыха, положенные за дни сдачи крови

Нет, нельзя.

Дополнительные дни отдыха донорам предоставляются в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. При этом ни Трудовой кодекс РФ , ни Закон от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ не содержат такого вида гарантий, как замена дополнительных дней отдыха денежной компенсацией. Таким образом, заменить сотруднику денежной компенсацией дополнительные дни отдыха, положенные ему за дни сдачи крови, работодатель не вправе. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1 .

Исключение составляет случай, когда сотрудник просит присоединить дни отдыха к отпуску и, не использовав отпуск, увольняется .

Запрет на компенсацию

Каким работникам нельзя заменить отпуск денежной компенсацией

• беременных женщин - в части основного и любых видов дополнительных отпусков;
• сотрудников в возрасте до 18 лет - в части основного и любых видов дополнительных отпусков;

• сотрудников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, - в части дополнительного отпуска минимальной продолжительностью семь календарных дней за работу в указанных условиях. Однако если дополнительный отпуск за вредные или опасные условия труда превышает минимальную продолжительность, то есть составляет восемь календарных дней и более, то дни превышения могут быть заменены денежной компенсацией. При этом порядок, размеры и условия такой замены должны быть установлены в соответствующих отраслевых или межотраслевых соглашениях и в коллективном договоре.

Это следует из совокупности положений статьи 126 и Трудового кодекса РФ.

Кроме того, запрет на замену отпусков денежной компенсацией может быть установлен в отдельных ведомственных документах. Так, например, полный запрет на замену любых видов отпусков - как основного, так и дополнительных - действует в отношении:

• сотрудников таможенных органов (п. 2 ст. 35 Закона от 21 июля 1997 г. № 114-ФЗ);
• сотрудников органов внутренних дел (ч. 3 ст. 45 Положения, утвержденного постановлением Верховного совета РФ от 23 декабря 1992 г. № 4202-1).

Указанные ограничения не действуют при увольнении сотрудников. В случае прекращения действия трудового договора компенсация любых видов неиспользованных отпусков происходит в общем порядке ().

Вопрос из практики: можно ли заменить денежной компенсацией дополнительный отпуск сотрудникам-северянам

Да, можно.

Сотрудникам, которые работают, в том числе вахтовым методом, в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера , предоставляют дополнительные ежегодные отпуска продолжительностью, соответственно, 24 и 16 календарных дней (ст. , ТК РФ). Кроме того, право на дополнительный отпуск имеют сотрудники, работающие в остальных районах Севера, где установлены районные коэффициенты и процентная ставка к зарплате ().

По общему правилу часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней за рабочий год , можно заменить денежной компенсацией. Такое превышение возможно, если сотруднику положен дополнительный или удлиненный отпуск. В тоже время в законодательстве предусмотрены случаи , когда действует запрет на замену отпуска денежной компенсацией без увольнения сотрудника. Однако ограничения по замене дополнительных отпусков, предоставляемых северянам, отсутствуют. Это следует из положений Трудового кодекса РФ.

Таким образом, дополнительный отпуск сотрудников-северян при отсутствии иных ограничений можно заменить денежной компенсацией как полностью, так и частично.

Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См., например, апелляционное определение Красноярского краевого суда от 25 августа 2014 г. № 33-8160/2014 .

Вопрос из практики: можно ли выплатить компенсацию сотруднику, у которого есть неиспользованные дни отпуска за вредность, если по состоянию здоровья его переводят на работу, не связанную с вредными условиями труда

По общему правилу нельзя . Исключение составляет случай компенсации той части ежегодного дополнительного отпуска за вредность, которая превышает его минимальную продолжительность, а именно семь календарных дней ( , ТК РФ).

То есть если дополнительный отпуск за вредные условия труда составляет восемь календарных дней и более, то дни превышения могут быть заменены денежной компенсацией . При этом порядок, размеры и условия такой замены должны быть установлены в соответствующих отраслевых или межотраслевых соглашениях и в коллективном договоре. Вопрос из практики: нужно ли выплатить сотруднице компенсацию за неиспользованный отпуск перед ее уходом в отпуск по беременности и родам. Продолжительность ежегодного основного отпуска сотрудницы не превышает 28 календарных дней. В течение года сотрудница в очередном отпуске не была

Нет, не нужно.

Трудовой кодекс РФ предусматривает два случая выплаты денежной компенсации взамен отпуска:

• при увольнении сотрудника, не использовавшего свое право на отпуск . В таком случае денежная компенсация положена за все неиспользованные отпуска (или статьи 126 Трудового кодекса РФ.

  Таким образом, в рассматриваемой ситуации заменить неиспользованный отпуск денежной компенсацией неправомерно ни по инициативе работодателя, ни по просьбе самой сотрудницы. Правомерность такой позиции подтверждают и суды, см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 31 июля 2013 г. № 33-2830/2013 .

  При желании воспользоваться накопленными днями отпуска сотрудница вправе по своему усмотрению сразу после окончания отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком (ч. 3 ст. 122 ч. 1 ст. 126 ТК РФ письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10 Вопрос из практики: Чем грозит работодателю замена компенсацией всего отпуска сотрудника

  Заменив компенсацией весь отпуск, а не часть, превышающую 28 календарных дней, работодатель нарушит трудовое законодательство. За такое нарушение трудовые инспекторы могут оштрафовать и самого работодателя, и его должностных лиц.

  Штрафы составляют:

  • от 1000 до 5000 руб. - для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц организации, например руководителя;
  • от 30 000 до 50 000 руб. - для организаций.

  Это предусмотрено частью 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

  За повторное правонарушение трудовые инспекторы накажут уже серьезнее - величина штрафов возрастет:

  • от 10 000 до 20 000 руб. - для должностных лиц организации и предпринимателей. Штраф для должностных лиц могут заменить дисквалификацией на срок от одного года до трех лет;
  • от 50 000 до 70 000 руб. - для организаций.

  Такие меры ответственности предусмотрены уже частью 2 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Новая редакция Ст. 126 ТК РФ

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных настоящим Кодексом).

Комментарий к Статье 126 ТК РФ

Статья 126 Трудового кодекса РФ разрешает теперь вопрос о том, какая часть отпуска подлежит замене денежной компенсацией в ситуации суммирования отпусков за несколько лет, предлагается установить, что "часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией". В результате практика компенсации отпусков, оставшихся у работников с прошлых лет, должна прекратиться.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Такой отзыв может иметь место по производственным причинам. Законодатель не устанавливает форму такого согласия. Во избежание недоразумений целесообразно работодателю получить такое согласие работника в письменной форме. Отзыв из отпуска оформляется приказом (распоряжением) работодателя, в котором по договоренности сторон указывается, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска.

Не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 125 Трудового кодекса РФ).

Трудовое законодательство допускает замену ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией.

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Другой комментарий к Ст. 126 Трудового кодекса Российской Федерации

1. Статья 126 ТК РФ допускает замену ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией. Поскольку денежной компенсацией может быть заменена лишь та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, замена части отпуска денежной компенсацией возможна, если работник имеет право на удлиненный отпуск или на дополнительный отпуск (дополнительные отпуска).

2. В случае одновременного предоставления отпуска за два года или больший срок (см. ст. ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ и комментарий к ним) денежной компенсацией могут быть заменены части каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающие 28 календарных дней, или любое количество дней из этих частей. Таким образом, за каждый рабочий год работник должен реально использовать не менее 28 календарных дней отпуска.

3. Из текста ст. 126 ТК РФ следует, что для замены соответствующей части отпуска денежной компенсацией недостаточно письменного заявления работника, требуется также согласие работодателя, который может, но не обязан произвести замену части отпуска денежной компенсацией.

4. Замена денежной компенсацией ежегодного оплачиваемого отпуска, как основного, так и дополнительных, беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет не допускается.

5. В отношении замены денежной компенсацией отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, ч. 3 ст. 126 ТК РФ (в редакции Федерального закона от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ) создала некоторую неопределенность: данная норма запрещает денежную компенсацию этой категории работников лишь дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в соответствующих условиях, оставляя открытым вопрос о возможности денежной компенсации основного оплачиваемого отпуска и других дополнительных отпусков. Исходя из требований охраны труда, денежная компенсация данной категории работников основного оплачиваемого отпуска привела бы к утрате смысла предоставления им дополнительного отпуска за работу во вредных и (или) опасных условиях труда.

Кроме гарантированного отечественным законодательством ежегодного 28-дневного отпуска, отдельные категории персонала организаций имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Обычно дополнительные дни отпуска положены работникам, которые трудятся в особенно вредных для здоровья условиях либо в неблагоприятных климатических зонах. Зачастую у граждан возникает резонный вопрос: можно ли заменить материальной выплатой дополнительный отпуск? Да, это вполне реально! Когда работнику не нужны лишние дни отдыха, то допускается замена дополнительного отпуска денежной компенсацией, величина которой пропорциональна числу неиспользованных отпускных дней. Компенсация за дополнительный отпуск перечисляется согласно установленной законом процедуре и строго определенным категориям граждан.

Особенности компенсации за дополнительный отпуск

Положения статьи 126 ТК РФ гласят, что если срок ежегодного оплачиваемого отпуска превышает 28 календарных дней, то все дополнительные дни свыше установленного периода могут быть заменены денежной компенсацией по желанию сотрудника. Для этого ему следует написать соответствующее заявление на имя руководителя организации, в которой он трудится. Однако некоторые категории работников все же не могут заменить дополнительные дни отпуска материальной компенсацией. К ним относятся:

• Женщины в состоянии беременности.
• (до 18 лет).
• Сотрудники, занятые на особо вредных производствах или деятельность которых связана с потенциальной опасностью для жизни и здоровья (но они все же могут получить материальную компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении).

Приказ (образец) о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией оформляется руководителем организации в произвольной форме и к нему прикладывается заявление сотрудника. Работник обязан ознакомиться с приказом и расписаться в нем. Отметка о предоставлении компенсации вместо дополнительного отпуска вносится в личную карточку сотрудника и в график отпусков также на основании соответствующего приказа. Срок выплаты компенсации за дополнительный отпуск не является фиксированным – она выплачивается работнику в установленный день перечисления заработной платы.

Срок выплаты компенсации за дополнительный отпуск не является фиксированным – она выплачивается работнику в установленный день перечисления заработной платы.

Отражение компенсации за дополнительный отпуск в налоговом учете

НК РФ, согласно которой рассчитывается налог на прибыль, прямо указывает на то, что сумма материальной компенсации за дополнительные дни отпуска, выплачиваемая согласно трудовому законодательству, входит в состав расходов организации на оплату труда сотрудников. Однако следует учесть тот факт, что сохраняемая сотрудника на время отпуска и денежная компенсация за дополнительный отпуск – это разные виды расходов на оплату труда. Соответственно, списание суммы компенсации дополнительного отпуска не может быть осуществлено за счет , которые заложены на предстоящие расходы по оплате основных отпусков. Сумма денежной компенсации за дополнительный отпуск может быть включена в статьи расходов организации только в двух ситуациях:

• Фактическая выплата сотруднику компенсации через кассу организации.
• Начисление выплаты с применением установленного метода начислений.

Согласно указаниям Минфина РФ, расходы на материальную компенсацию дополнительного отпуска учитываются строго в том периоде, к которому они непосредственно относятся, пропорционально отпускным дням, приходящимся на соответствующий отчетный период. Важный момент: при компенсации дополнительных дней отпуска, количество которых превышает лимит, установленный законодательством, соответствующие суммы в расходах не учитываются! Денежная компенсация дополнительных дней отпуска облагается НДФЛ, как и другие виды доходов работника. Страховые взносы и взносы за травматизм также начисляются на сумму компенсации.

То, что при увольнении работника за неизрасходованные дни отпуска ему полагается денежная компенсация, известно, наверное, каждому бухгалтеру. А можно ли выплатить компенсацию работающему сотруднику, который не отгулял все положенные за год дни отпуска? предоставляет такую возможность, но в строго ограниченных случаях. Кроме того, для вас как для работодателя замена отпуска компенсацией работающему сотруднику является правом, а не обязанностью. То есть вы при желании можете и отказать работнику в выплате денег вместо отпуска. А если вы все же согласны на такую замену, читайте в статье подробности о том, как правильно ее оформить.

Примечание. Замена отпуска денежной компенсацией - это право работодателя, а не его обязанность.

Кому нельзя заменять отпуск денежной компенсацией

Работник просит вас заменить отпуск денежной компенсацией. И прежде чем удовлетворить его просьбу, вам следует убедиться, не относится ли работник к числу лиц, которым вы не можете заменить отпуск деньгами. Перечень таких лиц предусмотрен частью 3 статьи 126 НК РФ. К ним относятся:

Беременные женщины;

Работники в возрасте до 18 лет;

Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (см. также письмо Минтруда России от 26.03.2014 N 13-7/В-234);

Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Здесь, правда, есть исключение.

Так, заменить денежной компенсацией вы можете часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска чернобыльцам, превышающую его минимальную продолжительность - 7 календарных дней (ч. 2 и 4 ).

Соответственно если ваш работник не подпадает ни под одну из указанных категорий лиц, то вы можете заменить ему отпуск денежной компенсацией.

Сколько дней отпуска можно заменить

Предельное количество дней отпуска, которое можно заменить компенсацией, законодательно не установлено. Однако весь отпуск работника заменить денежной компенсацией вы тоже не вправе.

Положения части 1 статьи 126 ТК РФ разрешают выплатить компенсацию только за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Следовательно, ваши работники могут рассчитывать на замену, только если вы предоставляете им удлиненный основной или дополнительный отпуск (ст. 115 и 116 ТК РФ). В таблице на с. 28 мы привели категории работников, которым по закону положены удлиненные основные и дополнительные отпуска.

Перечень работников, которым в обязательном порядке предоставляется удлиненный основной или дополнительный отпуск

Но даже если ваши работники под указанный перечень не подпадают, вы можете установить для них дополнительный отпуск самостоятельно (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). В этом случае обязательно пропишите в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте порядок и условия предоставления такого отпуска.

Примечание. Работодатель вправе по своему решению предоставить работникам дополнительные отпуска.

Если же в одном рабочем году работник не отгулял часть отпуска из 28 календарных дней и перенес их на следующий год, он не сможет заменить эти дни компенсацией. Денежной замене подлежат только отпускные дни, превышающие 28 календарных дней основного отпуска каждого года.

Пример 1. М.Е. Соболев трудится в ООО "АвтоЛомбард" с 14 мая 2012 года. Согласно трудовому договору он имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год. В первый рабочий год (с 14.05.2012 по 13.05.2013) он использовал 21 календарный день отпуска. Во второй рабочий год (с 14.05.2013 по 13.05.2014) - 26 календарных дней. За два рабочих года из 56 календарных дней (28 календ. дн. + 28 календ. дн.) он использовал только 47 дней. Неиспользованными остались 9 календарных дней. Можно ли ему заменить эти неиспользованные дни денежной компенсацией? Нет, в данном случае работник не имеет права на замену части отпуска денежной компенсацией. Так как продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска составляет только 28 календарных дней. А замене подлежат исключительно дни, превышающие указанный предел за каждый год работы.

Как оформить замену отпуска денежной компенсацией

Для замены части отпуска денежной компенсацией вам необходимо:

Получить от работника заявление с соответствующей просьбой;

Издать приказ;

Внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;

Внести информацию о замене отпуска в график отпусков.

Рассмотрим указанные шаги более детально.

Шаг 1. Заявление работника. Замена отпуска денежной компенсацией производится по желанию работника, которое он отражает в своем заявлении. Писать его следует на имя руководителя компании (индивидуального предпринимателя). Законодательством форма такого заявления не установлена, поэтому составить его работник может в произвольном виде.

Шаг 2. Приказ работодателя. Если вы согласны на замену части отпуска работника денежной компенсацией, необходимо издать соответствующий приказ.

Унифицированной формы такого приказа также нет. Поэтому составьте его в произвольной форме. Укажите в нем ФИО и должность работника, количество дней расчетного периода и отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией. Также отразите основание издания данного приказа - реквизиты заявления работника.

Шаг 3. Личная карточка работника. После оформления приказа информацию о замене части оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно отразить в личной карточке работника. Эти сведения отражаются в разделе VIII "Отпуск".

Шаг 4. График отпусков. Также вам следует отразить сведения о замене части отпуска денежной компенсацией в графике отпусков. Для этого сделайте запись в графе 10 "Примечание". Обязательно укажите количество дней отпуска, подлежащих замене, и реквизиты приказа. Запись в графе 10 графика отпусков может быть следующей: "Часть дополнительного оплачиваемого отпуска в количестве 4 (четырех) календарных дней заменена денежной компенсацией на основании приказа от 29.07.2014 N 136-лс".

Как рассчитать компенсацию

Для определения суммы денежной компенсации, подлежащей выплате работнику, вам нужно средний дневной заработок умножить на количество заменяемых компенсацией дней.

Примечание. Размер денежной компенсации, выплачиваемой взамен отпуска, рассчитывается исходя из среднего дневного заработка сотрудника.

Средний дневной заработок в этом случае рассчитывается по правилам подсчета отпускных. Они установлены статьей и пунктом 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Так, если расчетный период сотрудник отработал полностью, вам следует фактическую сумму заработной платы работника за этот расчетный период разделить на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или в нем были исключаемые периоды, то средний дневной заработок рассчитывается следующим образом. Сначала определите количество календарных дней в полностью отработанных календарных месяцах:

КДМП = КМП х 29,3,

где КДМП - количество календарных дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода;

КМП - количество полностью отработанных месяцев;

29,3 - среднемесячное число календарных дней.

КДМН = 29,3: ККДМН х КОД,

где КДМН - количество календарных дней в месяце, который отработан не полностью;

ККДМН - количество календарных дней месяца, который отработан не полностью;

КОД - количество отработанных календарных дней в данном месяце.

Если не полностью отработанных месяцев несколько, то количество календарных дней надо определить по каждому из них. А потом сложить результаты.

Затем вычислите общее количество календарных дней, учитываемых при определении среднего заработка:

ККД = КДМП + КДМН,

где ККД - количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка.

И наконец, определите сумму среднего дневного заработка:

СЗ = СВ: ККД,

где СЗ - средний дневной заработок;

СВ - сумма выплат, начисленных работнику в расчетном периоде.

Пример 2. Сотруднице ООО "АвтоЛомбард" О.В. Симоновой согласно трудовому договору полагается дополнительный отпуск в количестве 4 календарных дней. Она обратилась к работодателю с заявлением о замене этой части отпуска денежной компенсацией. Расчетный период - с 1 августа 2013 года по 31 июля 2014 года. С 1 по 28 апреля 2014 года О.В. Симонова была в очередном отпуске 28 календарных дней. А в январе 2014 года сотрудница болела 10 дней. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.

За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу сотрудницы составили 420 500 руб., из них отпускные - 29 800 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности - 9200 руб. Рассчитаем сумму компенсации, которая положена сотруднице.

Сначала определим количество календарных дней в полностью отработанных месяцах. Оно составляет 234 дн. (8 мес. х 29,3 дн.). Теперь вычислим количество дней в месяцах, отработанных не полностью. За январь 2014 года оно равно 19,85 дн. (29,3 дн. : 31 дн. х 21 дн.), за апрель 2014 года - 1,95 дн. (29,3 дн. : 30 дн. х 2 дн.). Общее количество дней в месяцах, отработанных не полностью, составило 21,8 дн. (19,85 дн. + 1,95 дн.).

Количество календарных дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 255,8 дн. (234 дн. + 21,8 дн.). В учитываемые выплаты не входит средний заработок, сохраняемый во время отпуска, и пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому отпускные нужно рассчитывать исходя из 381 500 руб. (420 500 руб. - 29 800 руб. - 9200 руб.). Средний дневной заработок для расчета компенсации составит 1491,4 руб. (381 500 руб. : 255,8 дн.). Сумма компенсации, подлежащая выплате О.В. Симоновой, составит 5965,6 руб. (1264,04 руб. х 4 дн.).

Заметим, что трудовым законодательством не определен срок, в который вы должны выплатить работнику компенсацию взамен отпуска. Но мы рекомендуем сделать это в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы.

Примечание. Часто задаваемые вопросы

Можно ли заменить денежной компенсацией учебный отпуск?

Нет. Трудовое законодательство разрешает заменить денежной компенсацией только часть ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 126 и 127 ТК РФ). А учебный отпуск вашего работника не имеет отношения к ежегодным оплачиваемым отпускам. Он считается дополнительным целевым отпуском, связанным с обучением (ст. 173-176 ТК РФ).

Что нам будет, если мы заменим деньгами отпуск сотрудника, не превышающий 28 календарных дней?

В таком случае вас могут привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Руководителю компании грозит штраф в размере от 1000 до 5000 руб. За повторное нарушение его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет. А на организацию могут наложить штраф в сумме от 30 000 до 50 000 руб., на предпринимателя - от 1000 до 5000 руб. Вместо штрафа организации и коммерсанту может грозить приостановление деятельности на срок до 90 суток. Правда, это нарушение может быть выявлено, только если трудовая инспекция придет к вам с проверкой.

Какие налоги и взносы следует начислить на выплаченную компенсацию

По общему правилу компенсация, выплачиваемая взамен отпуска, является доходом работника. В перечне выплат, не облагаемых НДФЛ, она не поименована (ст. 217 НК РФ). Соответственно с ее суммы вам необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Об этом - письмо ФНС России от 13.03.2006 N 04-1-03/133. Заплатить НДФЛ в бюджет следует в день получения в банке денег на выплату компенсации или в день ее перечисления на счет работника в банке.

Также сумма выплаченной работнику компенсации облагается взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС. Это прямо предусмотрено подпунктом "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и абзацем 13 подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ. Подтверждают такой вывод и контролирующие органы (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Иногда, когда сотрудник компании не успел или не пожелал воспользоваться возможностью отдохнуть во время ежегодного оплачиваемого отпуска, ему необходимо выплатить компенсацию. Однако, такой подход допустим только в ряде случаев, но существуют и ограничения на замену отпуска компенсационной выплатой, даже если сам работник отказывается от от отдыха в пользу дополнительных денежных средств. Рассмотрим, когда возможна замена части отпуска денежной компенсацией, а когда поступать подобным образом запрещено трудовым законодательством.

Когда допустима замена части отпуска денежной компенсацией

Даже если у сотрудника имеется право на получение компенсации за неиспользованные дни отпуска, работодатель не обязан удовлетворять просьбу сотрудника и производить замену отпуска денежной выплатой – решение этого вопроса полностью возлагается на руководство, право оформить положенный отпуск остается за ним.

В Трудовом кодексе РФ четко прописан исчерпывающий перечень случаев, при наступлении которых работник может просить о выплате ему компенсации вместо предоставления отпуска. Руководитель вправе удовлетворить просьбу работника или отказать ему – наниматель по закону имеет право, но не обязательство перед служащими компенсировать им часть неиспользованного отпуска деньгами. Это возможно в следующих случаях:

1. Если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно коллективному договору предприятия, оказывается больше 28 дней. Указанное количество календарных дней сотрудник обязан отдохнуть – так велит закон. А от всех дней, что предоставляются ему для отдыха сверх 28 дней, он имеет право отказаться в пользу денежной компенсации – для этого придется написать заявление, чтобы работодатель имел подтверждение инициативы служащего.
2. Если сотрудник увольняется по собственному желанию или по инициативе руководства. В такой ситуации бухгалтер обязан перечислить работнику, помимо прочих выплат, компенсацию за все дни отдыха, на которые работник имел право, но которые не успел использовать за период работы.

Выходит, что если основной отпуск на предприятии длится положенные по закону 28 дней, то компенсировать его полностью или частично на усмотрение сотрудника или нанимателя не получится никак иначе, кроме как при увольнении работника.

Получается, что компенсация может быть выплачена всем тем служащим, которые вправе претендовать на более продолжительный отпуск в силу своей принадлежности к особым категориям граждан – инвалидов, медицинского персонала, учителей, трудящихся Крайнего Севера, тренеров и профессиональных спортсменов. Все перечисленные категории сотрудников получают возможность отдыхать в течение как минимум 3 дополнительных дней отпуска. Вот эти 3 дня (или более, в зависимости от положений внутренних нормативных актов) как раз и можно заменить деньгами.

Когда запрещена замена части отпуска денежной компенсацией

Закон разъясняет, что даже при обоюдном желании нанимателя и подчиненного заменить полностью или частично отпуск денежной выплатой в некоторых случаях поступать так нельзя. Причем запрет на замену отдыха деньгами распространяется не только на ежегодный, но и на дополнительный отпуск. Рассмотрим отдельные случаи:

1. На удлиненный основной отпуск имеют право беременные женщины на любом сроке беременности, а также несовершеннолетние подчиненные. В этом случае выплачивать деньги вместо дополнительных дней отпуска нельзя.
2. Сотрудника, чей труд задействован на вредном или даже опасном производстве, наниматель также должен отпускать на более продолжительный отдых – он удлиняется минимум на неделю. Эти 7 дней невозможно заменить оплатой. А вот если на усмотрение нанимателя работнику были предоставлены еще более длительные каникулы, то все дни свыше семи могут быть компенсированы. Величина и условия выплаты компенсации должны прописываться в отраслевом или коллективном договоре.
3. Работодателям запрещено позволять сотрудникам пропускать отпуск, даже если они сами об этом просят. Но случается так, что работник все же не отгулял положенный ему в прошлом году отпуск, и тот был перенесен на нынешний год. Теперь он имеет право на отдых в течение 56 календарных дней (или более, если это предусмотрено коллективным договором). Сотрудник может попросить заменить ему часть дней деньгами, но и здесь ему придется отказать. Дело в том, что отпуск был передвинут, не его длительность не изменилась. А вот суммировать отпуска или предоставлять их по частям разрешается по соглашению нанимателя и подчиненного.

Как оформляется замена части отпуска денежной компенсацией

Грамотное оформление замены отдыха денежной выплатой начинается с момента получения письменного заявления от сотрудника. Написано оно может быть в свободной форме. Главное указать, кому предназначен документ, кем он составлен, и с какой целью направлен начальству.

Получив заявление, руководитель пишет Приказ, в котором указывает личные данные сотрудника, количество заменяемых оплатой дней отдыха, тип отпуска (ежегодный или дополнительный), период осуществления трудовой деятельности. Отдел кадров получает приказ и делает помету в графике отпусков, бухгалтер перечисляет компенсацию.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Сотрудник требует предоставить ему отпуск перед увольнением вместо компенсации за неиспользованный отпуск.