Расчет дней от даты. Как рассчитать средний дневной заработок для оплаты отпускных

Бухгалтер, специализирующийся на оплате труда, часто сталкивается с начислением отпускных выплат.

Причём встречаются такие случаи, как предоставление отпуска совместителю, новому работнику, не отработавшему полгода с момента поступления на работу, и другие интересные моменты.

Прочитав эту статью, вы узнаете, как выполнить расчёт отпуска в 2019 году и ознакомитесь с примерами расчёта отпускных выплат.

Законодательное регулирование

Самым важным нормативным документом в плане организации и оплаты труда является Трудовой Кодекс РФ. Для учёта отпуска в нём выделена целая глава под номером 19.

Кроме этого, для регулирования отдельных вопросов по предоставлению отпуска сотрудникам были приняты Федеральные законы и Постановления Правительства РФ.

В частности, Постановление № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 г. решает возможные проблемы по вычислению среднего заработка.

Базисным локальным актом на предприятии, является коллективный договор , который заключается между сотрудниками организации и работодателем. В нём прописываются все основные нюансы предоставления ежегодного отпуска. Кроме этого, ключевые моменты в предоставлении отпуска конкретного работника устанавливаются в трудовом договоре.

Виды отпуска и условия его предоставления

Трудовой Кодекс РФ гарантирует работникам организаций следующие виды отдыха :

• отпуск без сохранения заработной платы.

Первые два вида отпусков являются оплачиваемыми. Основной отпуск даётся на 28 календарных дней. Сотрудник организации может выйти в отпуск после полугодовой непрерывной работы.

Специалистов определённых категорий работодатель вправе отправить в отпуск с их согласия, не дожидаясь 6-месячного стажа в организации.

• представители слабого пола перед и сразу после него;
• работники – усыновители детей, не достигших возраста 3 месяца;
• работники, моложе 18 лет.

В последующие годы работы на предприятии сотруднику отпуск в любое время.

Для определённых специалистов установлен удлинённый ежегодный отпуск . Его предоставляют на основании Трудового Кодекса и других федеральных законов.

В частности, ими являются:

Дополнительные отпуска с сохранением средней зарплаты устанавливаются сотрудникам организации:

• за , отклоняющихся от нормальных;
• за особый характер работы;
• за ненормированность рабочего дня;
• за труд в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям;
• в других, законодательно установленных случаях.

Кроме вышеперечисленных, коллективный договор может предусматривать специальные дополнительные отпуска для отдыха работников.

Как рассчитывается количество отпускных дней

Если стаж работника составляет полный год у работодателя, то исчислить количество отпускных дней не составит особого труда. Продолжительность отпуска конкретного работающего человека прописывается в трудовом договоре при приёме его на должность. Обычно через год работы в организации предоставляют отпуск в том количестве дней, который установлен в этом документе или же его половину.

Бывают случаи, когда работник просит отпуск до истечения года исполнения своих обязанностей или же решает увольняться. В таких случаях приходится вычислять, сколько дней отдыха ему полагается этому сотруднику.

Его можно вычислить по формуле :

К = (М * Ко) / 12,

• К – это количество причитающихся дней отпуск за то время, что он проработал в организации,
• М – количество отработанных в полной мере месяцев,
• Ко – количество дней отпуска, установленного за год работы.

Например. Непрерывный стаж работника в организации составляет 7 месяцев. В трудовом договоре прописано, что за год работы ему причитается 44 дня отпуска. Количество дней отпуска, который полагается ему на этот момент составляет: (7 мес. * 44 дня) / 12 месяцев = 25,67 дней.

При расчёте отпускных дней необходимо отработанное количество месяцев округлять до целого месяца . По правилам округление следует делать следующим образом. Излишки, которые составляют менее двух недель, не берутся в расчёт. Если же излишки составляют более двух недель, то их необходимо округлить до целого месяца.

Например, сотрудник приступил к работе 8 апреля. Отпуск просит с 19 декабря этого же года. Получается, что он отработал в данной организации 7 месяцев и 9 календарных дней. Эти 9 дней отбрасываются, так как это количество дней меньше полмесяца. Расчёт выполняют исходя из 7 месяцев непрерывной работы.

Обычно при расчёте отпускных дней в конечном итоге получается дробное число. Многие бухгалтера для облегчения расчётов пользуются округлением его до целого числа, хотя законодательно нигде не прописана обязательность этого действия. При этом следует помнить, что округление надо делать в пользу работника, а не по логике арифметики.

Например, количество дней отпуска, который положен сотруднику при расчёте составило 19,31 дней. При выполнении округления выходит 20 дней.

Что учитывается при расчёте

В Постановлении Правительства России № 922 от 24.12.2007 г. рассмотрены вопросы, касающиеся исчисления среднедневного заработка. В нём указано, что расчёт размера средней зарплаты за день необходимо выполнять с учётом всех выплат, которые относятся к вознаграждениям за труд.

К ним относятся :

1. Заработная плата. Это должностной оклад, тарифная ставка, оплата по сдельным расценкам, оплата в процентах от выручки и прочие, в том числе и зарплата в недежной форме.
2. Различные надбавки и доплаты. Это всякого рода стимулирующие и компенсационные выплаты, северные коэффициенты и районные надбавки.
3. Премии по итогам работы и другие вознаграждения.
4. Другие виды выплат, относящиеся к вознаграждениям за труд.

Для выведения средней зарплаты нужно брать только те начисления, которые были сделаны за фактическое время работы и за работу, которая была выполнена по факту. Из этого следует, что при вычислении среднедневной зарплаты не надо учитывать нижеперечисленные начисления:

• пособия и другие выплаты, финансируемые за счёт Фонда социального страхования;
• выплаты, произведённые на основании среднего заработка (к ним относятся отпускные выплаты, оплата во время командировки);
• единоразовые премии, не относящиеся к оплате за труд (премия к определённым праздникам);
• подарки и материальная помощь;
• прочие начисления, не относящиеся к вознаграждению за труд.

В отношении периодов работы , включающихся в расчёт отпуска, действует тот же принцип. В расчётный 12-месячный период входит только то время, которое по факту было отработано работником.

Для расчёта отпуска из общего годового стажа выкидываются нижеуказанные периоды :

• время, когда за работником сохраняется право на получение средней зарплаты;
• время, когда сотрудник находился на или в ;
• выходные дни с сохранением зарплаты, которые выделяются для ухода за инвалидами;
• период освобождения сотрудника от работы (прогул, простой и др.).

Порядок вычислений

Периодом для начисления отпускных выплат является 12 предшествующих отпуску месяцев.

Бывают ситуации, когда сотрудник организации не имеет начислений по оплате труда за этот промежуток времени или же он в это время фактически не работал. В таком случае за расчётное время необходимо взять те 12 месяцев, которые идут перед расчётным годом. При отсутствии начислений и отработанных дней и за 2 года до отпуска, то среднедневная зарплата вычисляется на основе данных месяца, в котором работник выходит в отпуск.

При полном отработанном времени

Идеальный случай, когда работник за весь расчётный период не выходил в отпуска и на больничный лист. Тогда у него будет полностью выполнена норма его рабочего времени.

В такой ситуации отпускные начисляются по конкретной формуле :

Зд = Зг / (12 * 29,3)

• Зд – среднедневной заработок,
• Зг – годовой размер зарплаты,
• 29,3 – среднемесячное количество календарных дней.

Годовой размер начисленного вознаграждения за труд получается в результате суммирования начисленной зарплаты за те 12 месяцев, которые предшествуют отпуску.

При неполном отработанном времени

Формула, рассмотренная выше, не подойдёт для расчёта отпуска в ситуациях, когда 12 расчётных месяцев отработаны работником не полностью.

Здесь необходимо пользоваться другой, более сложной формулой :

Зд = Зг / (М * 29,3 + Д * 29,3 / Дн)

• М – количество отработанных в полном объёме месяцев,
• Д – количество отработанных календарных дней в неотработанных месяцах,
• Дн – норма календарных дней в неотработанных месяцах.

Примеры

Случай 1. Сотрудник желает выйти в отпуск с 20 февраля на 15 дней. С февраля прошлого года по январь текущего года он работал без перерывов. За это время ему начислено 198 750 рублей, из которых 13 тысяч рублей – премия к профессиональному празднику. При расчёте отпуска необходимо сумму этой премии вычесть из общего заработка. Получается 185 750 рублей. Среднедневная зарплата будет составлять 185 750 / (12 * 29,3) = 528,30 руб. В итоге работник за 15 дней отпуска получит 528,30 * 15 = 7924,50 руб.

Случай 2. Работник берёт отпуск с декабря на 21 день. В расчётном периоде он находился на курсах повышения квалификации две недели в марте и в отпуске 10 дней в сентябре. Данные о его заработке и фактически отработанном времени приведены в таблице.

В расчёт среднего заработка будет входить заработная плата в размере 257 000 – 31 000 = 226 000 руб. Полностью отработана норма рабочего времени в 10 месяцах. В марте и сентябре он отработал всего 37 дней при норме в 61 календарный день.

Получается, в среднем за день данный сотрудник получает: 226 000 / (10 * 29,3 + 37 * 29,3/61) = 727,20 руб. Сумма отпуска за 21 день составит: 727,20 руб. * 21 дней = 15271,20 руб.

Правила и примеры расчетов представлены в следующем видеоматериале:

Если на листе Excel Вы работаете не только с числами, графиками, рисунками, но и с датами, то, наверняка, сталкивались с ситуацией, когда необходимо было посчитать разницу между ними. Например, нужно определить количество дней или месяцев за определенный период времени, или посчитать возраст человека так, чтобы результат получился в днях, месяцах и годах, а может, требуется вычислить именно рабочие дни.

Статья про расчет разницы в Эксель на сайте уже есть, и в ней я немного затрагивала даты. Но сейчас давайте рассмотрим данный вопрос подробнее и разберемся, как посчитать количество дней между двумя датами простым способом или используя функцию РАЗНДАТ(), и как определить количество именно рабочих дней.

Способ 1: вычитание

Начнем с самого простого – это отнимем от одной даты вторую, и получим нужное нам значение. Перед этим убедитесь, что формат ячеек, в которые вписаны числа, выбран «Дата» .

Если еще не заполняли их, тогда выделите диапазон, с которым хотите работать и нажмите напротив названия группы «Число» на маленькую стрелочку.

В открывшемся окне слева выберите подходящий нам формат, а потом в основной области определитесь с типом: 14.03.12, 14 мар 12 или другой. Нажимайте «ОК» .

В те ячейки, для которых только что поменяли формат, вводите данные. Я заполнила А1 и В1 . Теперь нужно выбрать любую ячейку (D1 ), в которой установлен общий формат данных, иначе расчеты будут некорректные. Поставьте в нее «=» и нажмите сначала позднюю (В1 ) дату, потом раннюю (А1 ). Чтобы вычислить между ними количество дней, жмите «Enter» .

Способ 2: использование функции

Для этого выделите ячейку, в которой будет результат (В3 ), и посмотрите, чтобы для нее был выбран общий формат.

Для вычисления дней будем использовать функцию РАЗНДАТ() . В нее входят три аргумента: дата начальная и конечная, единица. Единица – это в чем мы хотим получить результат. Сюда подставляется:

«d» – количество дней;
«m» – количество полных месяцев;
«y» – количество полных лет;
«md» – посчитает дни без учета месяцев и годов;
«yd» – подсчет дней без учета только годов;
«ym» – посчитает месяцы не учитывая год.

Ставим в В3 знак равенства, пишем РАЗНДАТ и открываем скобку. Затем выделяем раннюю дату (А1 ), потом позднюю (В1 ), ставим в кавычках подходящую единицу и закрываем скобку. Между всеми аргументами ставьте «;» . Для расчета, нажмите «Enter» .

У меня получилась такая формула:

РАЗНДАТ(A1;B1;»d»)

Выбрав в качестве единицы «d» , я получила результат – 111.

Если изменить данное значение, например, на «md» , тогда формула посчитает разницу между 5 и 24 без учета месяцев и годов.

Меняя таким образом данный аргумент, получится вывести точный возраст человека. В одной ячейке будут года «y» , второй месяцы «ym» , третьей дни «md»

Способ 3: считаем рабочие дни

Для примера возьмем такую табличку. В столбце А у нас начало месяца или начальная дата отсчета, в В – конец месяца или отсчета. Данная функция считает рабочие дни без учета субботы и воскресенья, но в месяцах есть еще и праздники, поэтому столбец С заполним соответствующими датами.

ЧИСТРАБДНИ(A5;B5;C5)

В качестве аргументов указываем начальную дату (А5 ), потом конечную (В5 ). Последний аргумент – это праздники (С5 ). Разделяем их «;» .

Нажав «Enter» появится результат, в примере ячейка D5 – 21 день.

Теперь рассмотрим, если в месяце несколько праздников. Например, в январе Новый год и Рождество. Выделяем ячейку (D6 ) и ставим в нее равно. Потом нажимаем в строке формул на букву «f» . Откроется окно «Вставка функции» . В поле «Категория» выберите «Полный алфавитный перечень» и найдите в списке нужную функцию. Жмите «ОК» .

Дальше необходимо выбрать аргументы функции. В «Нач_дата» выбираем начальное значение (А6 ), в «Кон_дата» – конечное (В6 ). В последнем поле вписываем даты праздников в скобках {} и кавычках «» . Потом нажимайте «ОК» .

В результате мы получим такую функцию и значение будет посчитано без учета выходных и указанных праздников:

ЧИСТРАБДНИ(A6;B6;{«01.01.17″;»07.01.17»})

Чтобы не прописывать праздники вручную, можно указать в соответствующем поле определенный диапазон. У меня это С6:С7 .

Рабочие дни посчитаются, и функция будет иметь вид:

ЧИСТРАБДНИ(A6;B6;C6:C7)

Теперь сделаем подсчет для последнего месяца. Вводим функцию и заполняем ее аргументы:

ЧИСТРАБДНИ(A8;B8;C8)

В феврале получилось 19 рабочих дней.

Про другие функции даты и времени в Эксель , я написала отдельную статью, и ее можно прочесть, перейдя по ссылке.

Официально трудоустроенный работник имеет право на оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 дней. Для начисления денежных средств используется формула, в которую включен коэффициент отпускных. В 2017 году он составляет 29,3, отражает среднее число дней в месяце и применяется при расчете дневного заработка.

В 2017 году при начислениях отпускных или компенсаций используется коэффициент 29,3. Он показывает среднее количество дней в каждом целиком отработанном месяце расчетного периода.

Важно! Промежуток можно назвать полностью отработанным при отсутствии больничных, командировок или простоев.

До 2014 года этот показатель составлял 29,4. Изменения вызваны тем, что увеличилось число праздничных дней. Показатель применяется для определения средней зарплаты за день.

Чтобы найти размер отпускных, потребуется перемножить средний дневной заработок и число дней отдыха. В свою очередь значение оплаты в день рассчитывается исходя из того, был ли весь промежуток отработан целиком или имеются простои.

Расчетный период в большинстве случаев составляет год. Если сотрудник берет отпуск в 2016 году в июле, то периодом считается промежуток с июля 2015 года по июнь 2016. Выплаченные на протяжении этого времени средства используются для исчисления суммарной зарплаты и отпускных.

Как рассчитать выплату за полный расчетный период

На практике ситуация, когда все кварталы в году отработаны целиком, встречается довольно редко. Однако вычисления здесь намного проще. Найти средний дневной заработок можно, если суммарную выплату за весь промежуток разделить на 12 и на показатель 29,3.

Рассмотрим пример работницы, которая трудилась в прошедшем году без больничных и командировочных. За это время ей начислено всего 450 000 рублей. Из них 50 000 - это расходы на обучение. По истечении года она пишет заявление на отпуск на 28 дней. Помимо зарплаты, надбавок и премий за этот промежуток ей начислено не было.

1. Вначале находим суммарную зарплату за прошедший год. В случае с этой работницей расходы на обучение не входят в расчет. Поэтому суммарный заработок принимается равным 400 000 тысячам рублей.
2. Рассчитываем среднюю плату за день: 400 000 / 12 / 29,3 = 1 137, 66.
3. Размер суммы, выплаченной к отпуску, высчитывается по формуле: 1 137,66 * 28 = 31 854,48.

Алгоритм вычислений для неполного расчетного периода

Вначале следует определить общее количество дней в тех месяцах, которые отработаны целиком. Для этого нужно перемножить их число и показатель 29,3. Далее нужно подсчитать, сколько дней отработано в неполном месяце. Здесь 29,3 следует разделить на число календарных дней, а затем умножить на количество отработанных дней.

Важно! Если неполных месяцев несколько, расчет проводится для каждого в отдельности. Найденные значения округляют до сотых и складывают.

Затем потребуется найти общее число дней. Для этого складывают результаты, которые получены для полных и неполных месяцев. В конце остается найти размер среднедневной зарплаты и умножить на число дней отдыха.

Пример вычислений при неполном расчетном периоде

Теперь посчитаем выплаты для сотрудника, который работает в компании с мая 2015 года. В 2016 году в мае месяце он планирует взять отпуск на 14 дней. При этом в марте 2016 года он был в командировке 17 дней, а в сентябре 2015 года был на больничном 14 дней. Полученная им сумма за весь промежуток достигла 500 000 рублей.

1. В случае с этим работником расчетный период составляет 12 месяцев. Из них 10 отработаны полностью, в сентябре был больничный, а в марте - командировка.
2. Подсчитываем дни для полных месяцев. 29,3 * 10 = 293.
3. Находим количество дней в каждом неполном месяце. В сентябре 14 дней приходится на больничный, остается 16 календарных дней. Число дней для расчета находим по формуле 29,3 * 16 / 30 = 15,63. В марте работник был в командировке, значит, количество календарных дней составит 31 - 17 = 14. В расчет включается 29,3 * 14 / 31 = 13,23. Суммарное число дней 15,63 + 13,23 = 28,86.
4. Складываем полученные значения и находим количество дней в расчетном периоде: 293 + 28,86 = 321,86.
5. Среднюю оплату за день находим, разделив суммарную выплату на количество дней: 500 000 / 321,86 = 1 553,47.
6. Для вычисления размера отпускных перемножаем среднедневной показатель и число дней отдыха 1 553,47 * 14 = 21 748,58.

Индексация при повышении зарплаты

Использовать соответствующий коэффициент понадобится и в случае, когда произошло повышение заработной платы. Однако должны соблюдаться следующие условия:

• увеличение происходит во время расчетного периода, прямо перед уходом в отпуск или во время отдыха;
• оклады повышаются у всех работников предприятия, его филиала либо структурного подразделения.

Этот показатель повышения не имеет установленного значения. Его рассчитывают из отношения нового оклада к предыдущему. Наряду с тарифными ставками может меняться размер надбавок. В таком случае для определения коэффициента повышения делят сумму нового оклада и надбавок на сумму тех же выплат по старым значениям.

Процедура повышения зарплат затрагивает не все выплаты на предприятии. Индексируются только те значения, которые рассчитываются в зависимости от суммы заработка. На надбавки с фиксированным размером либо кратные к тарифной ставке индексация не распространяется.

Как применяют коэффициент повышения

На примере можно рассмотреть, как коэффициент повышения влияет на начисление отпускных. Предположим, работник трудится на предприятии в течение всего расчетного периода с мая 2015 года по апрель 2016 года. За это время полгода его оклад оставался неизменным и составлял 30 000 рублей. После этого сумма была увеличена до 32 000 рублей, а в феврале - до 34 000. Надбавок и премий работнику начислено не было. Он собирается в отпуск на 14 дней.

1. Находим коэффициент повышения. Последнее поднятие зарплаты приходится на февраль. Значит, нужно находить отношение этого значения к размеру выплат в прошлом месяце. С мая по октябрь показатель равен 34 000 / 30 000 = 1,13. С ноября по январь значение составит 34 000 / 32 000 = 1,06.
2. Индексируем выплаты работнику. За промежуток с мая по октябрь: 30 000 * 1,13 * 6 = 203 400; с ноября по январь: 32 000 * 1,06 * 3 = 101 760.
3. Находим суммарный заработок: 203 400 + 101 760 + 34 000 * 3 = 407 160.
4. Вычисляем средний дневной заработок: 407 160 / 12 / 29,3 = 1 158,02.
5. Теперь подсчитываем размер отпускных: 1 158,02 * 14 = 16 212,28.

​

Для расчета отпускных применяется коэффициент, отражающий среднее число дней в месяце. Ранее он считался равным 29,4, но в 2014 году в связи с увеличением числа выходных установлено новое значение - 29,3. Также коэффициенты требуются после повышения окладов. Индексация среднего заработка важна для исчисления отпускных. Стоит учесть, что она требуется при повышении заработной платы на всем предприятии или в его филиале. Конкретный порядок проведения индексации законодательно не установлен.

(примеры расчета — ниже), определите:

• продолжительность расчетного периода для среднего заработка;
• заработок работника за расчетный период;
• средний дневной заработок работника;
• итоговую сумму отпускных

Расчетный период для расчёта отпуска в 2017 году

Продолжительность расчетного периода при зависит от того, сколько времени сотрудник трудится в компании. Но в любом случае расчетный период не больше года. Ниже посмотрим расчёт отпуска в 2017 году (примеры расчета).

Сотрудника наняли больше года назад

Если сотрудника наняли больше года назад, расчетный период - 12 календарных месяцев до того, в котором он уходит в отпуск. За календарный месяц берут период с 1-го по последнее число включительно. В мае с 1 по 31, а в феврале - по 28-е или 29-е число включительно. Данные правила определения расчетного периода применяются и в случаях, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Расчетным периодом все равно будут 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска.

Сотрудник отработал меньше года

Если сотрудник отработал меньше года, расчетный период - время, в течение которого он числится в организации. При этом в расчет включают период с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего тому, в котором сотрудник ушел в отпуск. В таком же порядке определяйте расчетный период, если отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом.

Пример:

Сотрудник принят на работу 1 июля 2016 года. Его отпуск приходится на период с 29 мая по 18 июня 2017 года. Расчетный период будет с 1 июля 2016 года по 30 апреля 2017 года.

Организация вправе установить и другой расчетный период, закрепив его в коллективном договоре или другом локальном акте. Например, условие об этом прописывают в Положении об оплате труда. Допустим, так: «…расчетный период для отпускных - шесть месяцев…». Такая возможность закреплена в части 6 статьи 139 Трудового кодекса РФ. Важно только, чтобы изменения не ухудшали положение сотрудников.

Исключаемые периоды

Порядок расчета предполагает исключение некоторых дней. Например, когда сотрудник:

• получал средний заработок;
• болел или получал пособие по беременности и родам;
• был в отпуске без сохранения зарплаты и т. д

Заработок за расчетный период для расчёта отпуска в 2017 году

Расчёт отпуска в 2017 году ведите исходя из заработка работника. Поэтому, определив расчетный период, следом узнайте, сколько за это время заработал сотрудник.

В расчет заработка включайте выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в организации. Причем источник выплат неважен. Полный перечень таких выплат назван в пункте 2 Положения, утвержденного . В частности, это:

• зарплата, которую начислили за отработанное время;
• надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
• компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда, - районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно;
• премии и вознаграждения (с учетом ряда особенностей).

Когда определяете заработок для расчета отпускных, не учитывайте следующие суммы:

• выплаты исходя из среднего заработка согласно действующему законодательству (например, во время командировки или оплачиваемого отпуска).
• больничные или пособия по беременности и родам;
• оплату выходных дней для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства и т. д.

Такое правило установлено пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 .

Средний дневной заработок для расчёта отпуска в 2017 году (примеры расчета)

После того как определили заработок сотрудника за расчетный период, рассчитайте средний дневной заработок (п. 9 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Способ определения среднего дневного заработка зависит от того отработал ли сотрудник расчетный период, предоставляют отпуск в календарных или рабочих днях

Расчетный период отработан полностью, отпуск в календарных днях

Если расчетный период отработан полностью и отпуск предоставлен в календарных днях, средний дневной заработок определите по формуле:

.

Пример:

С 3 по 16 июля 2017 года Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск в календарных днях. Расчетный период - с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года - отработан полностью, времени и доходов, исключаемых из расчета, нет. За расчетный период сотруднику было начислено 240 000 руб. Эта сумма полностью включается в расчет отпускных.

Средний дневной заработок, применяемый для расчета отпускных в 2017 году, составит:
240 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 682,59 руб./дн

Коэффициент 29,3 используют только в том месяце, который в расчетном периоде отработан полностью. Чтобы это выяснить, посмотрите, брал ли работник в течение этого срока отпуска, был ли в командировке или на больничном. Если нет, то месяц отработан целиком, и при расчете отпускных его продолжительность принимают равной 29,3 дня. Отпускные начисляют исходя из этого показателя.

Полностью отработанным также считается месяц, в котором сотрудник работал сверх нормы рабочего времени. Например, норма — 20 дней, а человек отработал 23 дня из-за того, что выходил на работу в выходные или праздничные дни. Так вот, в таком случае считается, что месяц отработан полностью. В расчет берут 29,3 дня. Исходя из этого показателя и ведут начисление отпускных. Увеличивать его на время переработки не надо.

Расчетный период отработан не полностью, отпуск в календарных днях

На практике редко бывает так, что не все 12 месяцев расчетного периода сотрудник был на рабочем месте. В течение этого времени он мог болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. А из расчетного периода исключают любые промежутки времени, когда за работником сохранялся средний заработок, а также те периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках. Перечень исключаемых периодов — в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 .

Кроме того, считайте, что месяц также не полностью отработан в двух ситуациях.

У сотрудника есть переработки и дни больничного . Предположим, в месяце 22 рабочих дня. Сотрудник отработал тоже 22 дня, но из них три рабочие субботы. А три дня он был на больничном. Вот тут считать месяц полностью отработанным нельзя. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время болезни, а также начисленные за это время суммы. Значит, этот месяц считается отработанным не полностью. При этом не важно, что работник трудился внеурочно.

Сотрудник устроился в компанию в начале месяца после праздников . Например, 9 января или 2 мая 2017 года. За первый месяц работы ему начислили полный оклад, поскольку он трудился все рабочие дни. Однако считать этот месяц полностью отработанным нельзя, ведь первые дни января или мая человек не числился в компании. И не важно, что эти дни выходные.

Если сотрудник отработал не весь месяц, то количество календарных дней в расчетном периоде пересчитайте по специальной формуле:

В этом случае средний дневной заработок определите по формуле:

Примеры расчетов смотрите ниже.

Как в 2017 году рассчитать итоговую сумму отпускных

После расчета среднего дневного заработка определите средний заработок сотрудника за период отпуска. Это и будет итоговая сумма отпускных, которая причитается сотруднику (ст. 114 ТК РФ).

Если отпуск в календарных днях, расчёт отпуска в 2017 году будет таким:

Пример:

С 10 июля по 6 августа 2017 года Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска - 28 календарных дней. Расчетный период - с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года - отработан полностью.

За расчетный период работнику начислено 360 000 руб. Эта сумма полностью включается в расчет отпускных в 2017 году.

Средний дневной заработок сотрудника равен:
360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1023,89 руб./дн.

Итоговая сумма отпускных составила:
1023,89 руб./дн. × 28 дн. = 28 668,92 руб

Порядок расчета отпускных при индексации

Если компания увеличивала зарплату сотрудников в расчетном периоде, перед отпуском или даже во время оплачиваемого отдыха, это повлияет на расчет отпускных. Но индексация зависит от того, подняли оклады всем работникам компании (подразделения) либо отдельным сотрудникам. В первом случае зарплату пересчитайте с учетом коэффициентов, во втором индексировать ничего не надо. Порядок индексации зависит от того, когда увеличились оклады: в расчетном периоде, между расчетным периодом и отпуском либо во время отпуска.

Примеры расчёта отпускных в 2017 году

Один из дней командировки — выходной

Сотрудник компании в расчетном периоде был в командировке. Причем уехал в нее или вернулся в выходной день. За такой день работнику полагается либо отгул, либо оплата в двойном размере (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Но не средний заработок, который сохраняется за работником только за рабочие дни командировки (письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337).

При начислении отпускных исключите из расчетного периода только те дни командировки, за которые начислен средний заработок. За работу в выходные работник получил зарплату в двойном размере, а не средний заработок. Значит, исключать эти дни не потребуется. Такой вывод следует из пункта 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 .

Пример:

Работник ООО «Частный капитал» Смирнов П. А. идет в отпуск с 10 июля на 28 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года. В течение этого времени оклад сотрудника не менялся и составлял 22 000 руб. Других выплат не было.

С 6 по 10 марта 2017 года Смирнов был в командировке. За 6-7 и 9-10 марта Смирнову начислили средний заработок, а за выходной день 8 марта — двойной оклад. Значит, из расчетного периода исключаются 6, 7, 9 и 10 марта. В марте остается 27 календарных дней (31 - 4). За отработанное в них время Смирнову начислили 20 000 руб. (с учетом двойной оплаты за 8 марта). Остальные месяцы расчетного периода он отработал полностью. Таким образом, сумма учитываемого заработка составит:
22 000 руб. x 11 мес. + 20 000 руб. = 262 000 руб.

11 месяцев расчетного периода Смирновым отработаны полностью. Количество дней, которое принимаются в расчет, бухгалтер компании посчитал так (эту цифру мы берем с четырьмя знаками после запятой):
11 мес. x 29,3 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. x 27 дн. = 347,8194 дн.

Дальше сумму отпускных посчитали так:
262 000 руб. : 347,8194 дн. x 28 дн. = 21 091,41 руб .

Отпуск начинается с 1-го числа

Работник идет в отпуск в первых числах месяца. Отпускные выдайте работнику не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1). И может получиться так, что выплатить отпускные придется еще до окончания последнего месяца, входящего в расчетный период. Но это не основание, чтобы исключать этот месяц из расчета.

Например, отпуск начинается 1 августа 2017 года. Значит, отпускные перечислите не позже 28 июля. Несмотря на это, июль включите в расчетный период (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения № 922). Если же работник заболеет 31 июля, отпускные пересчитайте.

Пример:

Работник ЗАО «Смена» Тихонов В.В. идет в отпуск с 1 августа на 28 календарных дней. Отпускные бухгалтер выплатил 28 июля. Тем не менее, расчетный период — с 1 августа 2016 года по 31 июля 2017 года. Оклад работника в 2016 году составлял 25 000 руб., а с 1 января в рамках общего повышения по компании вырос до 30 000 руб.

Расчетный период Тихонов отработал полностью. Коэффициент индексации для выплат составит 1,2 (30 000 руб. : 25 000 руб.). Исходя из этих сведений, бухгалтер так посчитал сумму отпускных:
((25 000 руб. x 5 мес. x 1,2) + 30 000 руб. x 7 мес.) : (29,3 дн. x 12 мес.) x 28 дн. = 28 668,94 руб

В отпуск идет внутренний совместитель

В отпуск по всем своим должностям совместитель вправе уйти только одновременно. Ведь иначе ни о каком отдыхе речь не идет. А если на должности по совместительству человек не отработал шести месяцев, отпуск предоставьте авансом (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

Продолжительность отпуска на основном месте бывает больше, чем на работе по совместительству. Тогда предоставьте совместителю дополнительные дни отдыха по другой должности, но без оплаты.

Оформите отпуск отдельно по каждой должности, как будто отдыхать идут два человека. Ведь у внутреннего совместителя как минимум два трудовых договора, две должности, два табельных номера. Да и стаж для отпуска по основному месту работы и стаж по совместительству, как правило, не совпадают из-за того, что дополнительные функции у такого сотрудника появились не сразу.

Приказ на отпуск в такой ситуации составьте по форме № Т-6а, которую применяют, когда оформляют отпуска двум и более работникам. Если, конечно, используете унифицированные бланки, а не самостоятельно разработанные формы. Отпускные внутреннему совместителю рассчитайте отдельно по основному месту работы и отдельно по совместительству. А потом суммируйте получившиеся результаты.

Пример:

Светлов С. А. работает в ООО «Частный капитал» в должности товароведа. Его оклад составляет 25 000 руб. С 1 октября 2016 года он стал выполнять также работу кладовщика на условиях внутреннего совместительства на полставки. По штатному расписанию оклад кладовщика — 16 000 руб. Других выплат работник не получает.

С 10 июля 2017 года Светлову предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Сначала бухгалтер посчитал отпускные по основному месту работы. Расчетный период — с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года. С 1 по 28 сентября 2016 года Светлов был в ежегодном отпуске. За два дня, отработанных в этом месяце, Светлову начислили 2272,73 руб.

Всего за расчетный период работнику начислено:
25 000 руб. x 11 мес. + 2272,73 руб. = 277 272,73 руб.

Поскольку 11 месяцев Светловым отработаны полностью, количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, составит:
11 мес. x 29,3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. x 2 дн. = 324,2533 дн.

Сумма отпускных по основному месту работы бухгалтер рассчитал так:
277 272,73 руб. : 324,2533 дн. x 28 дн. = 23 943,12 руб.

Затем перешел к подсчету отпускных по работе по совместительству. В этом случае расчетный период — с 1 октября прошлого по 30 июня текущего года — Светловым отработан полностью. Заработок Светлова-кладовщика за это время составил 72 000 руб. (16 000 руб. x 0,5 x 9 мес.).

Сумма отпускных оказалась равна:
72 000 руб. : 29,3 дн. : 9 мес. x 28 дн. = 7645,05 руб.

Итого Светлову начислено 31 588,17 руб. (23 943,12 + 7645,05)

Отпуск после декрета

По общему правилу отпускные рассчитывают исходя из заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (п. 4 Положения № 922). Но женщина вправе взять очередной оплачиваемый отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком. Доходов за последний год у нее нет.

В такой ситуации для расчета отпускных возьмите 12 месяцев, предшествующих периоду, который исключается из расчетного — 12 месяцев, предшествующих декрету (п. 6 Положения № 922).

Оклад не используйте. Отпускные исходя из оклада рассчитывают, только если у работника не было заработка. Например, он идет в отпуск сразу после перевода из другой организации или перед отпуском у него сплошные командировки.

Пример:

Сотрудница ООО «Вектор» Михайлова С.П. с 21 апреля 2016 года по 2 июля 2017 года включительно была сначала в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. 23 июня 2017 женщина написала заявление на отпуск с 3 июля на 28 календарных дней (компания обязана предоставить).

За стандартный расчетный период с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года доходов у Михайловой не было. Поэтому возьмите период, предшествующий декрету, в который сотрудница ушла 21 апреля 2016 года. Значит, расчетный период — с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года.

Оклад сотрудницы в течение этого времени не менялся и составлял 20 000 руб. При этом Михайлова была в отпуске в период со 4 по 21 августа 2014 года (28 календарных дней), а заработок за отработанный в августе день составил 952,38 руб. Ее общий заработок составил:
20 000 руб. x 11 мес. + 952,38 руб. = 220 952,38 руб.

. Количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время, бухгалтер определил так:
29,3 дн. x 11 мес. + 29,3 дн. : 31 дн. x 3 дн. = 325,1355 дн.

Отсюда сумма отпускных составит:
220 952,38 руб. : 325,1355 дн. x 28 дн. = 19 027,96 руб

В месяце расчетного периода нет доходов, но есть учитываемые дни

В расчетном периоде сотрудник был в отпуске, причем так получилось, что в каких-то месяцах он не отработал ни одного дня. Например, отпуск был с 9 по 31 января или со 2 мая по 31 мая. В таком случае начислений в январе и мае у работника не будет. А вот те дни этих месяцев, которые не вошли в период отпуска, учтите.

В наших примерах — с 1 по 8 января, а также 1 и 9 мая. Ведь День Победы как праздничный день в число дней отпуска не входит.

Пример:

Сотрудник ООО «Сокол» Семенов П. А. идет в отпуск с 17 июля 2017 года на 14 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года. В этот период он также был в отпуске с 9 по 31 января. За этот месяц кроме отпускных ничего не начислили. А за другие месяцы он заработал 363 000 руб.

Сумму причитающихся отпускных бухгалтер компании определил так:
363 000 руб. : (29,3 дн. x 11 мес. + 29,3 дн. : 31 дн. x 8 дн.) x 14 дн. = 15 651,37 руб.

Рассмотрим на примере обратную ситуацию.

Пример:

Работник устроился в компанию 9 января 2017 года, а в июле идет в отпуск. За январь он получил полный оклад, так как отработал все 17 рабочих дней. И всю начисленную сумму включили в заработок для отпускных. Однако расчетный период — с 9 января по 30 июня. Поэтому в расчетный январь попадут не 29,3 дн., а 21,7387 дн. (29,3 дн. : 31 дн. x 23 дн.)

Уведомление о начале отпуска

Кодекс требует письменно уведомлять сотрудника о начале отдыха не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ). Но сообщать надо только об отпуске по графику. Если сотрудник уходит в отпуск в другое время, то уведомлять о начале отдыха не требуется (см. схему 1). Достаточно получить заявление и составить приказ