Электронное хранение документов. Использование бумажного архива неудобно и нецелесообразно

Не может не радовать тенденция последних лет максимально перевести документооборот организации в электронный формат. Многие компании уже отказались от бумажных документов во внутренней переписке, оставив лишь те, что проще вести в бумажном виде, чем в электронном (например, приказы по основной деятельности). Служебные записки, протоколы могут и должны быть электронными. Только когда доходит до отправки их в архив, возникают вопросы. Между тем, хранение электронных документов совсем не сложное и очень мало отличается от хранения бумажных.

Что такое электронный документ

Разберемся для начала с терминологией. Электронный документ имеет официальное определение. Оно содержится в федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (п. 11.1 ст. 2) и звучит так:

«электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Простыми словами, электронный документ – это документ, который проводит весь свой жизненный цикл в электронном виде. При этом не нужно путать его с электронной копией (сканом) бумажного документа. Хранение электронного документа тоже осуществляется в электронном виде!!! Не нужно его распечатывать, чтобы отправить в архив.

Очень легко разобраться на примерах:

Журнал регистрации документов в Excel – это электронный документ, а
скан-копия входящего письма, на которую привязывается к журналу – это не электронный документ, а всего лишь копия.

протокол, созданный в Word, задачи по которому проставлены в Outlook – это электронный документ, а
если протокол подписан председателем совещания на бумаге, а потом секретарь его отсканировала и разослала задания исполнителям по СЭД – этот протокол не электронный документ. Когда его отработают, то будут хранить на бумаге.

Таким образом, главное отличие электронных документов – их 100% существование в виртуальном пространстве. Электронные документы можно распечатывать, но это будет копия.

Удостоверяются электронные документы электронными подписями. Об этом будем говорить в ближайших статьях.

Хранение электронных документов в архиве

В целом хранение электронных документов осуществляется по тем же принципам, что и хранение бумажных. Отличаются только некоторые правила:

Формат электронного документа, помещаемого на хранение, должен быть неизменяемым. Проще всего сохранить его в.pdf.
Носитель, конечно, тоже будет отличаться. Проще всего хранить электронные документы на дисках, которые могут быть записаны только один раз. Но если организация не является источником комплектования гос. архива, то подойдут и флешки. Например, флешка-визитка достаточно плоская, чтобы ее можно было положить в конверт и сохранить таким образом.
Примерно раз в пять лет нужно просматривать весь электронный архив и, если нужно, перезаписывать его на более современные носители и менять формат тоже на более актуальный. Иначе есть опасность, что через несколько лет мы не сможем даже найти устройство, которое запустит наш носитель (привет тем, кто сохранил корпоративную информацию на дискетах;)).

Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то требования к ней и хранению электронных документов в ней строже: конвертировать файлы можно только в формат.pdf/a, носитель – только диск, причем каждый электронный документ помещается в архив не менее чем в двух экземплярах. Подробнее – в , п.п. 2.30 – 2.33.

Сроки хранения, номенклатура и описи

Неважно, является ли организация источником комплектования гос. архива или нет, хранение электронных документов она должна осуществлять в те же сроки, что и бумажные, и оформлять хранение тоже по правилам.

Со сроками все понятно: хранение электронных документов осуществляется по срокам, установленным те же самыми .

В номенклатуре дел электронные дела сопровождаются пометкой в графе «Примечание»: «Электронное дело».

Что касается описей, то Правила ведения архивов 2015 года предлагают формы описей именно для электронных документов. Про описи у меня есть . Общие правила ведения описей вы найдете в ней, сюда я вынесу форму описи и образец ее заполнения.

Обратите внимание: описи именно электронных документов сопровождаются приложением, в котором описывается содержимое каждой единицы хранения.

Организации могут использовать электронные хранилища документов, которые позволяют автоматизировать процесс управления документооборотом и делопроизводством в компании. Такие системы дают возможность создавать единые базы документов, программы облегчают процесс сканирования бумаг с автоматическим сохранением электронных копий в базе данных.

Программы учета документов должны обеспечивать надежное хранение электронных бумаг в виде записей в базе данных с возможностью мгновенного поиска информации по различным критериям. Электронный документооборот ведется за счет создания записи о документе, в которой описываются все необходимые параметры и вкладываются скан – копии документа или файлы.

Правила архивации

Понятия документооборота и электронного документооборота даны в пунктах 73, 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013, где документооборот – это движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, электронный документооборот – это обмен бумагами с использованием автоматизированной информационной системы. В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация на цифровом носителе, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Такой документ может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Организация в своей работе может использовать как бумажные, так и электронные форматы документов. Хранение бумаг возможно осуществлять и на бумажных носителях, и на цифровых. На сегодняшний день программные системы позволяют не только обеспечивать сохранность электронных документов, подписанных цифровыми подписями , но и осуществлять сканирование бумажных документов для перевода их в электронный формат.

Описание регулирования электронного хранения деловой и иной информации содержится в ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009; в частности, в пунктах 5.7, 5.8, 5.10, 5.12 Стандарта рассмотрены процедуры создания электронных копий бумаг, правила хранения информации, а также требования к обеспечению безопасности данных и защиты информации.

Если возникает необходимость в получении заверенных копий электронных данных, например, для использования в качестве доказательств, то данную выдачу возможно осуществить из электронных систем хранения в виде бумажных копий либо на электронных носителях. Как правило, такие копии должны быть заверены в соответствии с установленными требованиями как точные копии оригинала, с тем чтобы уменьшить вероятность их непринятия или оспаривания.

Процедуры создания копий хранимой информации должны быть задокументированы, например, возможно предусмотреть применение стандартных средств копирования и создание письменного подтверждения корректного процесса копирования.

Обратите внимание

Таким образом, даже если бумажный документ перевести в электронный формат, то такой документ не будет рассматриваться в качестве электронного и не сможет являться оправдательным в целях подтверждения правильности расчета налога на прибыль.

Также после сканирования бумажные документы могут быть уничтожены, однако следует учитывать, что возможны случаи, при которых следует сделать исключение и сохранить бумажный документ.

Процедуры обеспечения долговременной сохранности информации должны учитывать требуемые сроки хранения и ожидаемый срок службы систем хранения данных.

Не стоит забывать и о резервном копировании файлов и создании по крайней мере двух актуальных копий для использования в случае утраты или повреждения всей рабочей копии данных или ее части. Крайне важно, чтобы резервные копии включали в себя и всю взаимосвязанную информацию, с тем чтобы в случае полной утраты исходной системы можно было воссоздать заново законченную систему. Необходимо также предусмотреть защищенное удаленное хранение этих резервных копий.

Скан или оригинал?

Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что в бухучете первичные документы , регистры, финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

В то же время документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета , в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

Обеспечение безопасных условий хранения документов и их защиты от изменений возложено непосредственно на организацию. Обязанности компании по хранению документов закреплены и нормами НК РФ, в частности, подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, где определено, что фирма обязана обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов, если иное не предусмотрено НК РФ, в течение четырех лет.

Вопрос о хранении документов в бухгалтерском и налоговом учете был рассмотрен Минфином в письме от 26 декабря 2017 года № 07-01-09/86857. В ведомстве обратили внимание на то, что хранение документов в бухгалтерском учете регулируется Законом № 402-ФЗ, а в налоговом учете – НК РФ, основная задача организации заключается в том, чтобы обеспечить сохранность бумаг и их защиту от изменений, при этом различия между бумажными и электронными документами чиновниками не делается.

Возникает вопрос: могут ли, например, первичные бумаги, переведенные в электронный формат, служить подтверждением произведенных расходов в случае утраты бумажных оригиналов? И можно ли сканированную копию документа, помещенную в электронный архив, рассматривать в качестве электронного документа в целях налогового учета? Ответ ведомства был таким: документальное подтверждение расходов установлено пунктом 1 статьи 252 НК РФ. По мнению Минфина, электронные документы, обращающиеся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной подписью, исходя из положений Закона № 63-ФЗ признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных соглашением. И при оформлении первичных учетных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную подпись, при условии соблюдения требований Закона № 63-ФЗ (письмо Минфина России от 12 сентября 2017 г. № 03-03-06/1/58456).

В письме от 13 апреля 2015 года № 03-03-06/20808 Министерство финансов пояснило, что факсимильная, электронная копия , либо иным образом воспроизведенная подпись руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20 июня 2012 года № А12-13422/2011.

Таким образом, даже если бумажный документ перевести в электронный формат, такой документ не будет рассматриваться в качестве электронного и не сможет являться оправдательным в целях подтверждения правильности расчета налога на прибыль.

С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов. Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается! Некоторые руководители, анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!

Неоспоримые достоинства электронного документооборота

Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:

существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);

организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;

освободить офисные площади от груды бумаг;

наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;

наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форсмажоре, так и вследствие противоправных действий).

Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!

Незаменимость бумажных экземпляров документов

Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Речь, в частности, идет о:

счетах-фактурах, трудовых договорах и других формализованных документах (то есть таких, требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенных КЭП (квалифицированной электронной подписью);

доверенностях, договорах и некоторых других неформализованных документах, заверенных ЭП (простой электронной подписью).

Как мы видим, во всех перечисленных случаях упоминается электронная подпись. Она будет придавать документам юридическую силу, если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. Это соглашение, как показывает опыт, подписывается далеко не всегда. Если его нет, ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!

В качестве заключения

Итак, при сравнении электронного и бумажного документооборота организации мы приходим к выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так:

нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной;

к бумажным документам, на основе которых был создан электронный архив, нужно относиться максимально бережно.

Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?

Электронные документы вошли в нашу жизнь относительно недавно, поэтому говорить о возможности их сохранения на 50 и более лет можно только в теории. Однако гарантированно сохранить документацию на 10-20 лет можно, соблюдая все правила и законодательные нормы.

Проблемы долгосрочного хранения

Долговременное хранение электронных документов на физических носителях не представляется возможным: ведь они быстро устаревают. Достаточно вспомнить дискеты, которыми еще 10 лет все активно пользовались, а сегодня их и открыть-то негде на современных компьютерах. Так же в прошлое уходят и компакт-диски. И можно предположить, что и флешки скоро станут раритетом.

Мало сохранить документацию, важно еще суметь адекватно воспроизвести сохраненную информацию спустя много лет. А форматы электронных документов тоже изменяются с немалой скоростью (еще недавно Word-овские файлы имели расширение.doc, а сегодня это уже.docx). Предлагаются все новые редакторы, набирает популярность облачное хранение, и сложно прогнозировать, насколько современные форматы будут совместимы с технологиями будущего.

Способы хранения электронной документации

И все же, какие сегодня существуют способы сохранить важную документацию на длительный срок?

Локальный архив. Все документы просто складываются в одну папку на компьютере. Это может быть и отдельная сетевая папка, в которую могут “складывать” документы сотрудники разных направлений по локальной сети. Основные минусы такого варианта – низкий уровень безопасности и надежности, сложности в поиске и обеспечении доступа к конкретному документу в случае, если архив уже разросся до таких масштабов, когда вручную найти нужный файл уже невозможно.

Специальный электронный архив. Он позволяет обеспечить оперативный доступ к каждому файлу, сохранение связей между ними, дает возможности управлять правами доступа и гарантировать безопасность, а также своевременно переводить файлы в новые форматы. В электронном архиве все важные документы объединены в одну систему, где ничего не потеряется, и где можно в любое время быстро отыскать нужный файл благодаря четкой и понятной структуре каталогов.

А что говорит закон о хранении электронных документов?

Хотя закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» был принят еще до того, как началось активное развитие электронного документооборота, он по-прежнему актуален: ориентируются именно на его положения. А в остальном государству не принципиально, как хранятся те или иные документы, главное, чтобы соблюдались требования ФЗ: электронные архивы им не противоречат.

Автоматические системы управления документами

Информация как таковая со временем превратилась в полноценный ресурс производства, Сегодня ее качество во многом определяет эффективность управления, и для этого на предприятиях активно внедряются автоматические системы.

Автоматизированное управление

Для современного предприятия в целом – это важнейшая функция, без которой практически невозможно вести целенаправленную деятельность. Если же брать автоматические системы управления документами (АСУД), то основным их назначением является подготовка, согласование и обработка документов организации, а результатом внедрения – освобождение сотрудников от некоторых рутинных операций и, как следствие, ускорение всех производственных процессов и повышение конкурентоспособности.

С помощью автоматической системы можно обрабатывать входящие, исходящие, организационно-распорядительные и архивные документы.

Основные функции, выполняемые АСУД:

автоматический ввод данных и уменьшение за счет этого количества возможных ошибок;

регистрация входящей и исходящей корреспонденции и последующее перенаправление ее в необходимое подразделение;

осуществление многоуровневого контроля за исполнением документов, отслеживание сроков;

поиск и подбор документов, сохранение поисковых запросов, формирование отчетов;

анализ документооборота организации с целью его оптимизации и снижения затрат на его ведение, формирование статистических сводок.

Автоматические системы управления документами могут использоваться в двух целях. С одной стороны, они обеспечивают привычный (традиционный) порядок документооборота, но на новом, качественном, уровне. С другой – помогают постепенно перейти от бумажной к безбумажной технологии обработки информации.

В любом случае внедрение АСУД несет предприятию определенную пользу. По данным некоторых исследований, автоматическая обработка документации приводит к улучшению и ускорению обслуживания клиентов, к росту эффективности работы подразделений и значительному снижению уровня запасов.

Какую выбрать АСУД для своей организации

Существует множество программ для автоматизации управления документами. Выбор той или иной зависит от объема документооборота, от масштабов деятельности, а также от финансовых возможностей.

Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя.

Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство, и работают с различными видами документов, в том числе с юридически значимыми. Охватывают стадии от создания и получения до перемещения и копирования. СЭД внедряются на предприятиях с большим объемом документооборота.

Корпоративные системы управления делопроизводством (КСУД) – универсальные, но в то же время более сложные системы в техническом и организационном плане. Работают со всеми типами документов. Предназначены для использования всеми структурами учреждения.

Разработка регламента электронного архива

При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.

Кроме того, создание регламента необходимо и в рамках соблюдения действующего законодательства и соответствующих правил. Это нужно, в том числе для того, чтобы обеспечить интеграцию и взаимодействие архива с уже существующими информационными системами. Как внутренними (в рамках предприятия), так и внешними (существующими у других предприятий и органов).

Процесс создания регламента электронного архива делится на несколько этапов. Среди них:

анализ структуры будущего архива;

непосредственная разработка регламентов и процедур по работе с архивом (при этом особое внимание уделяется учету требований действующего законодательства и соответствующих норм и правил);

разработка стандартов и правил хранения документации и управления архивом;

разработка внедрения архива в компании.

Каждый из перечисленных этапов делится на реализацию более мелких задач. В частности, анализ подразумевает определение:

баз данных и документов, подлежащих хранению;

структуры хранимых документов;

сценариев, по которым в дальнейшем предполагается работа с документами;

разработчиков и потребителей документации.

Дальнейшая разработка регламентов подразумевает создание алгоритмов:

архивации документов в соответствии с их видом и назначением;

жизненного цикла (от создания до уничтожения документации);

работа с архивом (не только непосредственно с документами, но и с другими системами);

накопления и использования базы данных;

защиты и создания информационной безопасности.

При разработке регламента электронного архива необходимо учесть:

форматы хранения документации;

структуру архива;

стандарты обработки документов и их оформления;

создание графика и регламента, касающихся основных работ с документами;

шаблоны отчетов для оценки основных показателей функционирования;

стратегии доступа и сценарии защиты.

Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

По истечении обязательного срока хранения документы организации – как коммерческой, так и государственной/муниципальной подлежат уничтожению. Исключением из правил будут только документы, срок хранения которых не ограничен – т.н. документы постоянного хранения (например, годовая бухгалтерская отчетность или личные дела работников). Подлежат уничтожению и электронные документы, причем порядок и процедура уничтожения, сроки хранения точно такие же, как и для документов на бумаге.

Как определить сроки хранения и уничтожения документов

Основные нормативные акты регулирующие сроки хранения бумаг:

Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле»;

Перечень типовых управленческих документов…с указанием срока хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000);

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года Об утверждении Перечня типовых управленческих документов…с указанием срока хранения.

Важно! Определять сроки хранения и, соответственно, сроки уничтожения документов любого типа нужно предельно внимательно. Дело в том, что списки в Перечне от 2000 года (утв. Росархивом) и Перечне от 2010 года (утв. Минкультом) существенно различаются. При этом документы, датированные до 2010-го года, хранятся и уничтожаются (сдаются в архив) в соответствии с Перечнем Росархива, тогда как датированные позднее – в соответствии с Перечнем из Приказа Минкульта.

Как уничтожать документы: этапы процедуры

Как таковая процедура уничтожения документов в нормативных актах регламентируется только опосредованно. Порядок действий организации должен быть примерно следующим:

формирование экспертной комиссии (соответствующим приказом по организации);

проведение экспертизы (частота – раз в год);

составление перечня документов, подлежащих уничтожению;

уничтожение и составление акта о нем с указанием списка документов.

Экспертиза – ключевой этап процедуры уничтожения документов – предполагает не только определение факта истечения срока хранения документа, но и его ценности с точки зрения сохранности информации. Кроме того, в ходе изучения дел ищутся и дублирующие документы, копии, оказавшиеся подшитыми к делам – их тоже уничтожают.

Когда нужно уничтожать документы

В соответствии с действующим законодательством, в частности, перечнями, утвержденными Росархивом и Минкультом РФ, срок уничтожения уже не подлежащих хранения документов не ограничен. Рекомендуемая частота созыва экспертной комиссии – раз в год (в течение года, как правило, накапливаются и бухгалтерские документы, и ряд других, срок хранения которых истекает.

Что касается собственно физического уничтожения, законы не дают никаких разъяснений. Для крупных объемов документов выгодней аутсорсинг уничтожения – с оформлением в этом случае проблем не будет. Небольшие объемы уничтожаются на месте – с помощью шредера, например. Для удаления электронных документов тоже имеет смысл привлечь специалистов – хотя бы потому что уничтожение предполагает и стирание скрытых и случайных копий.

Хранение документов в электронном виде предполагает несколько иную философию и логику, нежели размещение их в обычном «бумажном» хранилище. Для начала разберёмся, что же представляет собой хранение документов в электронном виде. Итак, мы знаем, что документооборот - это комплекс процессов, определённых ГОСТом Р 51141-98 по работе с документами в компании.

Документооборот обычно включает следующие процедуры:

Приём документа;
Его регистрацию;
Рассылку;
Контроль исполнения документа;
Формирование дел на основе того или иного классификатора;
Хранение документации;
Повторное использование документации;
Справочная работа различного профиля.

Таким образом, электронное хранение документов должно обеспечивать возможность реализации всех этих процессов. Электронный документооборот предполагает реализацию концепции «безбумажного делопроизводства», то есть создание такой информационной среды в компании, которая предполагает единый электронный механизм создания и реализации документов.

Что собой представляет электронный документ?

Это документ, созданный с помощью тех или иных средств компьютерной обработки данных. Электронный документ характеризуется форматом, возможностью записи на любые носители, а также возможностью подписи с помощью ЭЦП. Именно электронная цифровая подпись делает документ документом, а не просто информационным файлом. Электронная цифровая подпись является аналогом собственноручной подписи ответственного лица и в дополнение - средство контроля целостности и подлинности электронного документа.

Машиночитаемый документ

Машиночитаемый документ, в свою очередь - это документ, который может быть считан с помощью компьютерной системы и записанный на тот или иной носитель в электронном виде.

Таким образом, хранение документов в электронном виде предполагает комплекс мер, предусматривающих не только их классификацию, обеспечение надёжности сохранения данных и целостность системы, но и программно-аппаратные решения (ЭЦП), превращающие информационные ресурсы в документы, обладающие реальной силой с точки зрения действующего законодательства Российской Федерации. Также хранение документов в электронном виде предполагает ряд мер для оптимизации рабочих процессов, то есть программно-аппаратное внедрение системы документооборота.

Любая организации, необходимо вести документацию

Чем о более крупной компании идет речь, тем более крупным будет документооборот, тем больше будет документов, подлежащих хранению в архиве. И тем привлекательнее выглядит возможность . Долгое время российские предприятия, организации, фирмы хранили (а некоторые продолжают хранить до сих пор) документацию в электронном виде. Однако в последнее время, в виду того, что хранение бухгалтерских документов в электронном виде имеет массу преимуществ, все больше компаний с каждым годом планируют оцифровать архив.

Использование бумажного архива неудобно и нецелесообразно:

Хранение документов в электронном виде выглядит в этом плане более привлекательно. Во-первых, на поиск документа в бумажном архиве приходится затрачивать массу времени. Если же один и тот же документ вдруг становится нужен сразу нескольким сотрудникам, приходится делать его копию. Кроме того, бумажные архивы очень хрупки - частое обращение к бумажным документам приводит к повреждению документов. Нередко случаются и потери, когда документ после использования по ошибке отправляется в другое место. Хранение первичных документов в электронном виде, хранение бухгалтерских документов в электронном виде (равно как и любых других документов) лишено всех этих недостатков - вы всегда сможете быстро найти нужный документ, при необходимости его распечатать и использовать.

Обращайтесь к профессионалам

Определившись с тем, что хранение документов в электронном виде для вас является наиболее целесообразным, стоит определиться с тем, кто именно будет оцифровывать архив, а также с тем, где впоследствии будет осуществляться хранение бухгалтерских документов в электронном виде. И в том, и в другом случае разумнее довериться профессионалам. Обращение в архивную компанию «Столичный Архивист» позволит вам обеспечить быструю, профессиональную оцифровку, и грамотное, надежное хранение документов в электронном виде.

Стоит осветить и финансовую сторону вопроса

Хранение документов в электронном виде в архивной компании, разумеется, не будет бесплатным. К сожалению, многие компании, фирмы пытаются сэкономить на услугах профессионалов... и в результате сталкиваются с необходимостью больших трат. Потеря или порча важных документов может вести к достаточно большим штрафным санкциям, как впрочем и любые другие нарушения в области документооборота. Если вы уверены, что эти напасти обойдут вас стороной, стоит подумать о том, в какую сумму вам обойдется аренда помещения для хранения архива. А ведь это помещение можно использовать и более эффективно.

Отдельно стоит отметить

Хранение первичных документов в электронном виде, хранение бухгалтерских документов в электронном виде существенно облегчает процесс наиболее рационального использования документации - сэкономленное на поиске определенного документа время сотрудники вашей компании смогут потратить более эффективно, на решение целевых задач вашего бизнеса.

Почему мы?

Если вы не хотите отвлекаться от своего бизнеса на решение сопутствующих задач, если хотите обеспечить правильное, соответствующее законодательству РФ хранение документов в электронном виде, обращайтесь в архивную компанию «Столичный Архивист» - мы быстро отсканируем все документы, рассортируем и обеспечим надежное их хранение.

В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов - это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это - не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов - это не архив. А электронный документ - это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах .

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015). Правила 2015 - основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа - набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

в графе «Примечание» (Пример 1);
в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи - это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием - переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно - было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело - один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива - компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

наименование организации (полное, сокращенное);
номер фонда;
номер описи электронных дел, документов;
номер дела по описи;
отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
крайние даты документов электронного дела;
дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив - самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы - архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница - в ней отсутствует графа «Срок хранения».

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.