Обязанности отдела кадров. Должностная инструкция начальника отдела кадров

Виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура
* группировка документов
* требования к , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации,
* ответственность к ведению кадровой документации.

Что такое кадровая работа?

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Отдел кадров (далее – Отдел) является обособленным структурным подразделением организации (далее – Организация).
1.2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.
1.3. Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.
1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.
1.5. Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее – Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.
1.6. На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.
1.7. Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации. 1.8. Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

2.1. Подбор и расстановка кадров.
2.2. Учет личного состава и ведение кадровой документации.
2.3. Контроль соблюдения дисциплины труда.
2.4. Повышение квалификации работников.
2.5. Проведение аттестации.
2.6. Формирование кадрового резерва.
2.7. Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.
2.8. Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

3. ФУНКЦИИ

3.1. Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.
3.2. Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.
3.3. Разработка штатного расписания.
3.4. Документирование приема, перевода, увольнения работников.
3.5. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
3.6. Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел,
подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.
3.7. Документальное оформление служебных командировок.
3.8. Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.
3.9. Ведение учета работающих в организации военнообязанных.
3.10. Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.
3.11. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
3.12. Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации.
3.13. Организация и участие в аттестации работников.
3.14. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.
3.15. Составление планов повышения квалификации работников.
3.16. Организация табельного учета.

Отдел имеет право:
4.1. Получать от структурных подразделений, Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.
4.2. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.
4.3. Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.
4.4. Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.
4.5. Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.
4.6. Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
4.7. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.
5.2. На Руководителя возлагается ответственность за:
5.2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями.
5.2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины.
5.2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и соблюдение правил пожарной безопасности.
5.2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и других документов.
5.2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ

Для выполнения функций и реализации прав кадровая служба взаимодействует:
6.1. Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.
6.2. С юридическим отделом – для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.
6.3. С бухгалтерией – по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.
6.4. С информационно-техническим отделом Организации – по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.

7. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ

7.1. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ КАДРОВОГО ОРГАНА, ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ

Производство каждой страны и каждой отрасли зависит от ряда факторов. Одним из важнейших факторов, влияющих на уровень производительности труда, а, следовательно, и эффективности производства, являются кадры (персонал) предприятия.

Кадры - наиболее ценная и важная часть производительных сил общества. В целом эффективность предприятия зависит от квалификации служащих, их расстановки и использования, что влияет на объем и темпы прироста вырабатываемой продукции, использование материально- технических средств. То или иное использование кадров прямым образом связано с изменением показателя производительности труда. Рост этого показателя является важнейшим условием развития производительных сил страны и главным источником роста национального дохода.

Так как же заставить рабочую силу работать наиболее эффективно? Ответ на этот вопрос лежит в основе любой кадровой политики.

Цель данной работы состоит в раскрытии роли кадровой службы в организации.

Для достижения данной цели требуется решить ряд задач:

1. раскрыть сущность кадровой политики;

2. выявить основные принципы построения кадровой службы организации;

3. показать роль службы отдела кадров в управлении персоналом.

Предметом исследования является кадровая служба предприятия. Объектом - управленческая деятельность этой службы.

1.Кадровая служба организации

1.1. Понятие кадровой службы

Кадровая служба предприятия - совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятия вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, технические исполнители), призванные управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Этапы формирования кадровой службы предприятия:

1. Структуризация целей системы УП.

2. Определение состава функций управления, позволяющих реализовать цели системы.

3. Формирование состава подсистем оргструктуры кадровой службы.

4. Установление взаимосвязей между подсистемами оргструктуры кадровой службы.

5. Определение прав и ответственности подсистем.

6. Расчет трудоемкости выполняемых работ и численности персонала кадровой службы предприятия.

7. Построение конфигурации оргструктуры кадровой службы предприятия.

1.2. Роль и место кадровой службы в достижении целей организации Роль и значение кадровых служб повышались по мере возрастания роли человеческого фактора на производстве, сложности выживания и достижения финансового успеха фирм в современной рыночной экономике. Так, в 20-х годах текущего века задачи специалистов по управлению персоналом концентрировались в основном на вопросах социальной психологии по разрешению конфликтов между персоналом и администрацией, представляющей интересы субъекта собственности. В послевоенный период и вплоть до 60-х годов функции кадровых служб сосредоточивались на проблемах производственного персонала ("синих воротничков"), причем функциональные задачи еще не имели предметной определенности.

Следует иметь в виду, что кадровая служба на капиталистических предприятиях в течение многих лет считалась вспомогательным подразделением.

В середине XX в. на частных и государственных предприятиях Запада под влиянием профсоюзного движения, социального законодательства, коллективных переговоров и общего экономического роста, позволившего улучшить социальный статус трудящихся, кадровая служба постепенно расширила свои функции. К существовавшим ранее техническим, обязанностям сотрудников отделов (управлений) кадров, как-то: прием на работу, организация профессиональной подготовки, изучение квалификации работников, увольнение с работы, юридические вопросы, оформление продвижения по службе и т.п. - добавилась функция "человеческие (социальные) отношения" в качестве самостоятельного направления работы.

По мере образования специальных отделов и управлений по вопросам социальных отношений (человеческих отношений, трудовых отношений) стала вырисовываться политически значимая функция работников службы кадров, которым надлежит вступать в контакты с профсоюзными организациями, предупреждать возникновение конфликтов и предлагать администрации предприятий соответствующую линию поведения. Благодаря сочетанию технических и политических функций кадровая служба на Западе встала в один ряд с другими службами предприятия.

По мнению западных ученых и специалистов, когда на современных предприятиях возникают технологически замкнутые системы производства, социально-трудовые отношения приобретают децентрализованный характер, основное значение в них придается месту и роли личности в коллективе. Отсюда меняются и функции кадровой службы, которая перестает быть "пожарной командой" для тушения очагов социальной напряженности. Отныне ее главной задачей становится разработка политики занятости, позволяющей на всех уровнях воспринимать необходимые технологические нововведения. Разработка этой политики включает в себя такие элементы, как переподготовка кадров, их продвижение, оценка работы и т.п. Ставится задача на всех уровнях поощрять овладение другими специальностями и готовность к учебе. В организационном плане кадровая служба должна стремиться к децентрализации и сокращению иерархических ступенек при решении тех или иных вопросов.

Начиная с 70-х годов в США утвердилось понятие "человеческие (людские) ресурсы", а большинство фирм и компаний отказалось от традиционного наименования кадровых служб "управление персоналом", заменив его на "управление людскими ресурсами". Смена названия отразила расширение функций кадровых служб и возросший профессионализм "кадровиков", а также закрепила ряд нововведений в методах кадровой работы.

Для многих эффективно функционирующих организаций главным сегодня является вопрос о том, как преодолеть разрыв между развитием инновационных стратегий, созданием новых продуктов, организационных структур, с одной стороны и правильного использования и развития трудового потенциала - с другой. Особую роль здесь играют службы персонала. Сегодня по своим функциям, уровню, профессиональной компетенции работников, техническому оснащению, используемому методическому инструментарию службы управления давно переросли те офисы по хранению кадровой информации, с которых их деятельность начиналась много лет назад.

Происходящие изменения не означают, что традиционные функции отделов кадров исчезнут. Набор на работу, подготовка, вопросы, связанные с заработной платой, распределением льгот, а также отношениями в промышленности (industrial relations), по-видимому, всегда останутся в ведении служб управления персоналом. Вместе с тем радикально трансформируется "контекст", в котором выполняются эти функции. Так, в связи с повышением значения децентрализованного принятия решений, планов участия рабочих в управлении и капитале при одновременном сокращении уровней управления отдел кадров должен обеспечить как рядовых сотрудников, так и руководство активным линейным участием и услугами консультационных служб. Службы управления персоналом, вероятно, станут меньше по размеру, но при этом будут укомплектованы более квалифицированными людьми с высоким уровнем образования. Эти службы призваны обеспечить более полное сочетание интересов работников с интересами организации, повышение их заинтересованности в росте эффективности труда и улучшении количественных и качественных его показателей. Одновременно эти службы должны следить за ростом кадров, их подготовкой к постоянно меняющимся условиям производства.

Службы управления персоналом в настоящее время должны рассматриваться в числе ведущих структурных подразделений организации.

1.3. Функции, полномочия и основные роли кадровых служб

Основным содержанием работы КС стало, во-первых, обеспечение организации трудовыми ресурсами высокого качества (планирование потребности, активные методы отбора и найма, управление потерями, анализ текучести и т.п.); во-вторых, развитие кадров (подготовка и повышение квалификации, планирование карьеры, оценка и др.); в-третьих, их поддержка и стабилизация (совершенствование стимулирования труда и социальных выплат, медицинского обслуживания, техники безопасности).

Об этом можно судить по перечню направлений деятельности кадровых служб. Значительная часть времени расходуется на решение штатных проблем (набор, отбор, ориентация, оценка, дисциплина). Следующее по величине направление - компенсации и пособия, далее - обучение, повышение квалификации и, наконец, трудовые отношения. Другие направления деятельности занимают 5% и менее времени в работе отдела управления персоналом.

Распределение фонда времени между функциями, связанными с управлением персоналом, показано в табл. 10.1.1.

Таблица 10.1.1. Распределение фонда времени между функциями, связанными с управлением персоналом *

Функции управления персоналом Затраты времени, %

Трудовые отношения 17

Учет и делопроизводство 10

Программы управления персоналом 24

Организация заработной платы 16

Условия труда, ТБ 10

Обучение персонала 9

Программы равных условий занятости 8

Вахтенные службы, обеспечение секретности 5

* Консультант директора. 1995. № 8. C. 18-19.

Распространено мнение, что некоторые работники любого предприятия имеют привилегии. К примеру, кадровую службу хают за бездеятельность. Мол, сидят на месте, пользы не приносят. Так ли на самом деле? Давайте рассмотрим, что входит в обязанности отдела кадров. Сможет ли с ними справиться человек ленивый и малограмотный.

Структура анализа

Сразу следует предупредить, что изучить обязанности отдела кадров не так-то просто. Они многочисленны и специфичны. Есть среди них самые простые операции, которые видит любой работник. Существуют и другие. О них знают только работники данного структурного подразделения. А остальным людям эти функции представляются мифическими, ненужными, даже странными. Давайте разобьем материал на абзацы, посвященные каждый одному из направлений работы кадровика. Мы станем изучать только общие функции. Ведь в зависимости от собственника и отрасли предприятия они дополняются новыми. Так, обязанности отела кадров государственной организации существенно отличаются от тех же на частном производстве. Если брать работу на заводе с опасными циклами, она не походит на ту, что ведется в торгующей структуре. Везде есть своя специфика. Она влияет, кстати, и на обязанности начальника отдела кадров. Но обо всем по порядку.

Подбор и расстановка персонала

Любое предприятие начинается далеко не с вешалки. Первый шаг – создание его структуры. На этом этапе составляется таблица специального образца, в которую заносят данные о нужных для производства специалистах, уровне их квалификации и количестве. Это важнейший документ, на который опираются в своей работе начальство, бухгалтерия, экономисты. Формирование его входит в обязанности отдела кадров. Когда документ подготовлен, выверен, утверждён, начинается подбор персонала. Для этого организуются собеседования или конкурсы. Кадровик обязан по результатам беседы сделать вывод о том, подходит ли человек для работы на предприятии или нет. Он оценивает уровень квалификации, моральные качества, коммуникабельность, инициативность и многое другое. На самом деле список критериев утверждается руководством организации. Он может быть достаточно широким. Инспектор отдела кадров доводит до начальства свои выводы и рекомендации. То уже принимает решение.

Документооборот

Бумажек в описываемом деле очень много. Даже еще больше. Кадровик обязан на каждого работающего завести специальную карточку. В нее вносится вся информация о человеке от персональных данных до индивидуальных особенностей. Кстати, неформально начальство ждет от кадровика полной информации о работниках. Скажете, сплетни собирают? А если вам премию ко дню рождения выдают, то радуетесь? А ведь таковые мелочи лежат на плечах инспектора отдела кадров. Назначение на должность, внутренние переходя, увольнения оформляются специальными приказами. Их составляет кадровик. Все документы требуется составлять в строгом соответствии с законом. Ведь каждый влияет на судьбу живого человека. Например, начинает труженик себе пенсию по возрасту оформлять, а у него требуют справки с того или иного места работы. Выдаются они на основании документов, которые были подготовлены кадровиком. Сделал последний ошибку, работнику могут стаж не учесть для расчета пенсии.

Трудовые книжки

Как правило, начальник отдела кадров сам несет ответственность за сохранность всех документов. Хотя, если структурное подразделение большое, то его работники отвечают за свой блок. Одним из важнейших является ведение записей в трудовых книжках. Для работающих этот документ является первичным, основным. Ведь именно в нем находятся все сведения и трудовом пути человека, поощрениях и наказаниях. В этих маленьких книжицах судьбы людские и шанс на спокойную старость. Поэтому записи в них следует делать аккуратно, формулировками, соответствующими законодательству. Каждая визируется ответственным лицом. В больших организациях им является начальник отдела кадров, в малых – руководитель. Кроме того, каждая запись заверяется печатью. Последняя должна содержать все реквизиты предприятия. В трудовые книжки, в специальных разделах заносят сведения о государственных наградах, серьезных взыскания. Назначенное лицо несет персональную ответственность за правильность сведений.

Работа с персоналом

Большой блок деятельности данного структурного подразделения касается усовершенствования взаимодействия в коллективе. Подразумевается изучение деловых и личностных качеств работников. Составление характеристик. Анализ данных, на основании которого вносятся предложения о перераспределении обязанностей или персональном переводе человека на иное место. Кроме того, кадровики занимаются организацией по вопросам повышения квалификации тружеников. В эту работ входит учет, план учебы, направление на курсы или приглашение лекторов и контроль. Работа, сами понимаете скрупулезная и сложная. Ведь инспектор отдела кадров, ею занимающийся, обязан с каждым поговорить, убедить, иной раз и заставить делать то, что необходимо.

Обязанности начальника отдела кадров

Руководитель структурного подразделения распределяет обязанности между работниками и контролирует их выполнение. Он является лидером и самым квалифицированным специалистом одновременно. Естественно, этот человек обязан знать всю структуру работы, понимать, что и зачем делается. В процессе контроля он делает замечания работникам, подсказывает, обучает. За результат деятельности отдела он несет персональную ответственность. То есть ошибка специалиста ударяет и по репутации (и кошельку) начальника. Руководитель отдела визирует все документы, проверяет законность их составления. Кроме того, в его обязанности входит формирование стратегии кадровой работы на предприятии.

Поощрение и наказание

Данные меры дисциплинарного влияния документально формируются в отделе кадров. То есть, на плечи специалистов ложится работа по расследованию проступков, их правильному оформлению, доведению до сведения работника. Меры дисциплинарного взыскания – дело очень сложное. Просто начальнику предприятия сказать слово «выговор». А вот так его оформить, чтобы никакой суд не отменил сложно. Для этого необходимы специальные знания. В бумагах такого толка множество тонкостей. Если вы думаете, что с поощрениями легче, то ошибаетесь. Отдел готовит наградные документы. Для каждого вида поощрения есть собственные ограничивающие условия. Все их необходимо знать до тонкостей, чтобы подсказать руководителю, какая награда «пройдет» ценз, а в какой откажут.

Документы отдела кадров

Как и любое структурное подразделение, описываемое, имеет собственную специфику. Во первую очередь, необходимо написать и утвердить положение о кадровой службе. В нем детально прописываются все его функции, права и обязанности. Если отдел небольшой, то пишется инструкция отдела кадров. В принципе, содержание у нее то же, что и у положения. Кроме того, необходимо составлять планы работы. Перспективный содержит мероприятия с длительным сроком исполнения. В ежемесячный (ежеквартальном) работа детализируется. Туда вносятся пункты по всему спектру функций. Однако опытный кадровик на этом не останавливается. Ему еще нужны планировочные таблицы. К примеру, в государственных учреждениях в них вносятся перспективные даты смены рангов, учета стажа и так далее. Каждое таковое изменение фиксируется приказом. На его основании бухгалтерия увеличивает заработную плату работника. В частном секторе тоже существуют собственные нюансы таковой работы. Возвращаясь к началу статьи, ответьте: сможет ли обязанности отдела кадров выполнять лодырь с низким уровнем образования?

Ответственность за подбор сотрудников фирмы целиком ложится на менеджера по кадрам. Процесс подбора и оценки персонала столь же точен, как и любая другая управленческая деятельность.

На пути к успеху фирмы кадры действительно решают если не все, то очень многое, и основатели фирмы это хорошо понимают. Рост конкуренции, совершенствование технологий, борьба за потребителя и качество продукции заставляют руководителей фирмы по-новому рассматривать комплекс вопросов управления. Изменяются и требования к работнику. Человеческий потенциал, способность руководителя правильно поставить цель и эффективно распорядиться трудовыми ресурсами превращаются в главный фактор успеха организации. Трудовые ресурсы - это все работники фирмы, в том числе производственный и управленческий персонал (руководители и специалисты).

Особую роль в привлечении в организацию высокопрофессионального персонала, и повышении производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработке и реализации программы развития кадров организации, выявлении способов управления человеческими ресурсами и развитием трудового потенциала в настоящее время играют кадровые службы - центры по разработке и реализации стратегии фирмы по труду.

Это значит, что кадровая работа уже не рассматривается как чисто административная (оформление приказов на зачисление работников, подобранных вышестоящим менеджером, хранение кадровой информации и т.п.) и осуществляющаяся независимо от других управленческий функций.

В настоящее время она должна оказывать помощь в развитии бизнеса посредством найма высококвалифицированных работников, планировании карьеры, оценки производственной деятельности и совершенствовании оплаты труда.

Кадровая служба должна знать хозяйственные потребности организации и в связи с этим рассматривать свою деятельность во взаимодействии с другими службами и подразделениями. Результатом деятельности кадровой службы должны стать большая вовлеченность людей в бизнес, знание своих обязанностей и ответственности, развитие трудового потенциала, благоприятный психологический климат. То есть происходит процесс, когда функция кадрового управления человеческими ресурсами меняется от пассивного содействия к активному решению в хозяйственных вопросах организации.

Кадровый менеджмент, то есть работа с персоналом, рассматривает людей как достояние организации, активы организации, человеческий капитал, ресурс, который, как и другие ресурсы, надо эффективно использовать для достижения целей фирмы; он предполагает меньший контроль за работниками, но большую мотивацию и стимуляцию труда. Важность этой работы очевидна.

Основными целями работы кадровой службы:

1. Анализ рынка труда. Рынок труда -- важная многоплановая сфера экономической и экономико-политической жизни общества. На рынке труда получает оценку стоимость рабочей силы, определяются условия ее найма, в том числе величина заработной платы, условия труда, гарантия занятости, возможность получения образования, профессионального роста и т.д.

2.Формирование кадров организации (планирование, набор, отбор и наем, адаптация работников, высвобождение, анализ текучести и т.п.);

3.Безусловная ориентация на требования законодательства о труде;

4.Развитие работников (профессиональная ориентация и переподготовка, оценка профессиональной деятельности персонала, организация продвижения по службе);

5.Анализ затрат и результатов труда;

6.Совершенствование организации труда и его стимулирование;

7.Создание хорошего социально- психологического климата.Климат коллектива представляет собой преобладающий и относительно устойчивый психический настрой коллектива, который находит многообразные формы проявления во всей его жизнедеятельности

8.Создание безопасных условий труда. Безопасность труда - состояние условий труда, при котором исключено воздействие на работающих опасных и вредных производственных факторов.

9.Разработка системы мотивации труда. Мотивацию можно считать одним из методов управления, составной частью процесса управления, направленных на достижение конкретной цели менеджмента- заставить людей эффективно трудиться.

10.Учет не только текущих, но и перспективных потребностей организации в персонале, исходящих из задач его развития, прогноза рыночной конъюнктуры и тенденции естественного движения рабочей силы;

11.Широкое сотрудничество с профсоюзами;

12.Разработка социальной и пенсионной политики организации;

13.Разрешение конфликтов;

14.Максимальная забота о каждом человеке, уважение его прав, свобод, достоинства;

15.Система вознаграждения.

Е.О. Остюкова, Л.А. Каирова, студентки

З.В. Якимова

науч. рук., канд. психол. наук, доцент

Владивостокский государственный университет экономики и сервиса

г. Владивосток

Кадровое делопроизводство в любой организации занимает одну из главных ролей.

В большинстве случаев это объясняется очень пристальным вниманием органов надзора и контроля. От того на сколько организация ведения кадрового учета отвечает формальным признакам по выполнению всех требований и соответствует нормам, зависит насколько кадровое документообеспечение способно стать реальным инструментом и помощником для ведения и управления бизнесом.

В настоящее время успешный и эффективный менеджмент персонала не может осуществляться без хорошего знания нормативных документов. Существуют нормативные правовые акты федерального уровня, которые регулируют правила поведения людей на работе, перечень и порядок выполнения ими своих обязанностей, также трудовое законодательство устанавливает количество времени, которое работники должны затрачивать на выполняемую ими работу и уделять своему отдыху; права и обязанности сторон трудового договора; порядок оплаты труда работников и т.д.

Однако у работодателей существует свой важный инструмент кадровой политики - это локальные нормативные акты. Согласно ст.8 ТК РФ «работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями». С одной стороны, данные документы не должны ухудшать положение работника и снижать уровень его прав и гарантий по сравнению с действующими федеральными законами, с другой стороны, диапазон вопросов, которые регулируют локальные нормативные акты, очень широк. В него входят такие вопросы, как конкретные режимы и расписание работы в организации; размер оплаты труда, включая премии, доплаты и надбавки; перечень профессиональных и должностных обязанностей работника и др.

Основной функцией кадровой документации является оформление и закрепление трудовых отношений. Трудовые отношения согласно ст. 15 ТК РФ - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором .

Как уже говорилось в статье, локальные нормативные акты не должны снижать уровень положения работника в организации, поэтому согласно ТК РФ управление персоналом и организация труда должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Однако, к большому сожалению, не все руководители уделяют достаточно внимания этому вопросу. В большинстве случаев о вопросе учета кадров руководители организаций начинают вспоминать тогда, когда к ним с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов либо когда бывший сотрудник обращается в суд с иском. В таких ситуациях исправление ошибок может понести больших финансовых и временных затрат, которые не всегда помогут одержать победу и принести успехов решении вопроса. Именно это показывает, на сколько важно организовать правильное ведение кадровой документации, в том числе при оформлении трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Трудовые договоры, которые заключаются с работниками, также могут стать провокаторами трудовых споров - если при их составлении работники кадровой службы не уделяли должного внимания возможным последствиям при включении в договор тех или иных условий; либо они могут стать страховкой как для работника так и для организации от нарушения прав и интересов одной из сторон трудовых отношений. Из этого следует, что одним из залогов успешного существования организации является серьёзное отношение руководства предприятия к нормам трудового законодательства, отличное знание сотрудников, занимающихся вопросами кадрового делопроизводства своих компетенций, а также руководители должны уделять достаточно внимания обучению и профессиональному развитию сотрудников кадровой службы.

Кадровая служба - это своего рода внутриорганизационная страховая компания, цель которой - это предохранить своего работодателя от санкций со стороны надзорных органов и проигранных судебных споров, для чего нужно уметь решать следующие задачи:

Вовремя предостеречь руководство организации от действий, которые могут идти против норм закона, и уберечь от соответствующих рисков;

Предложить руководителю организации такие варианты решения вопросов, которые приблизят наиболее близко к желаемым результатам .

Также в работе кадровика очень важно не только четкое оформление документов, но и их регистрация и хранение дел. Этот процесс позволяет создать базу, которая поможет доказать свою правоту и обеспечит выигрыш в любом трудовом споре, а также и предотвратить его возникновение: ведь на пустом месте претензии не возникают, для каждой жалобы должен быть повод. А поводом для жалоб и судебных исков работников - это нарушение работодателями правовых норм и ошибки кадровых работников.

Однако иногда кадровики тратят много времени на создание совсем ненужных документов. Это может говорить о некомпетентности работника. Поэтому к вопросу создания, хранения, изменения, регистрации документов кадрового делопроизводства нужно подходить обдуманно и иметь как минимум опыт в данной сфере. Путь совершенствования профессионализма и приобретения опыта - это не бояться и уметь находить время для саморазвития.

Так что же такое кадровая документация?

Прежде чем попытаться ответить на данный вопрос, хочется отметить, что кадровая документация - это часть общих понятий, таких, как документооборот, делопроизводство и кадровое делопроизводство.

Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив. Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче.

Делопроизводство - это более широкое понятие; это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Отсюда следует, что кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, которое подразумевает организацию работы с документами, которые связаны с кадровыми вопросами.

При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:

Документ - это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;

Первичный документ - это документ, включающий в себя исходную информацию;

Вторичный документ - это документ, представляющий собой результат аналитикосинтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

Электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;

Архивный документ - документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

Официальный документ - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

Электронный документооборот (обращение электронных документов) - совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;

Регистрация документов - фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации.

Кадровая документация - это совокупность документов, которая отражает наличие и движение трудовых ресурсов.

Кадровые процессы необходимо оформлять документально; прием, увольнение, перевод, применение дисциплинарного взыскания, командировка и отпуск должны оформляться соответствующими приказами, распоряжениями.

Кадровые документы фиксируют юридически важные факты, которые являются основой трудовых взаимоотношений работника и работодателей. Из этого можно увидеть насколько важно грамотно вести кадровое делопроизводство.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

Создать эффективную систему управления персоналом, которая будет отвечать стратегическим задачам руководства;

Документально оформить все трудовые отношения;

Формализовать кадровые процедуры у конкретного предпринимателя;

Создать организационно-правовую основу трудовой деятельности как для работодателя, так и для работника; ведь кадровые документы поддерживают интересы обеих сторон трудовых отношений;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Достигнуть определенного баланса во взаимоотношениях работка и работодателя можно путем ведения кадровой документации и четкой регламентации их прав и обязанностей (например, должностная инструкция четко регламентирует, что входит в обязанности конкретного работка, его ответственность, права и обязанности);

Разрешить трудовые споры. В большинстве случаев качество оформления кадровых документов помогает добиться успеха позиции работодателя в конфликтных ситуациях .

Однако главная задача кадрового делопроизводства - это придать трудовым отношениям больше прозрачности. Система кадровой документации определяет определенные правила, при соблюдении которых работники чувствуют стабильность и защищенность, а работодателям позволяет повысить уровень управления персоналом. Отсюда опять же можно отметить, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей работников и работодателей отвечает интересам обеих сторон.

В связи с этим особую роль в организации кадрового делопроизводства играет определение его роли в документационном обеспечении организации в целом, в котором можно выделить три группы документов: внутренние; поступающие (входящие); отправляемые (исходящие). Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции, за исключением отправки адресату.

Регистрация может производиться для всех групп документов, но прежде всего для входящих. Работа по исполнению и контролю исполнения охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение - исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким исключением, на архивное хранение не передаются.

Схема движения документов в организации:

1. Поступление документов

2. Сортировка документов

3. Регистрация

4. Передача руководителю организации или руководителям структурных подразделений

5. Принятие руководителем решения и передача документов на исполнение

6. Непосредственно само исполнение

7. Хранение документов (передача в архив)

Ответственное лицо должно осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю предприятия, и передавать ему на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы непосредственно заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, крайне важно проводить анализ документооборота для совершенствования работы управленческого аппарата.

Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок.

К основным принципам организации документооборота можно отнести:

Оперативное прохождение документов: чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);

Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными;

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы;

Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии;

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые документы должны раскладываться по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях. Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

1) составление проекта документа, его распечатка;

2) согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

3) подписание (утверждение) документа;

4) регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Подводя итоги можно сказать, что правильная организация документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной организации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого работниками предприятия, сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления. При этом, необходимо отметить, что ведение кадрового делопроизводства в организации имеет важную роль. Благодаря хорошей базе кадрового документирования можно решить большой ряд проблем, например, избежать конфликтных ситуаций, установить внутриорганизационные правила и трудовые распорядки, улучшить систему управления персоналом, облегчить работу менеджера по персоналу и самому руководителю, избежать штрафных санкций от проверяющих инстанций.

1. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ (действующая редакция от 04.11.2014) [Электронный ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим доступа: http://www.consultant.ru/

popular/tkrf/7utm_campaign=law_doc&utm_source=google.adwords&utm_medium=cpc&=utm_content=Labor %20Code&gclid=CKjGh4b3gsICFYPPcgoddmwAaQ

2. Журавлева, И.В. Кадровое делопроизводство и регулирование работы с персоналом - насколько важно соблюдать правила? [Электронный ресурс] / И.В. Журавлева // Электронный журнал СКБ «Контур». - Режим доступа: https://school.kontur.ru/publications/6

Щур, Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству / Д.Л. Щур, Л.В. Труханович. - 7-е изд. - М.: Дело и сервис, 2013. - 608 с.