Забезпечення юридичної чинності електронних документів. Правовий статус електронного документа

У цій статті йдеться про застосування електронного документообігуна базі ЕЦП в комерційної діяльностіу відносинах комерційних організацій за умови, що це організації заздалегідь немає передумов до того, щоб довіряти одне одному " словом " , і результат їх взаємодії документується з метою мати у майбутньому доказову основу у тому, щоб мати можливість відстояти як права, так і обов'язки протилежної сторони.

Такі взаємини організацій надають широкий простір використання ЕЦП у ролі аналога власноручного підпису. Чи стане зайвим звертати увагу на те, що всі ці електронні папери вимагають юридичної значущості для того, щоб кожна зі сторін була впевнена у виконанні іншою стороною своїх зобов'язань. Хоча, що є юридична значимість електронного документа? Якщо висловлюватися узагальнено, то юридично значимий електронний документ - електронний документ, що володіє цими властивостями, що права та зобов'язання будь-якої із сторін, що випливають із цього електронного документа, захищені чинним законодавством, у нашому випадку, законодавством РФ.

У світовій практиці прийнято забезпечувати юридичну значущість електронного документа за допомогою ЕЦП. Нормативна база для реалізації юридично значущого електронного документообігу на базі ЕЦП при оформленні правових відносин у РФ

На сьогодні чинне російське законодавство передбачає 2 способи реалізації юридично значущого документообігу з урахуванням ЕЦП.

I метод регулюється лише ДК РФ, стаття 160 якого передбачає що "застосування під час укладання угод електронно-цифрового підпису чи іншого аналога власноручного підпису допускається у ситуаціях й у порядку, передбачених угодою сторін".

Так, дві сторони мають можливість підписати звичайний контракт на папері про те, що в наступних своїх відносинах вони будуть застосовувати ЕЦП, скріпити його власними підписами і з цього моменту користуватися. Звичайно, судова практикапродемонструвала, що потрібно прописати в договорі масу тонкощів, таких як інженерні особливості використання цього підпису, дії будь-якої зі сторін у разі невизнання однієї зі сторін підпису дійсним і т.п., хоча в цілому подібний механізм вів роботу і працює з успіхом вже досить тривалий час. До речі, договори організацій з банками про здійснення електронного документообігу з використанням ЕЦП тривалий час базувалися саме на цій правовій базі, проте для стандартизації, уніфікації та контролю цього пристрою Центральним Банком РФ було випущено ряд інструкцій.
Хоча, цей метод має кілька значних недоліків. Перший із них у тому, що, якщо організація задумала взаємодіяти засобом електронного документообігу з усіма чи щонайменше з половиною своїх контрагентів, то з ними з усіма буде потрібно укласти договори про застосування ЕЦП, що видається досить проблематичним. 2й недолік полягає в тому, що згідно з укладеними договорами застосовуватиметься ЕЦП конкретної специфікації, яку ні сама організація, ні її контрагенти, ймовірно, ніколи не зможуть застосувати у відносинах з іншими власними партнерами.
Як відомо, I метод, заснований тільки на ЦК РФ, вистачає простий у використанні, хоча не надто зручний. Видається малоймовірним, що на базі такого пристрою в РФ стане розвиватися електронний на базі ЕЦП.

II метод серйозніше перспективніший.

Насправді він прогресує зі звичайного контракту про застосування ЕЦП, який був згаданий вище. Лише, у другому випадку положення подібного "договору" поширюються не тільки на сторони-учасниці договору, але на всю національну інформаційну мережу, що передбачає не тільки життя і активність тис. і млн. користувачів, але і зміна їх складу. Безумовно, для цього потрібна дуже сильна законодавча база.
Функціонування II-го устрою грунтується на низці нормативно-правових актів. Будь-який з них регулює 1 або декілька аспектів відносин сторін угоди при застосуванні ними електронного документообігу із застосуванням ЕЦП:

• стаття 160 ДК РФ яка дозволяє підписувати договори не тільки власноручним підписом, але ще й будь-який інший, передбаченої законодавством або угодою сторін (зокрема електронною);
• принцип "Про інформацію, інформаційних технологійта про захист інформації" конкретизує ряд основних термінів, таких як "інформація", "електронне повідомлення", "електронний документ" та ін.
• принцип "Про ЕЦП" визначає, за яких умов ЕЦП на електронному документі визнається рівнозначним власноручним підписом, та описує механізм реалізації функціонування ЕЦП в інформаційній мережі загального користування.

Щоб визначити, чи захищені сьогодні електронні папери, підписані ЕЦП законодавчо, отже, є вони юридично значимими, потрібно розібрати 2 аспекти цього питання: юридичну значимість ЕЦП і юридичну значимість електронного документа.
Як видно, ЕЦП видається центром, що засвідчує (УЦ). Принцип "Про ЕЦП" передбачає реєстрацію всіх УЦ в єдиному державний реєстр, та функціонування "уповноваженого федерального органу (УФО)" у ролі власника реєстру всіх УЦ. ЛишеУЦ, зареєстрований в УФО, може видати сертифікат такої ЕЦП, яка є еквівалентом власноручного підпису.

На сьогодні є реєстр, власником якого є УФО1 (у міністерстві не стали вигадувати йому нове найменування, тому він так і називається - Уповноважений Федеральний Орган). До того ж є кореневий УЦ, зроблений на основі Загальноросійського Державного Інформаційного Центру (ОДІЦ)

2. Управління реєстром та кореневим УЦ проводиться Агентством з інформаційних технологій при Міністерстві Комунікації та Масових Комунікацій РФ. Тобто. насправді вся потрібна технічна базадля реалізації положень, описаних у законі "Про ЕЦП", на сьогодні готова. Крім того, ця технічна база закріплена нормативними актами, наприклад, у Наказі №33 уточнюється, що єдиний реєстр сертифікатів створюється саме згідно із законом "Про ЕЦП".
Наразі будь-яка організація, яка здійснює функції УЦ, може отримати сертифікат у кореневому УЦ ОГІЦ (при дотриманні конкретних наукових вимог) та зареєструвати його у реєстрі УФО. За наявності такого сертифіката, завіреного кореневим УЦ, організація зможе робити і видавати власні сертифікати, що відповідатиме положенням закону "Про ЕЦП" щодо реалізації ЕЦП на інформаційній мережі загального користування. Тобто. Насправді ЕЦП, поставлена ​​під документом з використанням сертифіката, виданого УЦ, зареєстрованим в ОГИЦ, повинна буде розцінюватися як аналог власноручного підпису власника сертифіката.
Хоча, ЕЦП сама по собі, звичайно, не становить спеціальної цінності. Функції ЕЦП можна реалізувати лише за застосуванні їх у ролі реквізиту електронного документа. Отже, необхідно дати раду тому, що це електронний документ. І якими нормативними актами забезпечується (чи забезпечується) його юридична значимість.
Принцип "Про ЕЦП" вказує на те, що ЕЦП - еквівалент власноручного підпису, якщо поставлена ​​на електронному документі, що видається досить логічним. Той же принцип визначає електронний документ як "документ, в якому інформація представлена ​​в електронно-цифровій формі".

Подібна формулювання представляється вистачає вільної для того, щоб можна було робити і використовувати електронні папери кожного формату. Хоча, головним нормативним актом, що регулює застосування електронних документів, є принцип №149 "Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації". Цей принцип передусім запроваджує поняття електронного повідомлення на практику російського законодавства: електронне повідомлення - інформація, передана чи отримана користувачем інформаційно-телекомунікаційної мережі " .

Так, принцип №149 поділяє поняття електронного документа та електронного повідомлення. Відмінності таких 2-х понять розглядаються встаття11. закону. У т.ч. п.3. показує, що електронним документом може вважатися лише дане електронне повідомлення, підписане ЕЦП, електронна форма якого не виключена законодавчо. Іншими словами, якщо в нормативному акті чітко зазначено, що який-небудь конкретний документ потрібно оформлювати на паперовому носії, то цей документ, оформлений в електронному вигляді і підписаний ЕЦП, буде тільки копією паперового документа і ніякої юридичної сили мати не стане.
В іншому, п.4 тієї ж статті окремо містить роз'яснення у частині "укладання цивільно-правових договорів або оформлення інших правовідносин". Відповідно до цього пункту, електронні повідомлення, підписані ЕЦП, створені та застосовувані з метою встановлення зазначених вище відносин, визнаються електронними документами. Інакше кажучи, у разі укладання договорів, оформлення накладних та актів в електронному вигляді такі визнаватимуться електронними документами на підставі зазначеної статті закону №149.

Т.ч., зараз у РФ є потрібна нормативна базадля функціонування юридично значимого електронного документообігу виходячи з ЭЦП, застосовуваного під час оформлення правових відносин.

Практичне використання юридично значущого документообігу виходячи з ЭЦП

Перехід із загальноприйнятого (паперового) документообігу до електронного в умовах взаємодії 2-х або деякої кількості організацій має економічний сенс за умови переведення в електронний вигляд значно більшої частини всієї документації (65-75%, є й інші оцінки). Іншими словами, укладати договори в електронному вигляді, проте продовжувати малювати первинні інші та бухгалтерські папери в паперовому виглядіє малокорисним, т.к. незначне скорочення обсягів паперового документообігу тоді не забезпечить значних переваг у порівнянні з витратами на введення нових процесів.
Практика документообігу в комерційних організаціях у РФ така, що більша частинадокументів оформляється як з метою посвідчення правовідносин, але й з оподаткування. Спробуємо розглянути це питання з позиції 2-х видів обліку, які практикуються будь-яким комерційною організацієюдо: бухгалтерського та податкового. Незважаючи на те, що акти про виконані роботи, накладні та прирівняні до них за значимістю для бухгалтерського обліку паперу названі законом "Про бухоблік" первинними бухгалтерськими документами, вони також застосовуються і для ведення податкового обліку. Безперечно, не кажучи про те, що документ враховується двічі. Скоріше документ первинно враховується в бухгалтерському обліку, а після регістри бухгалтерського обліку застосовуються для ведення обліку податкового. Так чи інакше, з метою доказу правильності обчислення податкової бази ФНП постійно вимагає первинні папери. З бухгалтерським облікомпроблем немає: він відображає факти господарської діяльності, а господарська діяльність ведеться виходячи з правових відносин між економічними суб'єктами. Отже, будь-який електронний документ, дозволений цивільним законодавством, що визначає будь-який характер правовідносин між організаціями, повинен визнаватись у бухгалтерському обліку. Дещо інша ситуація з податковим обліком. Податковий облік ведеться лише з метою правильного обчислення та сплати податків, та контролю за цим процесом. Порядок ведення податкового обліку регулюється не цивільним, а податковим законодавством.
Провівши короткий оглядподаткового законодавства можна встановити, що в загальному випадкуНК РФ прямо наказує вести податковий облік виходячи з первинних бухгалтерських документів, не пред'являючи жодних особливих вимог до цих документів. Те саме доведено листом МІНФІНУ № 03-02-07/1-383 від 30.09.2008. Винятком є ​​документація, що відноситься до обліку ПДВ. Стаття 169 НК РФ передбачає складання рахунка-фактури. Зважаючи на те, що у цивільному законодавстві цей документ не згадується, він є специфічним податковим документом, а його оформлення регулюється податковим законодавством. Податкове законодавство не регламентує форму рахунка-фактури. Так, постає питання: чи прийме ФНС РФ електронну рахунок-фактуру з метою податкового обліку і, як наслідок, з метою обчислення ПДВ? Сама ФНП відповіді на це питання поки не дає. Якщо ФНП відповідає на це питання негативно, це означає, що всі рахунки-фактури потрібно продовжувати оформляти у паперовому вигляді.
Наскільки істотною є частка рахунків-фактур у загальному обсязі документів? Якщо розглядати простий набір документів по одній угоді, то вийде такий набір:
1. Договір.
2. Акт про виконані роботи або накладна на постачання матеріальних цінностей.
3. Рахунок-фактура.
Т.ч., у випадку в організаціях, звітують з ПДВ (більшість всіх організацій РФ) обсяг рахунків-фактур становить хоча б 1/3 всіх обов'язкових документів.
Так чи інакше, слід зазначити, що у згаданому вище листі ФНП обіцяє дуже швидко розібратися з цим питанням і дати чітку відповідь: можливо чи не можна брати до обліку електронну рахунок-фактуру. Також, зважаючи на курс уряду на введення електронного документообігу всередині всіх держструктур та відомств, та обіцянки початку надання державних послуг в електронному вигляді з 2010 р., має сенс розраховувати на те, що питання буде вирішено на користь електронної рахунки-фактури.
Приклад із рахунок-фактурою - аж ніяк не єдиний. Є ще безліч особливих документів, форма яких регулюється окремими розділами законодавства РФ. Більше того, не слід забувати і про міжнародні угоди, за яких слід враховувати деякі положення закону "Про ЕЦП" та закону №149, та національні законодавства інших держав у галузі електронного документообігу.

Висновки

Узагальнюючи викладений вище матеріал, можна зробити висновок про те, що на сьогодні в РФ є потрібна нормативна база для функціонування юридично значущого електронного документообігу на підставі ЕЦП, що застосовується при оформленні правових відносин, хоча з метою практичного використання електронного документообігу (і отже, отримання переваг з цього) Необхідно пам'ятати відсутність законодавчо закріпленої електронної форми деяких особливих документів. На мою думку, незважаючи на згадані вище обмеження, у ряді галузей економіки РФ поточна ситуація створює досить сприятливі умови для введення систем електронного документообігу на основі ЕЦП з метою оформлення правових відносин серед економічних суб'єктів.

Вийшла нова інформація!

12 травня опубліковано Наказ ФНП Росії від 5 березня 2012 року, який затвердив формати електронних рахунків-фактур, книг покупок і продажів та журналу обліку виставлених та отриманих рахунків-фактур. Наказ набирає чинності за 10 днів після публікації.
Відповідно до законодавства, обмінюватися електронними рахунками-фактурами можна відповідно до порядку, затвердженого наказом ФНП, у встановлених форматах, через спеціалізованих операторів електронного документообігу, діяльність якого також регламентується наказом податкового відомства. На сьогоднішній момент всі ці накази опубліковані і або вже набули чинності, або набудуть чинності раніше, ніж через два тижні. Виставити юридично значущий електронний рахунок-фактуру можна буде 23 травня.

Залишіть свій коментар!

Однак цей закон має вузьку спрямованість: він сконцентрований на юридичній силі ЕП у документах та прирівнює її до власноручної. При цьому загального законодавчого акта, який регулював би ЕД, у нашій країні поки що немає. У документообігу використовується так багато видів документів, що прописати кожен із них у законі дуже проблематично. Тому сьогодні цифровий документообіг регулюється побічно, з допомогою кількох різних законодавчих актів. Один із них – Цивільний кодекс РФ, зокрема, стаття 160. Вона передбачає можливість підписувати документи не лише власноручним підписом, а й будь-який інший, який передбачений російським законодавством, у тому числі й електронно-цифровим. Юридична сила паперового та електронного документів на сьогоднішній день визнається рівною лише в тих випадках, коли дотримано всіх необхідних реквізитів.

Юридична сила електронного документа та його обов'язкові атрибути

Цього може бути цілком достатньо для вирішення важливих питаньчи уточнення інформації. Однак у деяких випадках потрібно не просто надіслати листа електронною поштою, а й надати йому статусу офіційного.

Виникає питання, чи є електронний лист офіційним документом. Читайте також Більшість великих російських підприємств та організацій однозначно трактуватимуть лист як офіційний.

Електронний документ – не просто створений на комп'ютері

Увага

Які документи необхідно одразу оформлювати на паперових носіях Незалежно від того, чи встановлена ​​на підприємстві система електронного документообігу, всі кадрові документи, за якими трудове законодавство, трудовий договір, колективний трудовий договір вимагають згоди працівника, треба зберігати на паперовому носії, з підписами уповноважених осіб та працівника. Бо якщо зберігати накази по кадровому складу в електронному вигляді, а окремо розписку працівника про ознайомлення у паперовому варіанті, то при виникненні конфлікту працівник може сказати, що був ознайомлений зовсім не з документом, який належним чином збережений в організації.

І довести неприємне буде неможливо. Можна зробити однозначний висновок, що цьому етапі повний перехід на кадровий електронний документообіг неможливий.

Ще однією проблемою є необхідність забезпечення юридичної чинності електронних документів. Але що далі, то частіше ця проблема може вирішуватися як звичайне організаційно-технічне завдання.

Завдяки тому, що нарешті ухвалено закон, що регулює використання електронного цифрового підпису (ЕЦП), стало можливим надання електронним документам юридичного статусу. Відповідно до Федерального закону «Про електронний цифровий підпис» Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис» від 10 січня 2002 ст.4-12 // Відомості Верховної РФ.

2002. № 2. ст.127., електронний цифровий підпис в електронному документі рівнозначний власноручного підпису в документі на паперовому носії за дотримання певних умов.

Юридична сила електронного документа

Якщо відповідно до законодавства або звичаєм ділового обороту документ має бути засвідчений печаткою, то електронний документ, підписаний посиленим електронним підписом, визнається рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом та завіреним печаткою. Таке правило встановлено частинами 2 та 3 ст. 6 Закону №63-ФЗ.
Іншими словами, простий та некваліфікований електронні підписи відповідають автографу, а посилений підпис відповідає посвідченню документа підписом та печаткою. Таким чином, посилений некваліфікований підпис може бути визнаний як аналогом підпису, так і аналогом підпису з печаткою.
Електронний документ у суді Документи, що надсилаються за допомогою електронної пошти, відповідно до наведеної вище класифікації можна назвати підписаними простим електронним підписом.

Поняття електронного документа, його юридична сила

Є структурована інформація в електронному вигляді, яку не можна змінити після того, як її засвідчено електронним підписом. Якщо інформацію про цю саму операцію роздрукують на папері та її підпишуть обидві сторони договору, вийде другий документ про те саме.

Ці два документи будуть рівносильними. Але де гарантія, що вони ідентичні? На якій підставі відображати в обліку лише один із двох документів? І який саме? Загалом без колізій не обійтися. Єдина область, де з цього питання є однозначне розуміння, - обіг рахунків-фактур.

Рахунок-фактура виставляється на папері, якщо покупець через будь-які причини не отримав електронний рахунок-фактуру. Тут союз "і" у формулюванні норми працює: рахунок-фактура може виставлятися і в електронному вигляді, і в паперовому.

Юридична сила документа

Обов'язкові реквізити електронного документа Склад обов'язкових реквізитів встановлюється такими нормативними актами: - Федеральними законами: від 27.07.2006 N 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації»; від 10.01.2002 N 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис» (ред. від 08.11.2007); від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (ред. від 23.11.2009); - Постановами федеральних органів виконавчої влади та ГОСТами: Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати"; ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.
Вимоги до оформлення документів». Для електронних документів діє ГОСТ 6.10.4-84 Уніфіковані системи документації.

Надання електронному документу юридичної сили

Інфо

Ніякий нотаріус не просто запевнятиме принесену роздруківку. Наведемо лист із проханням про допомогу, розміщений на кількох форумах в Інтернеті.

Я звільнений. Подаю позов до суду (до 3 міс.) поштою на роботодавця про заборгованість із зарплати (2007 та 2008 рр.) — немає грошей виїхати до місця розташування роботи. Надсилаю на адресу суду поштою разом із позовною заявою копії надісланих поштою з місця роботи форм 2-ПДФО та копії наказів про прийняття/звільнення.
Під час роботи я неодноразово отримував розпорядження та скановані копії документів електронною поштою. Як можна цю інформацію з електронної пошти подати як докази у суді? Нотаріус відмовляється запевнити мені роздруковане листування.
Що можна порадити у такій ситуації? Зрозуміло, нотаріус відмовиться завіряти невідомо звідки взятий папір.

Електронний документ як доказ у суді

Якщо передбачається, що така робота буде вестися постійно, краще передбачити і серверне розпізнавання для повнотекстового пошуку, і встановлені на робочих місцях користувачів і інтегровані з клієнтською частиною СЕД копії програми розпізнавання. У цьому випадку користувач матиме можливість самостійно конвертувати зображення документів у текст з необхідними опціями та зберігати текст у потрібному форматі.

Етап міграції існуючих документів із паперової форми в електронну, мабуть, є одним із найнебезпечніших. Якщо він не спланований ретельно, можна зіткнутися з проблемами, здатними звести нанівець усю попередню роботу та провалити весь проект.

Якщо в організації є паперовий архів документів, то намагатися знайти всією мережею їхні електронні копії для створення електронного варіанту архіву — справа безнадійна.

Юридична сила документа- властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком його оформлення.

Глава 2, п. 18. Для надання документу юридичної сили потрібна наявність наступних обов'язкових реквізитів:

найменування організації та (або) структурного підрозділу - автора;

реєстраційний індекс;

Для окремих видівдокументів додатковими реквізитами, що надають їм юридичної чинності, є гриф затвердження, печатка, відмітка про засвідчення копії.

Для електронних документів функцію друку виконує ЕЦП юридичної особи або керівника організації, її заступників, іншої уповноваженої особи (частину третю п. 18 запроваджено постановою Мін'юсту від 30.12.2015 N 225)

Стаття 11. Юридична чинність електронного документа

Електронний документ на машинному носії прирівнюється до документа на паперовому носії та має однакову з ним юридичну силу. Якщо законодавством Республіки Білорусь потрібно, щоб документ було оформлено письмово чи подано у письмовій формі чи письмовій формах, то електронний документ вважається відповідним цим вимогам. Оригінали електронних документів та їх копії на паперових носіях, що відповідають вимогам статті 10 цього Закону, мають однакову юридичну чинність. У випадках, коли законодавством Республіки Білорусь потрібні нотаріальне посвідчення та (або) Державна реєстраціядокумента, посвідчення та (або) реєстрації підлягають або електронний документ, або його копія на паперовому носії у порядку, встановленому законодавством Республіки Білорусь. Порядок документування та звернення інформації, зазначеної у частині першій статті 18 цього Закону, у вигляді електронних документів регламентується технічними нормативними правовими актами у галузі технічного нормування та стандартизації та правилами діловодства, встановленими законодавством Республіки Білорусь.

8. Бланки документів: види, вимоги до оформлення, особливості розробки та використання.

Інструкція з діловодства в державних органах, інших організаціях (в ред. постанов Мін'юсту від 24.10.2011 N 235, від 27.01.2012 N 18, від 15.01.2013 N 9, від 10.12.2014 N 245, 2)

Відповідно до п. 21 Бланк документа- стандартний аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, та місцем, відведеним для змінної. Постійною інформацією є реквізити організації (її назва, адреса, телефони, банківський рахунок та ін.), а змінна інформація – це основний текст документа, його основний зміст.

Якщо документ (наприклад, лист) виходить дуже об'ємним, то на бланках виготовляється лише перша сторінка документа, а виготовлення наступних сторінок використовуються стандартні чисті аркуші паперу.

Бланки розробляютьсявідповідно до Державним стандартомСТБ 6.38-2004 «Уніфіковані системи документації Республіки Білорусь. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженої постановою Комітету зі стандартизації, метрології та сертифікації при Раді Міністрів Республіки Білорусь від 21.12.2004 № 69 (далі – СТБ 6.38-2004).

Вони бувають двох видів:

· Бланк для письма;

· Загальний бланк інших видів організаційно-розпорядчих документів.

При виготовленні конкретного документа найменування його виду (крім листа) наноситься на загальний бланк за допомогою технічних засобів. З загального бланка можуть виготовлятися бланки для конкретних видів документів (наказів, розпоряджень, вказівок, протоколів та інших.). При цьому в Інструкції наголошується, що виготовлення бланків для конкретних видів документів є доцільним, якщо їх обсяг перевищує 200 документів на рік.

Відповідно до п. 24 Інструкції при розробці бланків документів використовуються стандартні аркуші паперу форматів А4(210×297 мм) та А5(148 210 мм). Вибір формату бланка під час виготовлення документа залежить від характеру та обсягу тексту. Так, бланк формату А5 використовується для документів, які мають невеликий текст, трохи більше 5–7 рядків.

Пункт 25 Інструкції уточнює постійну інформацію на бланку листа,це реквізити:

· Код організації: код за ДКРЛ 004-2001 «Органи державної владита управління (для органів державної влади та управління)» або код за ОКРБ 018-2003 «Юридичні особи та індивідуальні підприємці»;

· найменування організації;

· Поштова адреса відправника;

· Комунікаційні (адреси, телефони) та комерційні (банківські) дані.

На бланк для листа наносяться

Щодо реквізитів, що наносяться на загальний бланк, то їх перелік буде наступним:

· Державний герб Республіки Білорусь (для державних організацій);

· Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

· код організації: код ОКРБ 004-2001 «Органи державної влади та управління (для органів державної влади та управління)» або код за ОКРБ 018-2003 «Юридичні особи та індивідуальні підприємці»;

· Найменування вищої організації;

· найменування організації;

· Найменування структурного підрозділу;

· Місце складання чи видання.

На загальний бланк наносяться обмежувальні позначки та лінії для реквізитів:дата, реєстраційний індекс.

Для оформлення реквізиту "Назва виду документа" на загальному бланку відводиться вільне місце між реквізитами "Найменування організації" ("Найменування структурного підрозділу") та обмежувальними лініями для реквізитів "Дата" та "Реєстраційний індекс".

Пунктом 27 Інструкції встановлено, що бланки документів розробляються з урахуванням поздовжнього чи кутового розташування реквізитів.При кутовому варіантіреквізити бланка розміщуються у верхньому лівому кутку. Максимальна довжинарядки реквізитів бланка має перевищувати 73 мм. При поздовжньому варіанті реквізити бланка розташовуються посередині листа вздовж верхнього поля без обмеження розмірів горизонталі, але з дотриманням встановлених розмірів полів.

Реквізити бланка розміщуються центрованим чи прапорним способом.При центрованому способі початок і кінець кожного рядка реквізиту центруються, тобто віддалені від меж зони розташування реквізитів. При прапоровому способі кожен рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів.

Слід мати на увазі, що при необхідності на бланк можуть наноситися обмежувальні позначки для полів та окремих реквізитів у вигляді куточків та ліній. Допускається наносити на бланк позначки для фальцювання та пробивання отворів діроколом.

При створенні бланка кількома мовами реквізити бланка мають бути продубльовані цими мовами.

У всіх організаціях незалежно від форми власності бланк для письма виготовляється із поздовжнім розташуванням реквізитів двома мовами.

Встановлено, що бланк документа, який надсилається електронною поштою, у тому числі системою міжвідомчого електронного документообігу державних органів, оформляється за формою згідно з додатком 21 до Інструкції.

Відповідно до п. 31 Інструкції особливості виготовлення та використання бланків документів із зображенням Державного герба Республіки Білорусь у регулюються окремими актами законодавства Республіки Білорусь. Але оскільки наш «лікнеп» призначений переважно для організацій приватної формивласності, ми лише підкреслимо, що Державний герб країни використовується на бланках державних органів та організацій,і докладніше зупинятись на цій темі не будемо.

Якщо документ виготовляється не на бланку, а на чистому листіпаперу, у лівій верхній частині першого аркуша документа проставляється кутовий штамп.Допускається виготовляти кутовий штамп трьох видів:

· Для письма;

· загальний кутовий штамп;

· Кутовий штамп конкретного виду документа.

Склад реквізитів кутового штампу, порядок їх розміщення та оформлення повинні відповідати складу, порядку розміщення та оформлення реквізитів бланка.

Пунктом 34 Інструкції встановлено, що розмір кутового штампу не повинен перевищувати 73 мм за горизонталлю та 75 мм (для штампів із зображенням Державного герба Республіки Білорусь або емблеми) або 55 мм (для штампів без зображення Державного герба Республіки Білорусь або емблеми) по вертикалі.

9. Особливості та порядок підготовки проектів НПА.

Закон Республіки Білорусь у 10 січня 2000 р. № 361-З Про нормативні правові акти Республіки Білорусь

Особливості порядку підготовки проектів різних видівнормативних правових актів, техніко-юридичні вимоги до їх оформлення, а також інші питання, які не врегульовані цим Законом, визначаються Правилами підготовки проектів нормативних правових актів, що розробляються Національним центром законодавства та правових досліджень Республіки Білорусь разом з Міністерством юстиції Республіки Білорусь та затверджуваними Президентом Республіки Білорусь .

Стаття 47. Порядок підготовки проекту нормативного правового акта

Підготовка проекту нормативного правового акта може містити:

розгляд нормотворчої пропозиції та прийняття рішення щодо підготовки проекту;

організаційно-технічне та фінансове забезпечення його підготовки;

збір необхідних матеріалівта інформації;

розроблення концепції проекту;

складання тексту проекту;

узгодження проекту;

проведення юридичної та інших необхідних експертиз.

Нормотворчий орган може здійснювати підготовку проекту нормативного правового акта самостійно або доручити іншому суб'єкту нормотворчої ініціативи з питань, що належать до його компетенції, замовити її Національному центру законодавства та правових досліджень Республіки Білорусь, а також у встановленому порядку залучити до підготовки проекту відповідних спеціалістів з інших організацій, насамперед державних, доручити спеціально створюваним при цьому тимчасовим комісіям чи робочим групам.

Підготовка проекту нормативного правового акта здійснюється за обов'язковою участю юридичної служби відповідного державного органу(Організації).

Електронні документи поступово стають елементом господарської діяльності російських компаній. Вони зручні, дозволяють не захаращувати офіс купи паперу, а обмінюватися такими документами компанії можуть за лічені секунди. Але що потрібне для того, щоб електронний документ мав юридичну силу? І як довести юридичну чинність електронного документа в суді?

Юридична сила електронного документа

У електронної формиможуть оформлятися як контракти, а й первинні і зведені облікові документи - за умови, що вони засвідчені електронним підписом (ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік»). Стаття 169 Податкового кодексу РФ прямо допускає складання та виставлення рахунків-фактур в електронному вигляді за взаємною згодою сторін угоди та за наявності у них сумісних технічних засобів для прийому та за умови, що електронний рахунок-фактура підписаний кваліфікованим електронним підписом керівника компанії або уповноваженої ним особи1 .

Таким чином, ключовим елементомбудь-якого електронного документа, що свідчить про його юридичну силу та підтверджує факт направлення належною стороною, є електронний підпис. Її наявність не останнім фактомі в ході судового розгляду, а тому про правовому регулюванні електронного підписунеобхідно сказати докладніше.

Електронний підпис

Тут ми підходимо до питання електронних підписів, легалізованих у сучасному російському законодавстві. Стаття 5 Закону № 63-ФЗ називає такі види електронного підпису:

1. Простий електронний підпис.

При її застосуванні факт формування електронного підпису певною особою підтверджується шляхом використання кодів, паролів чи інших засобів.

2. Посилений електронний підпис.

Вона повинна:

1) формуватися внаслідок криптографічного перетворення інформації з використанням ключа електронного підпису;

2) дозволяти визначити особу, яка підписала електронний документ;

3) дозволяти виявити факт внесення змін до електронного документа після його підписання;

4) створюватися з допомогою коштів електронного підпису.

3. Посилений кваліфікований електронний підпис.

Посилені електронні підписи поділяються на кваліфіковані та некваліфіковані. Ключ перевірки посиленого кваліфікованого електронного підпису обов'язково має бути вказаний у кваліфікованому сертифікаті.

Інформація в електронній формі, підписана простим електронним підписом або некваліфікованим електронним підписом, визнається електронним документом, який є рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом. Якщо відповідно до законодавства або звичаєм ділового обороту документ має бути засвідчений печаткою, то електронний документ, підписаний посиленим електронним підписом, визнається рівнозначним документу на паперовому носії, підписаному власноручним підписом та завіреним печаткою. Таке правило встановлено частинами 2 та 3 ст. 6 Закону №63-ФЗ. Іншими словами, простий та некваліфікований електронні підписи відповідають автографу, а посилений підпис відповідає посвідченню документа підписом та печаткою. Таким чином, посилений некваліфікований підпис може бути визнаний як аналогом підпису, так і аналогом підпису з печаткою.

Електронний документ у суді

Електронний документ надається до суду у роздрукованому вигляді із проставленням посвідчення керівника чи уповноваженого співробітника організації, яка надає до суду цей документ. Це посвідчення має свідчити, що роздрукована паперова копія відповідає електронному оригіналу. Якщо документ підписаний простим електронним підписом, то з поданої роздруківки мають бути зрозумілі принаймні дата та час формування такого електронного документа та сторона, яка направила цей документ. Якщо електронний документ підписано посиленим підписом, то в роздруківці має бути спеціальна позначка про проставлення електронного підпису.

Суд може визнати договір, укладений за допомогою електронної пошти, якщо кожна із сторін надала тотожні роздруки такого договору. При цьому самі по собі такі навіть ідентичні паперові копії, які не підтверджені іншими доказами, не можуть бути фактом підтвердження укладання договору. Але що робити, якщо докази не зібрані, а подані сторонами копії договорів містять різні умови? Саме для профілактики таких ситуацій у ході судового розгляду і необхідно ще під час укладання договору засвідчувати його посиленим кваліфікованим електронним підписом.

Такий підпис дозволять засвідчити два принципові моменти: по-перше, те, що договір підписано належною стороною (оскільки сертифікат є іменним і випускається із зазначенням посади підписувача), а по-друге те, що підписаний посиленим кваліфікованим електронним підписом документ після підписання залишався незмінним.

У ч. 1 ст. 4 Федерального закону від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис», який досі є чинним, встановлено такі ознаки, при одночасному дотриманні яких електронний цифровий підпис вважається рівнозначним власноручним:

1. Сертифікат ключа підпису дійсний на момент перевірки або підписання електронного документа.

2. Підтверджено справжність електронного підпису в електронному документі.

Юридична сила електронного документа забезпечується на базі використання електронно-цифрового підпису ЕЦП - механізму, який дозволяє довести, що автор надісланого електронного документа насправді є тим, за кого себе видає, і що документ не був змінений у процесі доставки. ЕЦП використовується як аналог власноручного підпису або звичайного друку у разі юридичної особи. ЕЦП додається до блоку даних і дозволяє одержувачу блоку перевірити джерело та цілісність даних та захиститися таким чином від підробки. Більшість підприємств визнають переваги електронного (безпаперового) документообігу, який має такі переваги:

простота внесення змін до документа;

можливість поміщати у документ як текст, а й мультимедійні дані;

можливість використовувати заздалегідь заготовлені форми;

більш висока швидкість передачі інформації великою кількістюадрес;

економія паперу;

більш висока компактність архівів;

простіший контроль інформаційних потоків;

велика швидкість пошуку та вилучення інформації;

можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу працівників до інформації.

Малюнок 45 – Модуль ЕЦП

Функціонування СЕД з ЕЦП забезпечують чотири компоненти: програмно-апаратний комплекс СЕД, що має у складі модуль “ЕЦП та шифрування”, програмно-апаратні комплекси служби штампів часу та засвідчувального центру, а також кілька криптопровайдерів.

На загальну думку, власноручний підпис на паперовий документвирішує такі завдання:

Переконати читача в тому, що людина, яка підписала документ, зробила це свідомо (Підпис достовірний);

Довести, що ця людина, і ніхто інший, свідомо підписав документ (Підпис непідробний);

Як частина документа, захистити її від шахрайського перенесення в інший документ (Підпис неможливо використовувати повторно);

Захистити і сам документ (Підписаний документ неможливо змінити);

Забезпечити матеріальність підпису та документа, що гарантує, що людина, яка підписала документ, не зможе стверджувати згодом, що документ підписаний не ним. (Від підпису не можна відмовитися).

Проте, як показує практика, власноручний підпис на паперовому документі за своєю природою залишає лазівки для шахраїв. Недарма для утруднення їх дій на бланки документів наносять спеціальні захисні знаки, застосовують нумерацію та скріплення аркушів, а крім того, поряд із самим підписом використовують власноручне написання прізвища, імені, по-батькові на документі тощо. Одним словом, за всіх її переваг власноручна підпис має і цілу низку недоліків.

Як результат проникнення комп'ютерних технологійу всі сфери людської діяльності виникла потреба реалізувати аналог власноручного підпису людини в електронному вигляді. Це завдання було успішно вирішено. В основі рішення лежать розроблені в середині 1970-х років. криптографічні алгоритми з відкритим ключем, що базуються на складному математичному апараті.

При цьому ЕЦП усунула більшість проблем, властивих підпису на паперовому документі, та забезпечила електронному документу наступні найважливіші характеристики:

-цілісність- документ не може бути змінено після підписання;

Найбільш широке застосування сьогодні ЕЦП знаходить у документаційному забезпеченні управління (ДОУ), платіжних системах, електронній торгівлі та бухгалтерії. З перерахованих напрямів найбільш затребуваною та складною є завдання автоматизації ДОП організацій – головна мета створення систем електронного документообігу (СЕД). Саме на ньому ми і зосередимо свою увагу у статті. Однак спочатку необхідно уточнити, що розуміється під використанням ЕЦП, маючи на увазі дві основні його схеми:

Підписання електронного повідомлення під час його передачі та перевірка підпису відправника після отримання, тобто захищена передача документа. Часто таку схему сприймають як юридично значимий документообіг, що є глибоким оманою. Захист електронного повідомлення за допомогою ЕЦП - річ, безумовно, корисна та потрібна, але для забезпечення повноцінного документообігу зовсім недостатня;

Використання ЕЦП у всьому життєвому цикліелектронного документа - при його створенні, погодженні, затвердженні, ознайомленні з ним і т. д. Тільки в тому випадку, коли автоматизується повний життєвий циклдокумента та ЕЦП є його невід'ємною частиною, можна говорити про використання повноцінної, тобто юридично значущої системи електронного документообігу.

Починаючи з ЕЦП, користувач запитує засобами СЕД отримання ключової пари (а);

потім запитує сертифікат для щойно згенерованого відкритого ключа(б);

при необхідності підписати документ (щойно створений або отриманий із СЕД) його дані передаються

криптопровайдер для генерації ЕЦП, після чого на ЕЦП ставиться штамп часу (в);

після отримання документа з СЕД одержувач передає його для перевірки криптопровайдер,

де перевіряється не тільки сама ЕЦП, але також сертифікат та штамп часу (г)

Малюнок 46 – ЕЦП у СЕД